Как получить выписку из табеля учета рабочего времени: образец

Часто возникает потребность получить из организации выписку из табеля учета рабочего времени. Этот документ может понадобиться по разным причинам – для предоставления в госорганы, при устройстве на новую работу, для подтверждения трудового стажа и др. Далее мы подробно разберем, как можно получить такую выписку, в каких случаях она необходима, как правильно ее оформить и что в нее включать.

Что представляет собой табель учета рабочего времени и зачем он нужен

Табель учета рабочего времени - это документ, в котором фиксируется количество отработанного каждым сотрудником времени. Он ведется во всех организациях в обязательном порядке.

В табеле отражаются:

дни и часы, когда сотрудник выходил на работу;
периоды временной нетрудоспособности;
отпуска;
командировки;
прогулы;
другие случаи отсутствия на рабочем месте.

По данным табеля рассчитывается заработная плата каждого работника. Кроме того, эти сведения необходимы для:

подсчета общего отработанного рабочего времени по организации;
анализа использования рабочего времени;
контроля соблюдения трудовой дисциплины;
учета стажа для расчета отпусков и назначения пенсий.

Таким образом, табель рабочего времени является основным первичным документом по учету труда в организации.

Формы табеля учета рабочего времени

Существует две основные формы табеля учета рабочего времени:

Т-12 - для ручного заполнения;
Т-13 - для автоматизированного заполнения.

Форма Т-12 заполняется вручную табельщиком на бумажном носителе. Эта форма используется в небольших организациях, где нет автоматизированных систем учета рабочего времени.

Форма Т-13 применяется при автоматическом учете рабочего времени - с помощью электронных пропусков, сканеров отпечатков пальцев и других технических средств. Эти данные автоматически заносятся в электронный табель.

Таким образом, Т-12 заполняется вручную, а Т-13 - автоматизировано. Но по структуре эти формы практически идентичны.

Разделы табеля учета рабочего времени

Любая форма табеля состоит из следующих разделов:

Персональные данные работников (ФИО, должность)
Календарь рабочего времени на месяц
Итоговые суммарные значения за месяц

В календаре рабочего времени для каждого работника указываются:

дни явок на работу;
неявки по причинам (отпуск, больничный, прогул и т.д.);
время прихода и ухода в рабочие дни.

В итоговом разделе суммируются:

количество отработанных дней;
количество отработанных часов сверхурочно;
время простоев по вине работодателя;
неявки по разным причинам и их длительность.

Таким образом, в табеле фиксируется вся информация, необходимая для анализа использования рабочего времени сотрудников и расчета им заработной платы.

Кто отвечает за ведение табеля в организации

Ведение табеля учета рабочего времени входит в обязанности специально назначенного для этого сотрудника - табельщика.

Табельщик назначается отдельно в каждом структурном подразделении организации и несет ответственность за достоверность данных по своему подразделению.

Обязанности табельщика:

ежедневно отмечать явки и неявки сотрудников подразделения;
фиксировать время прихода и ухода в рабочие дни;
сверять данные с листками нетрудоспособности, заявлениями на отпуск;
передавать заполненный табель в бухгалтерию.

Контроль за работой табельщиков осуществляет специалист отдела кадров, в обязанности которого входит:

проверка правильности заполнения табелей;
ведение сводного табеля по организации;
выдача выписок из табеля по запросам сотрудников.

В каких случаях может потребоваться выписка из табеля

Сотруднику организации может потребоваться выписка из табеля учета рабочего времени в следующих ситуациях:

Для подтверждения дохода при получении кредита в банке;
При увольнении для подтверждения последнего места работы;
Для подтверждения трудового стажа;
Для предоставления в налоговую инспекцию;
Для подтверждения права на получение пособия по беременности и родам;
В случае трудового спора или судебного разбирательства.

Также выписку из табеля могут запросить государственные органы:

Налоговые органы;
Прокуратура;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования.

Выписка из табеля учета рабочего времени может потребоваться и после увольнения сотрудника из организации - например, для подтверждения последнего места работы.

Как оформить запрос на получение выписки из табеля

Чтобы получить выписку из табеля учета рабочего времени, сотрудник должен обратиться с письменным заявлением к работодателю.

Заявление можно написать в свободной форме с указанием:

фамилии, имени, отчества работника;
наименования организации;
должности;
периода, за который необходима выписка из табеля;
цели, для которой необходима выписка;
даты написания заявления;
подписи работника.

Заявление подается непосредственному руководителю работника или сотруднику отдела кадров, который передаст его для исполнения в бухгалтерию.

