При составлении делового письма нужно продумать массу нюансов. Незначительных мелочей в этом случае просто не существует. Однако многие люди упускают представленный момент из виду. Началу письма и самому тексту уделяется много внимания, но окончание делается откровенно халатно. Из-за такого подхода можно вызвать обратный эффект. Адресат почувствует подвох и может негативно отреагировать на все послание. Эксперты назвали ряд правил составления деловой корреспонденции.
Важный нюанс
На самом деле многие люди хорошо запоминают именно заключение писем. Из-за этого указанному разделу деловой корреспонденции нужно уделить столько внимания. Представленную часть письма недооценивать не стоит ни в коем случае. Эксперты предложили несколько универсальных типовых советов. С их помощью можно добиться идеального итогового результата.
"С уважением"
Представленный вариант окончания писем можно считать настоящей классикой жанра. Многим кажется, что такой подход всем давным-давно приелся. На самом деле ничего опасного в его использовании нет. Наоборот, представленное обращение подчеркнет уважительное отношение к корреспонденту.
Такой вариант окончания делового письма отлично подходит и в случае начала переписки. Выражение универсальное.
Подобную фразу не стоит использовать, если общение с человеком проходит на протяжении длительного времени. В таком случае корреспонденцию можно оканчивать немного иначе. Представленный же вариант концовки многим может показаться излишне формальным и деловым. Для доверительного стиля общения он не подходит.
"С наилучшими пожеланиями"
Еще один универсальный вариант концовки. Его используют столь же часто, как и указанный выше пример. Однако применение этой фразы должно соответствовать контексту самого послания. Иногда такое окончание письма может звучать саркастически. Представим простую ситуацию: в тексте письма сказано о разрыве контракта или увольнении, но в окончании послания адресату желают всего наилучшего. Такие словосочетания многие люди могут воспринять в качестве оскорбления и злой шутки.
Вывод довольно простой. Необходимо либо полностью отказаться от использования этого словосочетания, либо применять его очень осторожно. В противном случае можно вызвать обратный эффект.
"Спасибо!"
Благодарность в окончании переписки нужно использовать очень внимательно. Она отлично подходит в тех случаях, если человек в письме действительно искренне кого-то благодарит. Например, этом может быть связано с прояснением какого-то рабочего момента. Фраза идеально усиливает тональность письма, делает его более насыщенным и точным.
Однако такое выражение нельзя использовать, если человек пытается переложить на кого-то часть своей работы или дает новые указания. В таком контексте слово "спасибо" звучит безапелляционно. Людям даже не дается возможности возразить, высказать свое мнение относительно представленной проблемы. Никаких возможностей для маневров такое окончание письма не предоставляет. Фраза может даже звучать в качестве некоторого давления на собеседника.
Без закрытия
Многие люди при составлении деловой корреспонденции не используют такой инструмент, как окончание письма. В принципе, подобное поведение вполне оправдано. Оно поможет сэкономить время и избавит от продолжительных размышлений относительно того, как нужно закончить само послание.
Раньше такой варианта окончания письма многими воспринимался в штыки. Однако сейчас используется все чаще и чаще. В конце послания нужно только указать свое имя и фамилию. Никаких других действий можно и не совершать.
Лучше всего вести переписку подобным образом с новыми адресатами. У других корреспондентов такой переход может вызвать некоторое недоумение.
Слащавые фразы
Ни в коем случае не стоит использовать в деловой переписке избыток слащавых фраз. Например, нельзя применять игривые выражения, пожелания любви, высказывания о собственной признательности. Они лишь дезориентируют читателя.
Из-за подобных фраз у адресата может возникнуть неверное толкование всего письма. Такие выражения показывают, что автор послания пытается навязаться, перевести отношения из деловых на личностные. Никакого должного эффекта это не вызовет.
Аббревиатуры
Не следует использовать различные аббревиатуры и акронимы. Люди могут и не понять их значений. Такие способы окончания письма лишь запутают конечного читателя.
Проблема аббревиатур заключается и в их излишнем формализме. Они выглядят избыточно официальными. В итоге посланию придается дополнительная "сухость".
Грубость
Ни в коем случае нельзя использовать грубые выражения и простые разговорные фразы. Их не следует применять даже в качестве своеобразной шутки. Одно подобное письмо может разрушить всю деловую репутацию.
Вместо итогов
Деловая корреспонденция может решить массу проблем. Однако подобные письма нужно составлять очень внимательно. В противном случае неприятностей не избежать.
