Выходное пособие при увольнении является важной гарантией для работников, однако его выплата и отражение в отчетности требуют внимания к деталям. Давайте разберемся, как правильно рассчитать и заполнить выходное пособие в форме 6-НДФЛ.
Условия выплаты выходного пособия
Согласно Трудовому кодексу, выходное пособие полагается работнику в случае расторжения трудового договора по инициативе работодателя. К таким случаям относятся:
- сокращение численности или штата работников
- несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья
- смена собственника имущества организации
Также выходное пособие может быть предусмотрено коллективным или трудовым договором при других основаниях увольнения. Например, при расторжении трудового договора по соглашению сторон.
Выходное пособие в 6-НДФЛ
Выходное пособие в большинстве случаев не облагается НДФЛ. Исключение составляет сумма, превышающая в целом трехкратный размер среднего месячного заработка работника (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Например, если средний месячный заработок работника за последние 12 месяцев составлял 45 000 рублей, то выходное пособие размером до 135 000 рублей (45 000 x 3) не будет облагаться НДФЛ. Сумма свыше 135 000 рублей подлежит обложению.
Как отразить выходное пособие в 6-НДФЛ
В форме 6-НДФЛ отражается только превышающая необлагаемый размер часть выходного пособия. Она показывается в разделе 1 "Сведения о доходах физических лиц и суммах налога" по коду выплаты 2700 "Иные доходы, при получении которых не был удержан налог налоговым агентом".
Датой фактического получения дохода в данном случае является дата увольнения работника. Соответственно, налоговые агенты должны показать сумму пособия и удержанного с нее налога в том периоде, когда произошло увольнение сотрудника.
Например, Иванов А.Б. уволен с должности менеджера 15 августа 2023 года. Ему выплачено выходное пособие в размере 250 000 рублей при среднем заработке 50 000 рублей. Сумма в 150 000 рублей (250 000 - 50 000 x 3) подлежит обложению НДФЛ. В 6-НДФЛ за 3 квартал 2023 года это отражается так:
| Иванов А.Б. | 2700 | 15.08.2023 | 150 000,00 | 19 500,00 (150 000 x 13%) |
Выходное пособие при сокращении в 6-НДФЛ
Если работник увольняется в связи с сокращением численности или штата, то порядок выплаты и отражения в 6-НДФЛ выходного пособия ничем не отличается от стандартного.
Код выплаты, даты получения дохода и налогового периода остаются прежними. Главное правильно определить необлагаемую налогом сумму исходя из среднего заработка увольняемого сотрудника.
Дополнительно к выходному пособию работодатель обязан выплатить сотруднику выходное пособие за 2 месяца вперед, если тот после увольнения в течение 2 недель не трудоустроился. Этот период может быть увеличен коллективным договором до 3 или даже 6 месяцев.
Как правильно заполнить выходное пособие в 6-НДФЛ
При заполнении 6-НДФЛ важно правильно определить строку, в которой будет отражаться налогооблагаемая часть выходного пособия при увольнении сотрудника.
В соответствии с указаниями ФНС, превышающая необлагаемый лимит сумма выходного пособия должна указываться в строке 030 раздела 1 формы 6-НДФЛ с кодом вида дохода 2700.
В этой же строке показывается удержанный НДФЛ, рассчитанный по ставке 13% от облагаемой части пособия. Даты фактического получения дохода и удержания налога будут совпадать с датой увольнения работника.
НДФЛ и взносы при выплате выходного пособия
Помимо НДФЛ, с выходных пособий также необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды. Однако они начисляются только на ту часть пособия, которая превышает установленный необлагаемый лимит.
Таким образом, алгоритм выглядит следующим образом:
- Определить необлагаемый НДФЛ и взносами лимит выходного пособия
- Рассчитать облагаемую налогом и взносами часть пособия
- "платить ндфл взносы выходного пособия"
- Отразить НДФЛ и взносы в соответствующей отчетности
Особенности НДФЛ при сокращении штата сотрудников
Если работник увольняется в связи с сокращением численности или штата персонала, то порядок обложения НДФЛ и начисления страховых взносов на выходные пособия ничем не отличается от стандартного.
Как и при других основаниях для выплаты, необлагаемый НДФЛ и взносами лимит рассчитывается исходя из среднего заработка увольняемого за последние 12 месяцев. А облагаемая часть показывается в тех же кодах отчетности.
