Рубрики
...

Что делать, если в трудовой книжке ошибочная запись?

Случаются разные ситуации, и даже опытные специалисты иногда по невнимательности делают ошибки в документации. Если в трудовой книжке ошибочная запись, ее следует исправить как можно быстрее. И лучше, если это сделает именно тот работодатель, который ее допустил.

Правовой регламент

Бланк трудовой книжки считается важным документом, ведь он не только учитывает рабочий стаж, но и помогает при начислении пенсии. Поэтому, если исправление записей в трудовой книжке, внесенных ошибочно, не производилось своевременно, потом у сотрудника могут возникнуть большие проблемы с пенсионными расчетами.

Следовательно, прежде чем заполнять трудовую, нужно проверить все данные. А также соблюдать правовые регламенты соответствующих документов. К ним относят:

  • ТК РФ (а именно ст. 66).
  • ФЗ № 225, который устанавливает правила ведения, хранения и заполнения бланков трудовых.
  • Постановление Министерства труда № 69, утвердившее инструкцию по правильному заполнению документа.

Итак, как же быть, если запись внесена ошибочно в трудовую книжку? Образец исправления и внесения верных данных представлен на фото ниже.

если в трудовой книжке ошибочная запись

Мы же поговорим о процедуре более подробно далее.

Кто делает исправления

Исправлять ошибки в трудовой может не каждый сотрудник. Без полномочий и определенного повода делать какие-то записи и исправления в документе запрещается. Если сотрудник обнаружил в своей трудовой ошибку, то исправить ее можно как на новой работе, так и на той, где ее совершили.

Корректировать ошибочные записи может либо руководитель организации, либо уполномоченное лицо (обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь). Для того чтобы этим занимался уполномоченный сотрудник, на него необходимо составить приказ, дающий ему право вносить записи в трудовую книжку и, соответственно, исправлять, если в трудовой книжке ошибочная запись.

Если работодатель является физлицом, то он не имеет права ни вести трудовые, ни тем более делать в них поправки.

Если найдена ошибка

Обычно ошибочные записи находят кадровые работники, когда принимают сотрудника на новую работу. Бывает, и увольняющиеся работники могут обнаружить ошибку.

К типичным ошибкам относят:

  • неверные данные на титульном листе;
  • неверные даты или порядковые номера у записей;
  • ошибочные реквизиты документа-основания;
  • неверные сведения о приеме на работу, об увольнении, о переводе или о награждениях.

Если запись в трудовой книжке ошибочно внесена, сотруднику нужно представить те документы, которые опровергнут написанное. К таким документам относятся: паспорт, сведения об образовании, документы о браке или его расторжении, приказы различного характера, а также некоторые документы с прошлых мест работ (где были допущены ошибки).

В случае когда организация, сделавшая ошибочную запись, была ликвидирована, нужно обратиться в архив города, где компания была зарегистрирована.

Далее показано, как нужно делать исправление ошибочной записи в трудовой книжке. Образец позволяет нагляднее понять, в чем заключается суть процедуры.

как исправить ошибочную запись в трудовой книжке

Общие правила

Ошибочные записи, если они обнаружены в разделе о работе или о награждениях, нельзя зачеркивать, зачищать или поправлять. Законодательство разрешает только указывать, что конкретная запись недействительная и следом должна быть указана корректная информация.

Зачеркивание или дополнение допустимо лишь на титульном листе. Неверная информация перечеркивается одной чертой и сверху над неправильной записью пишется актуальная. При этом на обложке бланка должны быть указаны документы, на основании которых делаются исправления. Слова сокращать запрещено.

Писать в трудовой книжке (в том числе и исправлять) можно синей или черной гелевой ручкой. Такие чернила устойчивы к свету и не расплываются со временем.

Ошибка на титульном листе

В частых случаях титульный лист содержит в себе дополнения, а не поправки. Но все же, как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, если она сделана на титульном листе?

Для начала стоит сказать, что при первичном оформлении документа никаких исправлений или корректив быть не должно. Если ошибка произошла, то на такой бланк трудовой составляется специальный акт о списании, и документ уничтожается, а сотруднику заводится новая книжка. К акту можно приложить номер испорченного бланка, который вырезается перед уничтожением документа. Деньги за испорченную трудовую книжку с работника не взимаются.

Как уже говорилось, на титульном листе старые (неправильные) данные зачеркиваются одной чертой, и сверху специалист указывает актуальную информацию. На обложке документа должны быть прописаны документы-основания. Важно, чтобы предыдущие данные были разборчиво написаны. К тому же, уполномоченному лицу категорически запрещается вносить изменения только лишь со слов владельца трудовой книжки.

К документам, являющихся основанием для внесения изменения, можно отнести:

  • паспорт РФ,
  • свидетельство о браке/разводе;
  • номер диплома о полученном образовании и т. п.

