Инвентаризация - важный этап в деятельности любой организации. Чтобы все прошло по правилам, нужно правильно оформить распоряжение о создании инвентаризационной комиссии. В статье разберемся с особенностями такого документа.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация - это проверка фактического наличия имущества организации и сопоставление с данными бухгалтерского учета. Цели инвентаризации:
- Выявление фактического наличия имущества
- Сопоставление с данными учета
- Контроль сохранности ценностей
- Проверка условий хранения
Существует несколько видов инвентаризации:
- Плановая - проводится раз в год перед составлением годовой отчетности
- Внеплановая - при смене материально-ответственных лиц, после чрезвычайных ситуаций и т.д.
- Полная - всех видов имущества
- Частичная - отдельных групп имущества
Плановая инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годовой бухгалтерской отчетности. Внеплановые инвентаризации используются для более оперативного выявления расхождений.
Нормативные требования к инвентаризации
Основные требования к инвентаризации установлены Налоговым кодексом РФ:
Инвентаризации подлежит все имущество налогоплательщика, учитываемое на балансе: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения и пр. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются экономическим субъектом самостоятельно.
Кроме НК РФ, при проведении инвентаризации необходимо руководствоваться:
- Законом «О бухгалтерском учете»
- Положениями по бухгалтерскому учету
- Внутренними регламентами организации
Обязательные этапы инвентаризационного процесса:
- Подготовка к инвентаризации
- Проведение инвентаризации
- Отражение ее результатов в учете
Порядок создания инвентаризационной комиссии
Распоряжение о создании инвентаризационной комиссии - основной документ, оформляющий начало инвентаризации. В состав комиссии могут входить:
- Представители администрации
- Работники бухгалтерии
- Иные специалисты и материально-ответственные лица
Численность комиссии зависит от размера предприятия и объемов инвентаризации. Комиссия обязана:
- Полно и точно проверить фактическое наличие имущества
- Правильно оформить результаты
- Обеспечить хранение документов
Члены комиссии несут материальную ответственность за недостачи и хищения, выявленные в рамках инвентаризации. Распоряжение о создании комиссии по инвентаризации оформляется руководителем.
Образец распоряжения о создании комиссии по инвентаризации
Распоряжение о создании инвентаризационной комиссии должно содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации
- Название вида документа
- Дата
- Номер
- Место издания
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
В тексте распоряжения указывают:
- Цель создания комиссии
- Персональный состав с указанием должностей
- Срок работы комиссии
- Перечень объектов, подлежащих инвентаризации
- Дополнительные указания
Образец распоряжения о создании комиссии по инвентаризации может выглядеть так.
Ответственность членов инвентаризационной комиссии
Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность:
- Административную - за нарушение порядка и сроков инвентаризации;
- Уголовную - за хищения, выявленные в ходе инвентаризации;
- Дисциплинарную - за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей;
- Материальную - за ущерб от недостач или порчи имущества по их вине.
Таким образом, ответственность за действия инвентаризационной комиссии весьма высока.
Как избежать нарушений и ошибок при инвентаризации
Чтобы избежать нарушений при инвентаризации, рекомендуется:
- Грамотно подобрать состав комиссии;
- Разработать и утвердить положение об инвентаризации;
- Установить этапы, сроки и график проведения.
После инвентаризации следует:
- Оформить акт по результатам;
- Внести записи в бухучет;
- Принять меры по результатам.
Распоряжение создании комиссии и автоматизация инвентаризации
Сегодня существует множество систем для автоматизации инвентаризации. Их преимущества:
- Повышение скорости и точности;
- Снижение трудозатрат;
- Удобство учета и анализа.
Однако полностью отказаться от распоряжения создании инвентаризационной комиссии и человеческого участия пока не представляется возможным.
Особенности проведения инвентаризации в разных организациях
Порядок проведения инвентаризации имеет свои особенности в зависимости от вида организации.
В государственных учреждениях
В госорганах порядок инвентаризации регламентируется нормативными актами для бюджетных учреждений. Как правило, создается централизованная инвентаризационная комиссия.
В коммерческих организациях
В коммерческих организациях больший упор делается на полноту выявления фактических остатков и предупреждение недостач.
В некоммерческих организациях
В НКО зачастую отсутствует штат бухгалтеров, поэтому в комиссию включают внешних специалистов.
В малом бизнесе
В небольших организациях инвентаризацию может проводить бухгалтер единолично по распоряжению руководителя.
Типичные ошибки при формировании инвентаризационной комиссии
Типичные ошибки при создании комиссии по инвентаризации:
- Неправильно выбран состав из предвзятых лиц;
- Нарушены сроки формирования комиссии;
- Не обеспечен достаточный уровень знаний и опыта членов;
- Отсутствуют необходимые полномочия для принятия решений.
Последствия этих ошибок могут быть весьма серьезными.
Какой порядок проведения инвентаризации считается правильным
Правильный порядок проведения инвентаризации:
- Издать распоряжение о ее проведении;
- Подготовить необходимые регистры и документы;
- Пронумеровать и опломбировать помещения;
- Провести осмотр и фактический подсчет имущества.
Соблюдение этих процедур позволит избежать нарушений.
Исправление выявленных расхождений
Если в процессе инвентаризации выявлены расхождения фактического наличия имущества с данными учета, необходимо:
- Зафиксировать все расхождения в инвентаризационных описях и актах;
- Установить причины возникновения разницы по каждому объекту;
- Определить виновных лиц для привлечения к ответственности;
- Внести соответствующие исправления в бухгалтерский учет.
Отражение результатов инвентаризации в учете
По итогам инвентаризации следует:
- Составить сличительные ведомости по выявленным отклонениям;
- Внести данные об излишках или недостачах имущества;
- Отразить суммовые разницы на соответствующих бухгалтерских счетах.
Действия в отношении лиц, допустивших недостачи
В отношении лиц, допустивших возникновение недостач, предпринимают:
- Меры дисциплинарного взыскания;
- Претензионно-исковую работу по взысканию ущерба;
- Передачу материалов в следственные органы для возбуждения уголовных дел.
Разрешение спорных ситуаций по результатам инвентаризации
При возникновении споров о результатах инвентаризации возможно:
- Проведение дополнительных контрольных проверок и пересчетов;
- Получение письменных объяснений у участников разногласий;
- Принятие окончательного решения в судебном порядке.
Особенности инвентаризации основных средств
При инвентаризации основных средств необходимо:
- Проверить наличие и состояние объектов;
- Сверить данные инвентарных карточек и техпаспортов;
- Сопоставить с данными бухучета по счетам 01 и 02;
Результаты заносятся в инвентаризационные описи основных средств.
Особенности инвентаризации нематериальных активов
При инвентаризации НМА устанавливают:
- Наличие документов, подтверждающих права организации;
- Фактическое наличие и использование объектов;
- Правильность и своевременность начисления амортизации.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей
При инвентаризации ТМЦ контролируют:
- Фактическое наличие имущества по каждому наименованию;
- Условия хранения и сроки годности;
- Отражение остатков на счетах бухучета 10, 41, 43.
Инвентаризация финансовых обязательств
Инвентаризация расчетов включает:
- Документальное подтверждение сумм кредиторской и дебиторской задолженности;
- Акты сверки расчетов с контрагентами;
- Проверку обоснованности числящихся сумм.
Выявление статей, требующих уточнения данных
По результатам инвентаризации выделяют:
- Имущество и обязательства с неясными учетными данными;
- Операции, нуждающиеся в дополнительном изучении;
- Факты хозяйственной жизни, по которым необходимы пояснения.