Получение авансов от покупателей - распространенная практика ведения бизнеса. Однако не все компании правильно отражают такие операции в бухгалтерском и налоговом учете. А между тем, ошибки могут привести к налоговым санкциям и дополнительным расходам.
Порядок учета полученных авансов
Рассмотрим подробно все этапы учета полученных авансов:
- Поступление денежных средств от покупателя
- Оформление первичных документов
- Проводки по учету полученного аванса
- Начисление НДС
- Отражение аванса в декларации по НДС
- Зачет аванса при отгрузке товаров (работ, услуг)
- Восстановление НДС
- Закрытие обязательств в бухгалтерском учете
1. Поступление денежных средств от покупателя
Все начинается с того, что на расчетный счет организации поступают деньги в качестве предоплаты, аванса от покупателя за будущую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).
Данная операция отражается в учете на основании банковской выписки документом "Поступление на расчетный счет". При проведении этого документа формируется проводка:
| Дт 51 | Кт 62.2 |
на сумму полученного аванса, где:
- 51 - расчетные счета
- 62.2 - расчеты по авансам полученным
2. Оформление первичных документов
Получение аванса в обязательном порядке оформляется первичным документом - счетом на оплату. Этот документ выставляется покупателю до момента оплаты.
Кроме того, согласно Налоговому кодексу, получение авансов обязательно подтверждается выставлением счета-фактуры с выделением НДС.
3. Проводки по учету полученного аванса
На этом этапе в бухгалтерском учете делаются записи по отражению полученного аванса на счете 62.2 "Расчеты по авансам полученным". Аналитический учет по этому счету ведется по каждому покупателю, договору, сделке.
Как уже было сказано выше, при поступлении денег от покупателя формируется проводка:
| Дт 51 | Кт 62.2 |
Таким образом, на сумму полученного аванса увеличивается остаток по кредиту счета 62.2. Эта сумма будет "висеть" на счете до момента отгрузки товаров (работ, услуг) покупателю.
4. Начисление НДС
Согласно Налоговому кодексу, с суммы полученного аванса необходимо начислить НДС. Ставка НДС применяется расчетная - 20/120 (16,67%).
Начисление НДС с полученного аванса отражается проводкой:
| Дт 76.НДС | Кт 68.НДС |
При этом аналитика по счету 76 "Расчеты по НДС" ведется по субсчету "НДС с полученных авансов". Это позволяет обособить суммы НДС, начисленные с авансов.
5. Отражение аванса в декларации по НДС
В декларации по НДС отражается информация о полученных авансах. В частности, в разделе 3 декларации указывается сумма аванса и сумма НДС, начисленная с этого аванса.
Таким образом контролирующие органы могут отслеживать полноту поступления НДС в бюджет.
6. Зачет аванса при отгрузке товаров (работ, услуг)
На следующем этапе происходит непосредственная отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг) тому покупателю, от которого ранее был получен аванс.
При этом сумма полученного аванса подлежит зачету. Для зачета аванса используются следующие проводки:
| Дт 62.1 | Кт 62.2 |
При проведении документа на реализацию система автоматически проведет зачет ранее полученных авансов от данного покупателя.
7. Восстановление НДС
Одновременно с зачетом аванса происходит восстановление НДС, ранее начисленного с этого аванса. Для этого используется проводка:
| Дт 76.НДС | Кт 68.НДС |
Восстановленный НДС также отражается в декларации по НДС за соответствующий налоговый период.
8. Закрытие обязательств в бухгалтерском учете
На последнем этапе учет аванса полностью закрывается. После зачета аванса сумма обязательств по нему обнуляется. То есть остаток на субсчете счета 62.2 по данной сделке становится равным нулю.
Если же сумма реализации превышает сумму полученного аванса, то часть выручки отражается как задолженность покупателя на счете 62 в части превышения.
9. Отражение авансов в бухгалтерском балансе
Авансы, полученные от покупателей, отражаются в бухгалтерском балансе организации в составе краткосрочных обязательств.
В частности, сумма полученного и незачищенного аванса на отчетную дату показывается по строке 1520 "Авансы полученные" бухгалтерского баланса.
Кроме того, часть НДС, начисленная с полученных авансов, по которой не наступил срок для принятия к вычету, отражается в пассиве баланса по строке 1540 "Задолженность по налогам и сборам".
10. Учет авансов в ПБУ 10/99
В российских стандартах бухгалтерского учета порядок работы с полученными авансами описан в ПБУ 10/99 "Расходы организации".
В частности, в соответствии с этим ПБУ выручка признается в бухгалтерском учете по факту отгрузки продукции, выполнения работ, оказания услуг, а не по факту оплаты.
Соответственно, полученные авансы до момента отгрузки учитываются на счете 62 отдельно от выручки и переходят в нее только после фактической реализации товаров (работ, услуг).
11. Учет авансов в упрощенной системе
Для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения, порядок учета авансов имеет некоторые особенности.
В частности, при УСН выручка для целей налогообложения признается по мере поступления денежных средств. Соответственно, полученные авансы сразу же увеличивают налоговую базу по УСН, что приводит к уплате налога раньше срока.