Строка на титульном листе, где указывается информация об образовании, не подлежит исправлению. Она может только дополняться. Если специалист на протяжении трудового стажа получает дополнительное образование – данные просто вносятся как продолжение после указанной информации. Если у сотрудника нет никакого специального образования, строка остается пустой. Если образование не окончено на момент получения работы, уполномоченное лицо должно записать «неоконченное высшее», а после окончания вуза дополнить строку.

Если запись сделана ошибочно в трудовой книжке на главной странице, ее корректирует непосредственно тот работодатель, у которого сейчас работает данный сотрудник. После исправления и указания документа-основания работодатель должен поставить подпись и печать организации.

П. 30 в правилах ведения трудовых запрещает: замазывать, перечеркивать, подделывать некорректные записи не только на титульном листе, но и в других разделах.

Вот как исправить ошибочную запись в трудовой книжке. Образец внесения верной информации представлен на картинке ниже.

исправить ошибочную запись в трудовой книжке образец

Неверная дата

Невнимательность при заполнении трудовой книжки в написании дат может стоить сотруднику больших проблем с пенсионным фондом, когда придет время заниматься начислением пенсии. Поэтому не только кадровый работник, но и сам сотрудник должен внимательно проверять все указанные сведения.

Если в трудовой книжке ошибочная запись была найдена при указании дат, необходимо:

  1. Работнику написать заявление на имя руководителя с просьбой исправить неверную информацию.
  2. Директор должен издать приказ (документу присваиваться номер) о необходимости исправить ошибочную запись.
  3. Сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо делает исправление с подтверждением недействительности конкретной записи.
  4. Ставится верная дата, указывается номер приказа, на основании которого внесены коррективы.
  5. Должны быть указаны реквизиты сотрудника, вносящего изменения, его подпись и печать организации.

исправление записей в трудовой книжке внесенных ошибочно

Если ошибка возникла в дате рождения, то неверная информация зачеркивается одной чертой, а сверху пишется правильная дата. На обложке нужно указать серию, номер паспорта сотрудника.

Неверные реквизиты документа

Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.

В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.

Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.

В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.

Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.

запись внесена ошибочно в трудовую книжку образец

Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах

30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:

  1. В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
  2. Во второй графе проставляется текущая дата.
  3. В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
  4. В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).

Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.

Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.

Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.

В последнем случае работник может запросить у работодателя изготовить ему дубликат трудовой книжки без указания ошибочной записи об увольнении. Это регламентировано пунктом 33 Правил.

Что собой представляет исправление ошибочных записей в трудовой книжке, когда работник должен быть восстановлен на работе, наглядно демонстрирует представленное ниже фото.

 ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

  • в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
  • в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
  • в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

исправление ошибочной записи в трудовой книжке образец

Каждый руководитель предприятия должен помнить, что реорганизация или смена названия компании считаются исполненными, если сведения об этом зафиксированы в госреестре юрлиц. Это установлено законом начиная с 8.08.01. Следовательно, третья и четвертая графы должны фиксировать те даты, когда сведения о предприятии были занесены в госреестр.

Исправления во вкладыше

Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, мы выяснили. Теперь рассмотрим, как быть со вкладышем в бланк трудовой.

У некоторых граждан довольно часто меняются места работы, соответственно, возникает необходимость в бланке вкладыша. Данный документ является продолжением трудовой книжки и, естественно, без него не действует.

На вкладыш распространяются те же правила, что и на трудовую книжку. Поэтому:

  • в случае когда запись сделана неверно в самом начале оформления нового вкладыша, нужно составить специальный акт о данном факте и уничтожить испорченный бланк;
  • если на главной странице трудовой книжки сотрудник уже проставил серию и номер испорченного бланка вкладыша, то реквизиты нового бланка тоже необходимо прописать;
  • в случае обнаружения ошибочных записей в основных разделах, порядок их исправления аналогичен тому порядку, который установлен для трудовых книжек: проставляется порядковый номер записи, текущая дата, делается запись о недействительности ошибочной записи и прописывается верная информация, указывается наименование документа, который является основанием для внесения изменений в документ.

Важно помнить, что отсутствие печати и подписи уполномоченного лица сделают указанную информацию недействительной. Данные требования актуальны и для тех ситуаций, когда сотруднику приходится обращаться к бывшему работодателю за подтверждающими документами или для оформления ошибочной записи.

Некорректная запись, оставленная без внимания, повлечет за собой штрафные санкции для работодателя.

Если работодатель отказывается исправлять данные об увольнении, работник может обратиться в суд для решения данной проблемы. И уже на основании судебного решения некорректные данные будут исправлены. А руководитель организации обязан будет уплатить штраф, компенсации и восстановить сотрудника на рабочем месте.

Учитывая все выше изложенное, можно отметить, что записи в трудовых книжках нужно делать с соблюдением всех законодательных норм и правил.