В российских компаниях распространена практика оформления приказа о наделении сотрудников правом первой подписи финансовых документов. Это позволяет оптимизировать документооборот в период отсутствия руководителя. Однако не все знают, как правильно составить такой приказ. В нашей статье мы подробно разберем, какие требования предъявляются к оформлению приказа о предоставлении права первой подписи финансовых документов.
Необходимость приказа о предоставлении права первой подписи финансовых документов
В деятельности любой компании ежедневно возникает потребность в составлении и подписании различных финансовых документов, таких как платежные поручения, счета на оплату, расходные кассовые ордера, акты выполненных работ и другие. Согласно законодательству, многие из этих документов должны содержать собственноручную подпись руководителя организации.
Однако на практике часто возникают ситуации, когда по тем или иным причинам руководитель не может лично подписывать все необходимые финансовые документы. Это может быть связано с его временным отсутствием (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность), а также с очень большим документооборотом, когда объем документов просто не позволяет руководителю их все лично подписывать.
Чтобы избежать срыва сроков и нарушений в документообороте, руководитель может на законных основаниях передать право подписи финансовых документов другим лицам. Это можно сделать двумя способами:
- Оформить доверенность на право подписи
- Издать приказ о предоставлении права подписи финансовых документов
Приказ имеет ряд преимуществ перед доверенностью:
- Действует в отношении сотрудников организации, а не внешних лиц
- Не требует нотариального заверения
- Позволяет оперативно предоставлять и отзывать право подписи
Основанием для издания приказа о предоставлении права подписи финансовых документов являются нормы Гражданского кодекса РФ и Трудового кодекса РФ о распределении полномочий в организации и порядке оформления кадровых вопросов.
Требования к оформлению приказа о наделении правом первой подписи финансовых документов
Приказ о предоставлении права первой подписи финансовых документов оформляется по общим правилам подготовки организационно-распорядительных документов.
Он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Название вида документа
- Дата и номер
- Заголовок, отражающий краткое содержание
- Подпись руководителя
Рекомендуемая структура приказа:
- Констатирующая часть - основание для издания приказа
- Распорядительная часть
- Перечень документов, на подписание которых предоставляется право ФИО, должность и иные данные лиц, получающих право подписи Срок, на который предоставляются полномочия по подписи
- Приложение - образцы подписей уполномоченных лиц
Образец приказа на право подписи финансовых документов должен не только соответствовать формальным требованиям, но и позволять однозначно определить круг полномочий каждого лица. Поэтому в приказе следует максимально подробно перечислить виды документов, право на подписание которых предоставляется.
Также необходимо указывать полные фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность. Это поможет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Очень важно в приказе зафиксировать срок действия предоставленных полномочий. Рекомендуется устанавливать срок не более 1 года, по истечении которого нужно будет издать новый приказ.
В приложении к приказу должны содержаться образцы собственноручных подписей каждого уполномоченного лица. Это необходимо для сверки подписей на финансовых документах.
С приказом следует ознакомить под подпись всех указанных в нем лиц. Это позволит избежать ситуаций, когда сотрудник отказывается подписывать документы, ссылаясь на отсутствие полномочий.
Таким образом, правильно оформленный приказ о наделении правом подписи финансовых документов является надежной правовой основой для передачи полномочий по подписи и позволяет избежать нарушений при составлении финансовых документов.
Ошибки при оформлении приказа о праве первой подписи финансовых документов
Несмотря на кажущуюся простоту, при подготовке приказа о предоставлении права первой подписи финансовых документов нередко допускаются ошибки, которые могут повлечь за собой негативные последствия.
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки:
- Неполное указание персональных данных лица, наделяемого полномочиями. Например, отсутствует отчество, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность.
- Отсутствие образцов подписей в приложении к приказу.
- Расширение в приказе полномочий на подписание документов, требующих согласования или коллегиального решения (крупных сделок, сделок с заинтересованностью).
- Полномочия, предоставленные в приказе, не соответствуют должностным инструкциям.
Порядок отмены приказа о предоставлении права первой подписи финансовых документов
Приказ о предоставлении права первой подписи может быть отменен до истечения указанного в нем срока по следующим основаниям:
- Досрочный отзыв полномочий у сотрудника в связи с кадровыми изменениями.
- Выявление нарушений при использовании права подписи.
- По личному заявлению уполномоченного сотрудника.
В этом случае издается отдельный приказ об отмене действия предыдущего приказа о предоставлении права подписи. Он должен содержать дату, с которой полномочия по подписи прекращаются.
Ответственность за нарушение порядка оформления права первой подписи финансовых документов
Нарушение установленного порядка оформления права первой подписи финансовых документов может повлечь следующие негативные последствия:
- Документы, подписанные неуполномоченным лицом, будут считаться недействительными.
- Контрагенты могут оспорить такие документы и отказаться от их исполнения.
Кроме того, лица, виновные в нарушении порядка оформления права подписи, могут быть привлечены к ответственности:
- Дисциплинарной ответственности.
- Материальной ответственности в случае причинения ущерба организации.
- Административной ответственности.
Рекомендации по правильному оформлению приказа о наделении правом первой подписи финансовых документов
Чтобы избежать ошибок и негативных последствий, рекомендуется:
- Пересматривать приказ не реже 1 раза в год, даже если срок действия не истек.
- Согласовывать приказ с главным бухгалтером и юристом организации.
- Включать в приказ минимально необходимый перечень документов.
- Обязательно знакомить сотрудников с приказом под подпись.
При соблюдении этих несложных рекомендаций образец приказа на право подписи финансовых документов будет оформлен грамотно и позволит избежать рисков, связанных с подписанием финансовых документов.