Рубрики
...

Оперативное хранение документов. Виды документов и сроки их хранения

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенных сроков. В нашей статье мы хотим поговорить о том, каким образом осуществляется оперативное хранение документов и их уничтожение.

Что такое оперативное хранение?

Абсолютно все бумаги, созданные или поступающие в ходе деятельности предприятия, подлежат четкой систематизации и тщательной обработке. Чтобы в дальнейшем можно было повторно использовать их, необходимо правильно организовать их сохранность, обеспечив быстрый доступ к любому из них. По сути, оперативное хранение документов – это сохранение бумаг в организации или структурном подразделении до момента их уничтожения или передачи в архив организации.

Сроки хранения документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие – просто уничтожать, согласно определенным правилам.

оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов, имеющих научное или практическое значение, имеет свои сроки. Зависят они от степени важности их содержания.

Срок хранения может быть следующим:

  1. Постоянным.
  2. Временным (более десяти лет).
  3. Временным (не более десяти лет).

Стоит отметить, что форма бумаг никак не оказывает влияние на сроки хранения документов (таблица хранения приведена нами в статье). Ведь не секрет, что в настоящее время большая часть информации оформляется в электронном виде. Сроки зависят, прежде всего, от содержания самого документа.

Требования к хранению

Существуют определенные требования к оперативному хранению документов. Так, например, завершенные дела временного или постоянного сохранения должны оставаться в подразделениях организации еще в течение нескольких лет. После этого срока они помещаются в архив предприятия.

До тех пор, пока бумаги находятся в активном пользовании, они нуждаются в правильном оформлении и содержании. Оперативное хранение документов подразумевает их формирование по каким-то определенным группам, а также номенклатурной специфике, принятой в организации.

Для обеспечения быстрого поиска любых бумаг необходимо максимально информативно оформить названия папок. В качестве накопителя, как правило, используют скоросшиватели, на обложке которых должен быть кармашек для сменных названий номенклатур.

При оперативном хранении на обложках указывают такую информацию:

  1. Временной период начала и окончания использования.
  2. Общее чисто листов в папке.
  3. Указание сроков хранения таких бумаг.
  4. Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.
  5. Могут также присутствовать дополнительные надписи («на согласование», «на подпись» и т. д.)

Текущее хранение осуществляется в специально оборудованных шкафах (металлических) или же в отдельном помещении, которое закрыто для доступа. Временная выдача бумаг должна производиться только по распоряжению руководства отдела, которого касаются документы. К концу дня папка должна возвратиться на свое место – сейфовый шкаф.

входящие документы

По окончанию сроков оперативного хранения документам присваивается статус «исполнено». И только после этого начинается процедура их подготовки к передаче в архив.

Сроки хранения входящих документов

В любой организации в процессе деятельности скапливаются входящие документы. Они тоже имеют сроки хранения. Вообще под входящей корреспонденцией понимается вся документация, которая поступает на предприятие. Сроки хранения таких бумаг обуславливаются содержанием. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет. Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет). Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации. Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами – в другую. Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет.

Сроки хранения исходящих документов

Исходящие документы, как и любые другие на предприятии, подлежат хранению. Причем, как и в случае с входящими бумагами, они имеют определенные сроки, которые зависят от степени их важности.

Целесообразно систематизировать документы и на каждой папке указать сроки хранения. Логично исходящие документы разделить на отдельные массивы: переписка с поставщиками, с клиентами, заказчиками, государственными организациями, коммунальными предприятиями и т. д. Самые важные бумаги должны находиться на оперативном хранении не менее пяти лет, а более простые – до трех лет. Особо важные письма можно сохранять и в течение десяти лет. Основания для столь долгого использования необходимо закрепить в специальной инструкции по делопроизводству предприятия.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документов имеется на любом предприятии. Причем, как правило, выделяют отдельно журналы регистрации входящих и исходящих бумаг, если организация ведет активную деятельность. Так намного удобнее систематизировать всю переписку. Журналы закупаются и меняются каждый год. Конечно, в настоящее время многие предпочитают вести подобный журнал в электронном виде. Однако при этом обязательно должен быть бумажный экземпляр.

архив документов

В журналах записываются реквизиты документов, присваиваются им номера, а также указываются даты. Такой учет бумаг позволяет в случае необходимости отыскать нужный документ. Хранятся журналы три года. По окончании этого срока всю документацию, связанную с входящей и исходящей корреспонденцией, уничтожают, составляя при этом акт.

