Препроводительная ведомость является важным финансовым документом, позволяющим компаниям безопасно транспортировать наличные деньги из кассы в банк. Давайте разберемся, как правильно заполнять и использовать эту ведомость, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Назначение и суть препроводительной ведомости
Препроводительная ведомость к сумке - это документ строгой отчетности, который оформляется при инкассации, то есть перевозке наличных денег из кассы организации в банк с помощью специального инкассаторского чемоданчика (сумки).
Необходимость использования препроводительной ведомости прописана в Положении ЦБ РФ No 318-П от 24.04.2008 г. Согласно этому документу, банки обязаны принимать наличные деньги от организаций только при наличии препроводительной ведомости в составе сопроводительных документов (п.2.4).
Препроводительная ведомость заполняется в трех экземплярах:
- Первый экземпляр вкладывается в инкассаторскую сумку к наличным деньгам;
- Второй передается в банк вместе с деньгами;
- Третий остается в организации для записи в кассовый журнал.
Таким образом, препроводительная ведомость выполняет следующие функции:
- Подтверждает сумму наличных денег, передаваемых из кассы организации в банк;
- Фиксирует целостность содержимого инкассаторской сумки;
- Служит основанием для записи в кассовый журнал организации.
Порядок заполнения препроводительной ведомости
Препроводительная ведомость заполняется по унифицированной форме No 0402300, утвержденной Указанием ЦБ РФ No 3352-У от 30.07.2014 г. Образец бланка можно скачать.
Рассмотрим последовательность заполнения основных реквизитов препроводительной ведомости:
- Проставляется уникальный порядковый номер ведомости.
- Указывается номер инкассаторской сумки, к которой прилагается данная ведомость.
- Записывается дата составления ведомости.
- В поле "От кого" указываются реквизиты юридического лица, передающего денежные средства. Обычно это наименование организации, ИНН, юридический адрес.
- В поле "Получатель" записывают реквизиты получателя денежных средств. Чаще всего получателем является сама организация, передающая наличные в банк на свой счет.
- Указываются реквизиты банков организации и банка-получателя: БИК, номера корсчетов, расчетных счетов и др.
- Пишется передаваемая сумма прописью и цифрами. Копейки указываются только цифрами.
- Заполняются реквизиты на оборотной стороне: опись передаваемых купюр с указанием номинала и количества.
- Ставятся подписи ответственных лиц организации.
Особое внимание следует уделить правильности заполнения банковских реквизитов и суммы наличности. Расхождение этих данных может привести к отказу банка в приеме денег или задержке зачисления средств.
Исправления в препроводительной ведомости не допускаются. При обнаружении ошибок составляется новый бланк документа.
Препроводительная ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению следует подходить очень внимательно, чтобы избежать неточностей.
Рассмотрим теперь более подробно порядок заполнения квитанции и накладной к препроводительной ведомости.
Квитанция к препроводительной ведомости
Квитанция служит подтверждением факта приема инкассаторами сумки с деньгами от организации. После передачи сумки инкассатор расписывается в квитанции и ставит оттиск штампа инкассаторской службы.
Квитанция остается в организации и прилагается к расходному кассовому ордеру при записи в кассовую книгу.
Накладная к препроводительной ведомости
Накладная заполняется организацией и передается инкассатору вместе с деньгами для последующей сдачи в банк.
В накладной указываются те же реквизиты, что и в ведомости: сумма наличности, реквизиты отправителя и получателя, номера счетов и т.д.
Таким образом, препроводительная ведомость, квитанция и накладная образуют единый комплект документов, обеспечивающих юридическое сопровождение процесса инкассации наличных средств.
Порядок использования препроводительной ведомости
Рассмотрим последовательность действий при использовании препроводительной ведомости в процессе инкассации наличных денежных средств.
- Перед приездом инкассаторов материально-ответственное лицо организации (кассир) осуществляет подготовку и заполнение инкассаторской сумки наличными деньгами из кассы.
- Кассир также заполняет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к ней в трех экземплярах с указанием одинаковой суммы наличности.
- Ведомость и наличные вкладываются внутрь инкассаторской сумки, которая опечатывается таким образом, чтобы вскрыть ее без видимых следов было невозможно.
- На сумку снаружи прикрепляется заполненная накладная. Квитанция остается у организации.
- После прибытия инкассаторы принимают опечатанную сумку с накладной для доставки в банк.
- Организация получает от инкассатора квитанцию к ведомости с подписью и штампом, подтверждающую передачу им сумки.
- На основании квитанции организация делает запись в кассовой книге о выдаче наличных из кассы.
Таким образом обеспечивается полный контроль и сохранность наличных средств на всем пути их доставки из кассы в банк.
Особенности приема наличных банком по ведомости
Рассмотрим процедуру приема наличных денежных средств банком от инкассаторской службы по препроводительной ведомости.
- Инкассатор предъявляет в банк сумку с наличностью, накладную и ведомость внутри сумки.
- Банковский работник проверяет целостность упаковки сумки и сверяет сумму наличности в ведомости и накладной.
- После вскрытия сумки банк сверяет фактическую сумму наличных со сведениями во вложенной ведомости.
- При обнаружении расхождений составляется акт по форме 0402001.
- Если сумма наличных соответствует ведомости, банк оформляет приходный кассовый ордер для зачисления денег на счет организации.
- Ведомость и накладная остаются в банке, а квитанция возвращается инкассатору для передачи организации.
Таким образом происходит завершение процесса инкассации наличных денежных средств с применением препроводительной ведомости.
Хранение и сроки использования ведомости
После сдачи наличных в банк препроводительная ведомость хранится:
- В организации - вместе с кассовой книгой в течение 5 лет.
- В банке - вместе с приходным кассовым ордером 5 лет.
Срок действия ведомости определяется периодом времени, в течение которого инкассатор должен доставить наличные в банк. Обычно это 1 рабочий день с момента ее оформления.
Таким образом, препроводительная ведомость является разовым документом, который используется только один раз в процессе конкретной инкассации. При каждой новой перевозке наличных оформляется новый комплект ведомости, накладной и квитанции.