Рубрики
...

Архивная опись: виды, правила составления

Оформление архивной описи в нашей стране в последние годы особенно актуально в силу постоянно происходящих перемен, реформ, перестроек и изменений, затрагивающих экономический сектор. Информация, хранимая в архивах, считается важной и ценной. Она позволяет понять, почему ситуация развивалась конкретным образом, а также разобраться в том, каковы перспективы будущего. Архивы – это бесценный источник информации, но только тогда действительно полезный, когда в нем можно сориентироваться. Для этого была внедрена система организации архивов.

Актуальность вопроса

Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.

Текущие реалии ведения дел таковы, что архивная опись дел – это ключевой справочник, помогающий ориентироваться среди моря информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранимые дела, одновременно она используется для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, опись выступает фундаментом составления указателей и путеводителей. Во многом то, насколько качественна опись, определяет, как легко и быстро будет найдена нужная информация. Говорят о двух основных функциях такой документации: информационная и учетная.

составление архивной описи

О терминологии

Архивная опись дел – основной справочник, структурирующий работу архивной организации. Опись – это учетная документация, вместе с тем она является научным и справочным объектом, обеспечивающим возможность быстро найти искомое. Опись – заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией, которую необходимо хранить в государственном архиве или организованном при некотором ведомстве. Чтобы архив был полноценно укомплектован, нужно формировать описи на все дела, предназначенные для хранения постоянно или больше десятилетия. Необходимо формировать справочники, описывающие, какая личная документация, связанная со штатом, прошла оценку экспертизой и признана ценной, поэтому тоже подлежит хранению.

В современном делопроизводстве, говоря об архивных описях и их назначении, отмечают принадлежность документации к категории справочной. Она формируется, дабы описать состав, содержание хранимых единиц, а также закрепить систематизацию и учетную систему, принятую в конкретном фонде. Объекты, которые рассматриваются в описи – это единицы. Каждая опись – это один уровень. В ней должно быть достаточно сведений, чтобы можно было найти необходимые данные в единице, не тратя на это много времени.

Какие и куда

Согласно методическим рекомендациям, составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, которые предназначены для хранения постоянно, больше десятилетия, и касающихся личной информации о персонале. Отдельно нужно составлять описи дел, свойственных строго одному юридическому лицу. К примеру, это могут быть официальные следственные, судебные бумаги или научная отчетность – все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись формируется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и передается вместе с ними в архив. В государственных архивных организациях есть специализированный научный аппарат. Если поступившее описание не удовлетворяет его стандартам, опись составляют заново, учитывая локальные требования.

Составление архивной описи позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего числа хранимых дел и помогает стабилизировать внутреннюю систематизацию ведения документационного оборота. Каждое дело описывается на специальной карте. Обязательно указывается заголовок, из которого видно, какого типа документы хранятся внутри, и содержание такой единицы. Корректно оформленная завершенная опись четко описывает содержание всего фонда документации.

формы архивной описи

Функциональность и составление: ряд нюансов

Составление архивной описи позволяет определить, как много единиц содержится в фонде. Через это реализуется сохранность документации и контроль за корректировкой объема. Поскольку делам задаются порядковые номера, можно быстро отыскать полезные сведения. Вместе с тем опись помогает установить и задать рациональное расположение документации, соответствующее четкой логике. Классификация документации в рамках архива – это группирование на базе некоторых научных выкладок. При этом учитываются исторически принятые в конкретном учреждении особенности структуры, а также специфика работы фонда.

Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивной описи, предполагает сперва проработку системы разделения всех дел на группы, затем непосредственно распределение. Классифицировав все карточки, можно создать для них опись. Иногда формируют опись, отражающую все имеющиеся у фонда дела. Такая обычно нужна, если предприятие больше не существует. Если прекратила существование часть юридического лица, тогда формируют опись всех дел за все годы существования этого подразделения.

Описи: для чего нужны

Документация, объясняющая, на какие дела составляются архивные описи, существует на федеральном уровне – это законодательство. Также на предприятии могут приниматься локальные акты, регламентирующие этот вопрос. Как правило, описи делают за год, но могут оформлять и за другой временной период. Так классифицируют дела, появившиеся у компании за этот срок. Описи могут нести разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись на все дела некоторого фонда, можно формировать отдельный самостоятельный документ на разные части этого фонда.

