С появлением новых форм организации труда, таких как удаленная работа и аутсорсинг, многие компании сталкиваются с вопросом: как правильно организовать управление персоналом при функциональном и административном подчинении? В статье мы разберем эту актуальную проблему.
Что такое административное и функциональное подчинение
Административное подчинение предполагает, что сотрудник зависит от непосредственного руководителя своего структурного подразделения. Функциональное подчинение означает, что работник выполняет задачи в рамках своих должностных обязанностей под руководством специалиста в данной области.
Функциональный руководитель организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя, - пишет Виктор Лучков в своей статье.
Основные различия между видами подчинения:
- Административное - отвечает за организацию работы и соблюдение правил.
- Функциональное - отвечает за выполнение непосредственных задач и развитие компетенций.
На практике часто возникают ситуации, когда у сотрудника есть несколько руководителей. Это может привести к путанице в расстановке приоритетов. Поэтому важно четко обозначить сферы ответственности каждого из них.
Закрепление подчинения в документах
Кому конкретно подчиняется сотрудник, должно быть прописано в его трудовом договоре и должностной инструкции. Рассмотрим типичные формулировки.
В трудовом договоре:
- Административно подчиняется руководителю отдела Иванову И.И.
- Функционально подчиняется главному технологу Петрову П.П.
В должностной инструкции можно конкретизировать:
Работник подчиняется непосредственному руководителю отдела и функционально – начальнику управления по вопросам выполнения должностных обязанностей.
Ошибки при составлении этих документов:
- Не указан точно один административный руководитель
- Не разграничены зоны ответственности руководителей
- Даны расплывчатые формулировки подчинения
Четкое закрепление вида подчинения в документах поможет избежать конфликтов между разными руководителями и их подчиненными.
Подбор персонала с учетом особенностей подчинения
При подборе кандидатов на должность с совмещенным подчинением важно учитывать дополнительные требования к ним. Рассмотрим ключевые моменты.
Методы оценки кандидатов:
- Собеседование с обоими руководителями
- Анализ портфолио на соответствие разным задачам
- Тестирование и кейсы по направлениям деятельности
| Требование | Административное подчинение | Функциональное подчинение |
| Образование | Важно | Ключевое |
| Опыт | Важно | Желателен |
| Личные качества | Коммуникабельность | Инициативность |
Как видно из таблицы, к кандидатам предъявляется комплекс требований. Поэтому при отборе нужен индивидуальный подход.
При правильном подборе на должность с совмещенным подчинением конфликтов между разными руководителями удастся избежать.
Мотивация при совмещении подчинений
Эффективная мотивация персонала при совмещенном подчинении требует использования разных инструментов стимулирования.
Для административного подчинения подойдут:
- Повышение оплаты труда за выслугу лет
- Поощрение за соблюдение корпоративной культуры
Для функционального подчинения лучше использовать:
- Премии за достижение целевых показателей
- Оплата обучения и повышения квалификации
Что делать руководителям для эффективной мотивации:
- Согласовать системы стимулирования
- Разделить зоны ответственности при оценке результатов
- Своевременно информировать о поощрениях и взысканиях
Как избежать конфликтов интересов
Конфликты между разными руководителями могут возникать из-за:
- Пересекающихся зон ответственности
- Недостатка ресурсов для выполнения задач
- Противоречивых указаний подчиненным
Чтобы их избежать, нужно:
Разграничить сферы полномочий и четко определить приоритеты в рамках административного и функционального подчинения.
Также полезно заранее прописать процедуры разрешения разногласий. Например, если административный и функциональный руководители не могут прийти к согласию, решение принимает вышестоящий орган.
Цифровизация системы управления
чем отличается административное подчинение функционального можно автоматизировать с помощью IT-решений:
- Внедрение электронного документооборота и корпоративных мессенджеров для оперативной связи
- Использование интеллектуальных помощников для распределения задач
- Создание личных кабинетов руководителей и подчиненных
Эффект от цифровизации можно рассчитать по формуле:
Э = Рз*Кп*100%
где Э - эффект в %, Рз - сокращение затрат ручного труда в часах, Кп - стоимость часа труда одного специалиста.
Особенности подчинения по административное функциональное подчинение трудовой кодекс
Рассмотрим опыт европейских и азиатских компаний в организации совмещенного подчинения.
В Европе распространена матричная структура:
- Несколько функциональных руководителей
- Один линейный (административный) руководитель
В Азии чаще жесткая иерархическая модель:
- Только один руководитель
- Четкое следование распоряжениям сверху донизу
Для российских компаний оптимальным вариантом может стать отличается сочетание линейной и функциональной моделей управления.
Разделение зон ответственности
Для разграничения полномочий административных и функциональных руководителей можно использовать матрицу RACI.
- R (responsible) - Ответственный за выполнение
- A (accountable) - Подотчетный за результат
- C (consulted) - Консультируемый при выполнении
- I (informed) - Информируемый о результатах
Это позволит четко определить роли каждого менеджера в рамках конкретных рабочих процессов и избежать дублирования усилий.
Система разрешения разногласий
Даже при соблюдении всех рекомендаций, разногласия между руководителями могут периодически возникать. Для их урегулирования необходимо заранее прописать систему разрешения конфликтов.
- Переговоры руководителей на равных
- Обращение к более высокому руководству
- Решение независимой арбитражной комиссии
Такая поэтапная система позволит найти компромиссные и сбалансированные решения по спорным вопросам.
Обучение руководителей и подчиненных
Для предотвращения проблем при совмещенном подчинении большое значение имеет систематическое обучение всех участников процесса - как менеджеров, так и рядовых сотрудников.
Темы обучения:
- Распределение ролей и зон ОТВЕТСТВЕННОСТИ
- Правила взаимодействия руководителей
- Система стимулирования и мотивации
Регулярное обучение поможет наладить слаженную работу в условиях совмещенного подчинения и повысить лояльность персонала.
Автоматизация процессов управления
Для оптимизации рабочих процессов при совмещенном подчинении также важно максимально автоматизировать рутинные операции - согласование задач, отчетность о выполнении, обмен документами.
Это можно сделать с помощью различных облачных сервисов, мобильных приложений, корпоративных чат-ботов.
Автоматизация позволит сократить издержки при совмещенном подчинении и высвободить ресурсы для решения более важных стратегических задач.