Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.
Особенности хранения
Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.
Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.
Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.
Сортировка документов
Бумаги можно разделить по следующим критериям:
- На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
- Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
- Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
- Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
- Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
- Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
- Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
- Фотографии. Их надо поместить в конверт.
- Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
- Редко используемые документы.
Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.
Варианты хранения документации
При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.
Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.
Папки
Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.
Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.
Портфель
Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.
Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.
Фотоальбомы
Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.
Конверты
«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.
Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.
Коробки
Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.
Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.
Сейфы
Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.
При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:
- Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
- Размеры, вес.
- Вид замка.
Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.
Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.
Существуют следующие виды сейфов:
- Переносные. Могут применяться для дома, а также для различных организаций.
- Компактные. Используются для хранения бланков, печатей, штампов, ключей, ценных вещей.
- Огнестойкие. Применяются для секретных документов, считаются самыми безопасными, так как защищают все содержимое.
- Вместительные. Используются в крупных фирмах, где работает много людей.
Перед выпуском сейфы проходят испытания на прочность. Обычно их изготавливают их материалов, которые защитят бумаги от механических воздействий. Цена приспособления зависит от технических характеристик и степени защиты.
Длительность хранения
Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.
Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.
Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.
Рекомендации
Каждое место хранения документов имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы все бумаги были в порядке, нужно учитывать следующие правила:
- Чтобы не испортить документы, их следует хранить далеко от воды и солнца.
- Желательно создать папку с ксерокопиями ценных бумаг, и передать ее родственникам или другим надежным лицам. Также необходимо оставить документы в электронном виде на флешке. Это позволит быстро восстановить оригиналы в случае повреждения.
- Дома не нужно хранить амбулаторную карту, так как это считается нарушением закона РФ. Она признана юридическим документом, ее оставляют в регистратуре больницы.
- Так как чеки со временем выцветают, при крупных покупках их желательно ксерокопировать.
- Нежелательно хранить дома ненужные рекламы, газеты, визитки. Бумаги необходимо сразу сортировать, а также помещать в надежные места.
- Чтобы документация была в порядке, нужно ежегодно выполнять их ревизию. Все ненужное надо выбрасывать, а остальное помещать для дальнейшего хранения.
Хранить документы дома можно разными способами. Из всех имеющихся непременно получится выбрать наиболее подходящий. Важно помнить не только о безопасности, но и о доступности бумаг. Если их правильно разместить, то всегда нужный документ будет под рукой.