Фактически архивная опись – это перечень хранимых дел, конечный итог, заверяющий лист, справочник. В описании указывают, какие единицы хранятся в деле. Для этого используют номера, индексы, заголовки, крайние даты, число листов и примечаний. Обычно опись составляется в виде таблицы, и для каждого перечисленного параметра есть своя графа. Первичная документация для лица, ответственного за формирование описи – номенклатура, принятая в делопроизводстве предприятия. Прежде чем начинать работу в архивах, следует сверить, совпадают ли заголовки документации с наименованием дела, насколько оно корректно оформлено, верна ли документация внутри. Чтобы опись считалась составленной правильно, все единицы хранения нужно пронумеровать, учитывая внутренние правила систематизации. Единая система норм применяется как для дел, так и для объектов внутри них. Чтобы корректно заполнить описательную статью, нужно предельно точно перенести все заголовки. Внося элементы, у которых заголовки совпадают, нужно писать «То же». Если заголовки отличаются, информацию переносят полностью.

архивная опись дел

Основные правила

Опись архивных документов может состоять из нескольких листов. На каждом новом все заголовки должны присутствовать в полной формулировке, точно соответствуя оригинальной документации, даже если на предыдущем листе были такие же названия. В примечаниях необходимо описывать физическое состояние документации, а также ставить отметку в случае, если дело выбыло. Если в одном деле содержится документация за несколько лет, сортировать ее необходимо, ориентируясь на дату старта ведения. При нумерации нельзя превышать значение «9999». Пятизначные цифры для этого неприменимы. По возможности следует все систематизировать и описывать, учитывая хронологию. Второе правило сортировки – внутренняя структура предприятия.

Когда составляется опись архивных документов, заключительным этапом ее формирования становится уникальный номер. Для его определения ориентируются на реестр описей. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в работе, дабы сформировать описание всего архива предприятия, необходимо, чтобы отдел передал все документы в двух экземплярах. Опись за год делают в четырех экземплярах, для дел личного состава необходимо три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятилетий, следует сделать опись в количестве двух экземпляров. Составляя опись документации, связанной с персоналом, сперва нужно сложить все приказы, затем списки, карточки. Только после этого сортируют личные дела, затем – счета и зарплатные ведомости. Следующие по порядку – трудовые книжки, заключительная часть – акты, составленные в рамках произошедших на производстве несчастных случаев. Для систематизации личного дела прибегают к алфавитному упорядочиванию. В опись необходимо вносить дела, ориентируясь на то, в каком году был уволен человек.

Структура и содержание: тонкости оформления

За формирование разных видов архивных описей ответственны разные структуры предприятия. Так, за год такой структурный документ должны составлять отделы, а ответственность за формирование сводной описи возлагается на ведомственный архив. Такой документ будет базой для работы специалистов государственного архива, получающих документы от предприятия. Они используют сводную опись, дабы сформировать свою внутреннюю архивную документацию таким образом, чтобы личные дела и документы, предназначенные для постоянного хранения, находились в разных отсеках архива.

Любая форма архивной описи начинается с заглавного листа. За титулом следует оглавление, затем предисловие, после которого начинается непосредственно опись. Обязательно перечисляют все используемые в документе сокращения, расшифровывая их, ставят указатели и расписывают таблицы перевода. Необходимый элемент описи – библиография. Затем следует словарь терминов, а закрывает документ лист заверения. На титуле необходимо полностью указать наименование архива и предприятия, которое создало документы, наименование фонда и номерные знаки, наименования описей и даты.

архивные описи их назначение

О чем где пишут

Оглавление архивной описи предназначено для указания, какие внутри есть разделы, на каких страницах они начинаются. Предисловие аккумулирует сведения о предприятии, сформировавшем фонд документации, о самом фонде. Здесь же пишут аннотацию, описывают, какая документации хранится внутри. Предисловие – это еще и перечень справочного аппарата.

Основной текст – это описание. Для каждой единицы указывают порядковый номер, ее заголовок и подлинность. Если ранее на предприятии использовались инвентарные номера, их нужно фиксировать в основной части описи. Здесь же упоминают, каковы учетные единицы, как много листов в конкретной единице, на каком языке она составлена и в каком варианте воспроизводится. В описи могут указывать некоторые визуальные особенности хранимого дела. Если предполагается хранение особенно важной и ценной документации, в описании могут давать аннотации к таким объектам.