Куда обращаться в организации за получением выписки из табеля

Чтобы получить выписку из табеля учета рабочего времени, сотруднику необходимо обратиться:

В отдел кадров;
К руководителю подразделения, где он работает;
Непосредственно к табельщику;
В бухгалтерию.

Сотрудники отдела кадров или бухгалтерии отвечают за хранение и выдачу кадровых документов, к которым относится табель учета рабочего времени и выписки из него.

Поэтому обращаться за выпиской из табеля лучше именно в эти подразделения организации.

Также с заявлением о предоставлении выписки можно обратиться к своему непосредственному руководителю или табельщику подразделения. Они передадут заявление для исполнения в отдел кадров или бухгалтерию.

Сроки выдачи выписки из табеля учета рабочего времени

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней выдать ему копии документов, связанных с работой. Это правило распространяется и на выписку из табеля учета рабочего времени.

То есть после подачи письменного заявления сотрудник должен получить готовую выписку из табеля не позднее чем через 3 рабочих дня. Если по каким-то причинам работодатель не может своевременно подготовить выписку, то по запросу сотрудника он обязан направить письменный мотивированный отказ с указанием причин.

Что должно быть в выписке из табеля

Образец выписки из табеля учета рабочего времени должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации;
ФИО и должность работника;
Период, за который предоставляется выписка;
Данные об отработанных днях и часах;
Сведения о неявках на работу и их причинах;
Подпись ответственного лица;
Печать организации.

В выписке указываются только данные о конкретном работнике, запросившем документ. Информация о других сотрудниках предоставляться не должна.

Таким образом, выписка из табеля учета рабочего времени содержит полную информацию об отработанном запрашивающим ее сотрудником времени за указанный период.

Как заверить выписку из табеля

Чтобы выписка из табеля учета рабочего времени имела юридическую силу, она должна быть надлежащим образом заверена работодателем.

Для заверения выписки необходимо:

Поставить подпись ответственного лица. Это может быть руководитель организации, главный бухгалтер или специалист по кадрам.
Проставить печать организации (если она предусмотрена уставом).
Указать расшифровку подписи (ФИО и должность).
Указать дату заверения выписки.

Также рекомендуется, чтобы подготовленную выписку из табеля подписал сам работник, которому она выдается. Это будет означать, что он ознакомился с документом и согласен с указанными в нем данными.

Правильно заверенная работодателем выписка из табеля учета рабочего времени является официальным документом, который принимается государственными органами и другими организациями.

Можно ли получить выписку после увольнения

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по запросу выдавать копии документов, связанных с работой, только действующим сотрудникам.

Для бывших работников такой обязанности у работодателя нет.

Однако на практике при хороших взаимоотношениях с бывшим сотрудником работодатель может пойти навстречу и выдать ему выписку из табеля учета рабочего времени по последнему месту работы после увольнения.

Но делать это не обязан, поскольку трудовые отношения уже прекращены.

Ограничения на персональные данные в выписке из табеля

В соответствии с законодательством о защите персональных данных, в выписке из табеля учета рабочего времени могут содержаться данные только о том работнике, который ее запрашивает.

Информация о других сотрудниках предоставляться не должна.

Например, если выписку запрашивает сотрудник Иванов И.И., то в документе будут указаны:

персональные данные Иванова И.И. (ФИО, должность);
данные об отработанном Ивановым И.И. времени;
сведения о неявках Иванова И.И. на работу.

При этом информация о других сотрудниках организации указываться в выписке не должна.

Таким образом соблюдается конфиденциальность персональных данных остальных работников организации.

Исключение составляют случаи, когда выписка из табеля запрашивается руководителем подразделения. Ему может быть предоставлена информация о его непосредственных подчиненных.

Формат предоставления выписки из табеля

Выписка из табеля учета рабочего времени может быть предоставлена:

В бумажном виде - распечатанная на бланке и заверенная;
В электронном виде - скан-копия заверенного документа;
По электронной почте в формате PDF.

Работник при подаче заявления может указать желаемый формат получения выписки.

Главное, чтобы выписка из табеля в любом формате была надлежащим образом заверена работодателем и позволяла идентифицировать подлинность документа.

Образец заполнения выписки из табеля учета рабочего времени

Рассмотрим образец заполнения выписки из табеля учета рабочего времени:

Наименование организации	ООО "Ромашка"
ФИО работника	Иванов Иван Иванович
Должность	Менеджер по продажам
Период	01.12.2022 - 31.12.2022