Единственное отличие при сокращении штата – возможность выплаты дополнительного выходного пособия за период трудоустройства до 2 или 3 месяцев. И здесь также действует правило обложения НДФЛ и взносами только суммы сверх трехкратного среднего заработка.
Штрафы за нарушение правил выплаты и налогообложения выходных пособий
За неправильное начисление, уплату и отражение в отчетности НДФЛ и страховых взносов при выплате выходных пособий предусмотрена административная ответственность в виде штрафов:
- непредставление сведений в ПФР и ФСС — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 КоАП)
- неправильное начисление страховых взносов — от 5 до 30% от суммы взносов (ст. 15.32 КоАП)
- неудержание или неперечисление НДФЛ — 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ)
Поэтому очень важно внимательно контролировать все нюансы расчета и отражения выходных пособий в бухгалтерской и налоговой отчетности организации.
Рекомендации по заполнению 6-НДФЛ с выходными пособиями
Чтобы избежать ошибок при отражении выходных пособий в 6-НДФЛ, рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Вести точный учет среднего заработка сотрудников за последние 12 месяцев для расчета необлагаемого лимита.
- При определении облагаемой части выходного пособия округлять до целых рублей в пользу работника.
- Указывать в 6-НДФЛ только сумму выходного пособия сверх необлагаемого лимита по коду выплаты 2700.
- Контролировать правильность исчисления НДФЛ (13% от облагаемой части пособия).
Отражение выходных пособий в бухгалтерском и налоговом учете
В бухгалтерском учете выходные пособия относятся на расходы по оплате труда независимо от их размера. В налоговом учете учитывается только сумма выходного пособия сверх необлагаемого лимита как прочий доход работника.
Таким образом, при составлении декларации по налогу на прибыль организации в расходы по оплате труда включается вся сумма начисленных выходных пособий. А в отчетности по НДФЛ показывается лишь их облагаемая часть.
Материальная помощь при увольнении и налогообложение
Помимо основного выходного пособия, работодатель может оказать увольняемому сотруднику материальную помощь. Ее лимит необлагаемого НДФЛ составляет 4 000 рублей за налоговый период.
Если работник получает матпомощь при увольнении в размере свыше 4 000 рублей, облагаемая НДФЛ часть указывается в 6-НДФЛ отдельно от основного выходного пособия.
Оспаривание неправомерного налогообложения выходных пособий
Если налоговый орган предъявляет претензии и доначисляет НДФЛ по выплаченным выходным пособиям, но организация уверена в правильности своих действий, можно обжаловать решение инспекции.
Для этого составляется апелляционная жалоба с подробным обоснованием законности исчисления налога. Срок подачи жалобы – 1 месяц со дня получения решения о доначислении.
Учет выходных пособий в ПФР
Информация о выплаченных выходных пособиях также отражается в отчетности перед Пенсионным фондом России. В составе расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма РСВ-1 ПФР) указывается облагаемая страховыми взносами часть выходных пособий.
При этом в РСВ-1 попадает вся сумма выходных пособий, превышающая необлагаемый предел, в отличие от 6-НДФЛ, где отражается только часть пособия сверх лимита в трехкратном размере среднего заработка.
Выходные пособия при реорганизации компании
Если компания проводит реорганизацию или ликвидацию, сокращаемые в связи с этим сотрудники также имеют право на выходные пособия на тех же условиях.
Расчет и налогообложение выходных пособий при реорганизации ничем не отличается от стандартной ситуации. Главное - правильно определить необлагаемую часть исходя из среднего заработка увольняемого работника.
Выходные пособия бывшим топ-менеджерам компаний
Иногда компании устанавливают повышенные выходные пособия для увольнения топ-менеджеров или членов совета директоров. Однако здесь также действует правило ограничения необлагаемой НДФЛ суммы тремя средними заработками работника.
Поэтому, если выходное пособие топ-менеджера значительно превышает этот необлагаемый предел, облагаемая налогом разница все равно должна быть отражена в форме 6-НДФЛ.
Административная ответственность за нарушения при выплате выходных пособий
Помимо налоговой ответственности, за неправомерную выплату или необоснованное уклонение от выплаты выходных пособий предусмотрена и административная ответственность.
На должностных лиц по решению Государственной инспекции труда может быть наложен штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).