Юридическая сила документа - это его свойство быть официальным доказательством определенных фактов, событий или действий. Документ, обладающий юридической силой, может быть представлен в качестве свидетельства в суде, государственных органах и других официальных инстанциях.
Признаки документа с юридической силой
Чтобы документ считался имеющим юридическую силу, он должен соответствовать ряду обязательных требований:
- Наличие основных реквизитов - названия организации, даты, регистрационного номера, подписи ответственного лица, печати
- Соответствие по форме и содержанию нормам действующего законодательства
- Соблюдение порядка согласования документа внутри организации и утверждения руководством
Если какое-либо из этих обязательных требований не выполнено, документ не может считаться имеющим юридическую силу.
Виды документов, обладающих юридической силой
Юридическую силу могут иметь документы разных типов, относящиеся к разным сферам деятельности организации. К ним относятся:
- Организационно-распорядительные документы - приказы, регламенты, стандарты, положения и т.д.
- Финансовые документы - договоры, счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность
- Учредительные документы организаций - уставы, учредительные договоры
- Первичные учетные документы, используемые в бухгалтерском учете - авансовые отчеты, товарные накладные и другие
Все эти документы имеют юридическую силу при условии правильного оформления с обязательными реквизитами и соблюдения установленного порядка согласования и утверждения.
Юридическая сила электронных документов
В настоящее время все больше документооборот переходит в электронный формат. Но и электронные документы могут обладать юридической силой. Для этого необходимо:
- Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) вместо собственноручной
- Применение специализированных систем электронного документооборота
- Соблюдение требований законодательства к электронному формату документов
При выполнении этих условий электронные документы также могут иметь полноценную юридическую силу.
Порядок создания документа, обладающего юридической силой
Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать определенную последовательность действий:
- Разработка проекта документа ответственным лицом или отделом
- Согласование проекта документа с заинтересованными лицами и отделами организации
- Присвоение документу регистрационного номера в системе делопроизводства организации
- Подписание документа руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом
- Проставление печати организации, если это предусмотрено видом документа
После выполнения всех этих этапов документ может считаться обладающим юридической силой и использоваться в качестве официального доказательства.
Юридическая сила копий документов
Часто возникает необходимость придания юридической силы не только оригиналам документов, но и их копиям. Для этого копии должны полностью соответствовать подлиннику, в том числе содержать те же подписи и печати уполномоченных лиц.
Требования к заверению копий документов
Чтобы копия документа имела юридическую силу, к ней предъявляются следующие требования:
- Полное воспроизведение текста подлинника, включая бланк
- Наличие тех же подписей и печатей, что и на подлиннике
- Отметка о заверении копии уполномоченным на то лицом
Порядок заверения копий документов
Заверять копии документов может сама организация, выдавшая подлинник, а также нотариус. При самостоятельном заверении копий организацией на них ставится соответствующая отметка, дата заверения и подпись уполномоченного лица.
Иерархия документов по юридической силе
Разные документы обладают юридической силой в разной степени. Существует определенная иерархия:
- Документом высшей юридической силы в России является Конституция РФ. Ей подчиняются все остальные правовые акты
- После Конституции по убывающей идут федеральные законы
- Затем - подзаконные акты Правительства РФ, указы Президента РФ, акты министерств и ведомств
- И наконец, локальные акты самих организаций - приказы, положения, стандарты и инструкции
Кто может придавать документам юридическую силу
Придание юридической силы документу может осуществляться различными субъектами в зависимости от вида этого документа. К ним относятся:
- Государственные органы в пределах своих полномочий – издают законы, указы, постановления
- Должностные лица организаций – подписывают приказы, распоряжения, акты и другие документы
- Нотариусы – удостоверяют сделки, выдают свидетельства о праве собственности
Таким образом, юридическую силу документу придают компетентные органы или лица в рамках своих полномочий с соблюдением установленного порядка.
Юридические последствия подделки документов
Подделка документа, то есть изготовление заведомо ложного документа, влечет за собой юридическую ответственность:
- Дисциплинарную ответственность для сотрудников организаций
- Административные штрафы
- Уголовное наказание за мошенничество или подделку документов
Как документы утрачивают юридическую силу
Документ может утратить свою юридическую силу в следующих случаях:
- По истечении установленного срока действия. Например, срок действия доверенности или договора закончился.
- В связи с отменой или признанием утратившим силу органом, издавшим документ. К примеру, отмена приказа, положения или инструкции руководителем организации.
- Если документ признан незаконным или недействительным. В частности, по решению суда при выявлении нарушений при оформлении документа.
Особенности утраты силы некоторых видов документов
Для отдельных документов предусмотрены особые условия утраты юридической силы. Например:
- Законы утрачивают силу при принятии новых законов, отменяющих действие предыдущих
- Международные договоры - по истечении срока или денонсации
- Внутренние документы организаций - с введением новых редакций, отменой уполномоченным органом
Роль юриста в обеспечении юридической силы документов
В обеспечении правильного оформления документов с юридической силой важную роль играет юрист. Основные его функции:
- Правовая экспертиза проектов документов на соответствие законодательству
- Контроль процесса оформления и регистрации документов
- Разъяснение и обучение сотрудников правилам документооборота
Ответственность юриста
На юриста возлагается персональная ответственность, если по его вине:
- Был утвержден документ, не соответствующий законодательству
- Допущены нарушения при оформлении документов
- Организация понесла убытки из-за недействительности документов
Автоматизация процессов документооборота
Преимущества автоматизированных систем
Внедрение автоматизированных систем электронного документооборота (СЭД) дает ряд преимуществ:
- Ускорение прохождения документов между подразделениями и сотрудниками
- Снижение риска утраты или порчи бумажных документов
- Удобный поиск по архивам документов
- Контроль исполнительской дисциплины в режиме реального времени
Этапы внедрения СЭД
При внедрении систем электронного документооборота необходимо:
- Выбрать программное обеспечение исходя из потребностей и бюджета организации
- Настроить документооборот и шаблоны в соответствии с особенностями деятельности
- Обучить сотрудников работе в системе
- Обеспечить техническую поддержку и последующее сопровождение
Риски при автоматизации документооборота
Существуют и определенные риски:
- Некорректная настройка системы под особенности организации
- Сбои технического характера, приводящие к потере документов и данных
- Несанкционированный доступ и утечка конфиденциальных документов
Для минимизации рисков необходимо обеспечить надлежащий уровень защиты и резервного копирования данных.
Будущее электронного документооборота
В перспективе ожидается дальнейшее развитие и совершенствование технологий электронного документооборота. Уже сейчас активно применяются технологии распознавания и извлечения данных из документов.