12. Практический пример учета полученных авансов
Давайте рассмотрим на конкретном примере порядок учета аванса, полученного от покупателя.
Предположим, организация "Комфорт" заключила договор с ООО "Альфа" на поставку мебели на сумму 64 000 рубля, в том числе НДС. Согласно условиям договора, ООО "Альфа" выплачивает аванс в размере 50% от стоимости договора.
- 15 марта ООО "Комфорт" выставляет ООО "Альфа" счет на оплату аванса в сумме 32 000 рублей;
- 16 марта от ООО "Альфа" поступают денежные средства в сумме 32 000 рублей;
- Бухгалтер на основании выписки отражает получение аванса и начисляет НДС 5 333 рубля (32 000 * 16,67 / 100);
- 10 апреля производится отгрузка мебели ООО "Альфа". Выручка составила 64 000 рублей, в том числе НДС 10 667 рублей (64 000 * 16,67 / 100). Одновременно зачитывается полученный ранее аванс в сумме 32 000 рублей и восстанавливается НДС с аванса 5 333 рубля.
Таким образом, благодаря правильному отражению авансовых платежей, удалось избежать двойного налогообложения и начислить НДС в положенном размере.
13. Контроль операций с полученными авансами
Операции с авансами, получаемыми от покупателей и заказчиков, находятся на строгом контроле налоговых органов. И это вполне оправдано.
Ведь недобросовестные компании могут получать "беспроцентные кредиты" от контрагентов без цели реальной поставки товаров или выполнения работ. Поэтому грамотное, своевременное оформление авансов и их дальнейший зачет при реализации продукции помогут избежать вопросов от ФНС при проверках и возможных доначислений по налогам.
14. Автоматизация учета полученных авансов
Учет операций с полученными авансами довольно трудоемкий процесс, требующий внимания и аккуратности.
Однако его можно значительно упростить и ускорить с помощью современных информационных систем.
В частности, программы автоматизации бухгалтерского учета позволяют:
- автоматически формировать первичные документы по полученным авансам;
- делать необходимые проводки "в один клик";
- контролировать поступление оплаты и отгрузки по договорам;
- формировать аналитические отчеты о полученных авансах.
Это существенно ускоряет и упрощает ежедневную рутинную работу бухгалтеров, помогает избежать ошибок, а также высвобождает время для решения более важных стратегических задач.
15. Особенности учета экспортных авансов
Если организация осуществляет экспорт товаров или услуг, возникает ряд особенностей при учете полученных авансов от иностранных контрагентов.
В частности, поступление валютной выручки регулируется валютным законодательством. Кроме того, на такие операции не распространяется действие НДС.
Поэтому бухгалтеру необходимо четко знать и учитывать все тонкости учета экспортных авансов, чтобы избежать финансовых потерь и налоговых рисков для компании.
16. Риски при учете полученных авансов
Неправильный учет полученных авансов чреват серьезными рисками для организации.
К таким рискам можно отнести:
- Доначисление налогов и пеней при выявлении нарушений налоговыми органами;
- Искажение данных бухгалтерской отчетности;
- Завышение кредиторской задолженности;
- Снижение платежеспособности и ликвидности;
- Ухудшение финансовых показателей организации.
Чтобы их максимально снизить, необходимо четко выстроить систему учета авансовых платежей и обеспечить тщательный контроль над данным участком.
17. Как избежать ошибок при учете авансов
Для минимизации рисков, связанных с учетом полученных авансов, можно дать следующие рекомендации:
- Закрепить в учетной политике единый порядок учета авансов;
- Ответственно подходить к оформлению первичных документов;
- Регулярно сверять данные аналитического и синтетического учета;
- Своевременно зачитывать полученные авансы при реализации товаров (работ, услуг);
- Не допускать просрочек исполнения обязательств перед контрагентами.
18. Особенности учета авансов в 2023 году
В 2023 году произошли некоторые изменения в правилах учета полученных авансов, о которых важно знать бухгалтеру.
В частности, с 2023 года:
- Ужесточается ответственность за неисполнение обязательств по полученным авансам. Штрафы для организаций могут достигать 30% от суммы непоставленных товаров;
- Повышаются требования к уровню автоматизации учетных процессов, связанных с авансами. Ручная обработка таких операций нежелательна;
- Вводится новая форма отчетности - ОРА. В ней также отражается информация о полученных и зачтенных авансах от контрагентов.
Таким образом, компаниям следует скорректировать учетную политику и бизнес-процессы с учетом данных нововведений, чтобы минимизировать возможные риски в этой области.
19. Выводы по учету полученных авансов
Подводя итог, можно сказать, что правильная организация учета авансов, получаемых от покупателей, - важнейший элемент эффективного финансового менеджмента и контроля в компании.
Грамотный учет "авансовой" выручки в полном соответствии с требованиями законодательства позволит избежать множества рисков - от штрафов проверяющих органов до искажения финансовой отчетности и необоснованного завышения налогов.