Перечисление сокращений, используемых в архивной описи, необходимо, если в работе применялись какие-либо специфические аббревиатуры, используемые в пределах конкретного предприятия. Через указатели отражают предметные понятия. Иногда указатели связаны с географией, именами, датами. Допускаются аннотированные. Если в работе использовались специализированные термины, таковые необходимо расшифровать в сопровождающем опись словаре. Заверительный лист предназначен для указания суммарной информации о документе. Здесь пишется, сколько внутри пронумеровано листов, как много единиц хранится, менялся ли состав в ходе хранения. Составитель описи обязан подписать заверительный лист. Если необходимо внесение изменения, таковые фиксируются на заверительном листе составителем или иным ответственным за процедуру лицом.

дела составляются архивные описи

Подробно и точно

Как можно заключить из образцов архивных описей дел, законченный объект должен быть оформлен в соответствии со стандартами делопроизводства. Необходимо сформировать справочный аппарат, благодаря которому поиск данных становится быстрее и эффективнее. Через такой аппарат можно быстро получать дополнительные данные о фонде документации. Справочный аппарат, сопровождающий опись, должен содержать заглавный лист и содержание документа, предисловие, перечень использованных аббревиатур и сокращений, а также указатели. В некоторых случаях могут быть дополнительные элементы – таблицы, словари.

архивная опись

На титуле необходимо указать, как называется архив, в котором хранится документация, каково наименование фонда, включая сокращение, а также его номер. Указывают номер описи и ее наименование. Оглавление должно включать полный перечень всех разделов и справочного аппарата, включая предисловие, перечень использованных сокращений и наименования частей. Каждое название сопровождается номером страницы, закрепленным за ним при составлении описи. Справедливо считается, что для справочного аппарата одна из наиболее значимых частей – предисловие, в котором описана история учреждения, сформировавшего фонд. Пишут историческое окружение, условия, в которых предприятие было активно, дату его появления и иерархическую структуру подчинения. В предисловии указывают, как было организовано делопроизводство, насколько учреждение было крупным и какие функции исполняло, почему было реорганизовано либо ликвидировано и когда это случилось.

О сокращениях

Такой перечень составляется с учетом алфавита. В нем должны присутствовать все сокращения, использованные при составлении описи. В документе должно быть полное наименование каждого слова, хотя бы раз подвергшегося сокращению. Обычно к сокращениям прибегают, чтобы сэкономить место, меняются только часто используемые слова. Кроме того, справочный аппарат расшифровывает все аббревиатуры. Правильное составление этого элемента помогает сделать однообразную опись, каждый пункт которой максимально информативен и четко передает необходимые читателю сведения.

Есть некоторые сокращения, которые общеприняты и активно используются в письменной речь – символы, которыми кодируют длину и массу, иные единицы измерения, а также сокращения «т. д.», «т. е.» и сходные. Их не требуется расписывать. Не нужно давать расшифровку и тем сокращениям, которые фактически являются употребляемыми словами. К примеру, «профком» относится как раз к такой категории сокращений, обширно применяющихся в разговорной речи.

опись архивных документов

Как все начиналось

Из истории человечества известно, что архивная опись – это едва ли не самый древний тип справочника, введенного для архивов. Официально подтверждено применение описей в тринадцатом столетии В те времена их использовали, чтобы учитывать важные документы и обеспечивать сохранность. Благодаря описям стал проще розыск документов, поэтому к ним можно было прибегать как к источникам ценной информации. В период 13-15 столетий описи были краткими, составлялись без специальной систематизации, лишь вкратце описывали книги, рукописи. Фактически это были неформальные перечни.

В шестнадцатом столетии подход к составлению описей стал более ответственным. Перечни включали перечисление различных вариантов документации. Были описи, в которых объекты группировались с учетом некоторого признака, хотя одновременно все еще использовались и те, в которых сведения фиксировались без систематики. В семнадцатом столетии прогресс формирования описей пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличающиеся друг от друга форматом. Они были весьма полезными, и даже современные исследователи, используя такие описи, получают из них некоторую важную информацию о ведомых ранее делах, составленных тогда документах. В семнадцатом столетии описи окончательно закрепляют за собой систематический описательный характер.