Экспертиза документов

Как мы уже говорили ранее, длительность использования и хранения бумаг ни в коем случае не зависит от формы (бумажная или электронная), значение имеет лишь содержание документов. Чтобы определить ее значимость, назначается экспертиза. Ее задача состоит в том, чтобы выяснить, какие документы имеют значимость для производства, науки, государства и т. д. Для документов, отобранных для оперативного хранения, нужно уточнить период времени, в течение которого они могут понадобиться. Поэтому определение времени хранения – еще одна задача, которая ставится перед экспертизой. Все бумаги до отправки на экспертную оценку в рамках подготовки к передаче в архив формируются в номенклатурные дела определенными структурными подразделениями или же службой делопроизводства.

Экспертиза ценности может проводиться на самих предприятиях, архивах организаций, а также государственных архивах.

В целом, если говорить о серьезных управленческих документах, то сроки их хранения предопределены еще в момент их создания. Основными справочными и нормативными пособиями, которые влияют на сроки хранения, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Именно их применяют при экспертной оценке бумаг в муниципальных, государственных архивах и на предприятиях. А ценность, как мы уже говорили, выражается в сроках хранения.

исходящие документы

Перечень документов с обозначением сроков хранения – это систематизированный список категорий и видов бумаг, содержащий нормативные сведения о времени их хранения.

Перечни содержат сроки хранения типовых документов, которые имеются в любой организации. А вот специфические бумаги, отражающие определенные функции предприятия, могут относиться к ведомственным перечням.

Архивы документов

Архив документов в организации не может существовать сам по себе. В нем бумаги хранятся определенное время, после чего они должны передаваться в муниципальные архивы или государственные. Федеральным законом четко определяются сроки хранения в нем многих бумаг. Так, например, документы по личному составу, нотариальные бумаги, хозяйственные книги должны находиться в сохранности в течение 75 лет, научная документация – пятнадцать лет.

уничтожение документов

В том случае, если организация ликвидируется по каким-либо причинам, архив документов постоянного срока хранения, а также бумаги по личному составу должны быть переданы в муниципальный (государственный) архив. Негосударственные предприятия для того, чтобы передать документы, вначале должны заключить договор с Архивным фондом РФ. Если же он вовремя не был заключен, то архив должен взять на хранение только бумаги по личному составу предприятия. Место сбережения остальных документов должно быть выбрано председателем ликвидационной комиссии.

Как уничтожить документы?

Архивные документы, которые хранятся на предприятии, могут быть ликвидированы, если истекли их сроки хранения. Уничтожение документов можно поручить сторонней организации, а можно выполнить и самостоятельно. Существует единые правила, по которым осуществляется этот процесс. Стоит помнить о том, что уничтожить можно только те документы, которые имеют истекшие сроки хранения, утратившие свое практическое значение. Предпринимать какие-либо действия в отношении бумаг можно только при наличии экспертной оценки.

Уничтожение документов сопровождается оформлением акта.

Составление акта

Бумаги могут быть включены в акт на уничтожение в том случае, если сроки их хранения закончились на первое января того года, в котором составляется документ. То есть, если дело 2014 года и период его хранения – пять лет, то включать его в акт можно только в 2020 году.

Во избежание дальнейших недоразумений, все дела необходимо полностью просмотреть, убедившись, что все бумаги в нем утратили значение. Однако на практике часто поступают иначе. Если документы пролежали на полке пять лет и к ним ни разу не притрагивались, то правилами пренебрегают. Просто пролистывают выборочно дела, чтобы убедиться в том, что они действительно уже не нужны.

перечни документов с указанием сроков хранения

В акт необходимо занести информацию, которая имеется на обложке дел. Такая кропотливая работа покажется не нужной тем людям, которые не разбираются в тонкостях архивной работы. Но на самом деле это не так.

Акт непременно должен быть подписан тем человеком, который проводил экспертную оценку. Далее в документе делается пометка о том, что действия были согласованы с экспертной комиссией организации. В конечном итоге акт должен быть утвержден руководителем предприятия.

Только после соблюдения всех процедур организация может уничтожать дела, перечисленные в акте.

Как уничтожают деловые бумаги?

Уничтожить документы можно несколькими способами. Если территория предприятия позволяет, то можно сжечь самостоятельно бумаги, соблюдая пожарную безопасность. Кроме того, можно воспользоваться уничтожителем документов. Но это достаточно долгий процесс, такой способ подходит для небольших объемов. В этих случаях составляется акт в произвольной форме, в котором фиксируется сам факт уничтожения.

Большие объемы дел, предназначенных для уничтожения, обычно предприятия передают на утилизацию или переработку в специализированные организации, которые этим занимаются.

журнал регистрации документов

Факт передачи должен быть зафиксирован в приемно-сдаточном акте. В документе указывается дата, вес и количество дел. Специалисты рекомендуют присутствовать при уничтожении бумаг сотруднику предприятия для сохранения конфиденциальности.