Список дел - один из самых старых и простых инструментов повышения эффективности работы. Тем не менее, большинство людей часто пользуются им неправильно. И это не совсем их вина. По крайней мере, ее часть лежит на приложениях для его ведения. Программы заставляют вас расставлять приоритеты задач слишком упрощенно.
Ошибки при установке приоритетов
Множество приложений по умолчанию сортируют приоритеты по срокам, поэтому большинство людей идут этим путем. При вводе задачи поле срока выполнения является явным и доступным. Во многих приложениях предусмотрены папки для задач на основе даты их выполнения.
Тем не менее, расстановка приоритетов исключительно на основе крайних сроков не работает по следующим причинам.
- Большинство сроков исполнения являются изменяемыми или произвольными. И на самом деле не должны соблюдаться. Это затрудняет выбор даты и весьма вероятно, что она будет неправильной. Исследование показало, что люди меняют сроки выполнения более чем в половине случаев.
- Уровень приоритета намного важнее срока исполнения. Например, 30-минутное задание, которое должно быть выполнено в течение двух дней, имеет более низкий приоритет, чем двухдневное задание, которое нужно закончить за три дня, несмотря на более раннюю дату исполнения.
- Присвоение приоритетов на основе сроков подталкивает нас к выполнению множества небольших обыденных задач, отбирая время на выполнение важных дел.
Проблемы, связанные с неверной приоритизацией задач
Это не какая-то сложная для понимания концепция, доступная исключительно поклонникам тайм-менеджмента. Подход, основанный на сроках, вызывает реальные проблемы. Из-за ограниченного понимания расстановки приоритетов профессионалы часто пропускают сроки и выжимают время для выполнения важных заданий.
Некоторые слишком долго откладывают начало работы, не понимая, что получение информации от руководства занимает некоторое время. Другие спешат завершить задачу в ущерб другой, более важной, только чтобы понять, что их руководитель взглянет на результат их труда только через неделю.
Вместо привязки заданий исключительно к срокам исполнения, дополнительно назначьте им относительный уровень приоритета (например, высокий, средний, низкий, нулевой), используя следующие факторы.
Жесткость срока исполнения
Одни сроки должны быть соблюдены, иначе их невыполнение грозит реальными последствиями, а другие больше похожи на предположения. Вы можете определить, является ли установленный или назначенный клиентом срок оплаты жестким или нет, измерив уровень неопределенности, двусмысленности и апатии в его указании даты исполнения. Гибкие сроки отличаются большим их значением.
Продолжительность задачи
Само собой разумеется, что при прочих равных условиях более объемные задачи имеют более высокий приоритет, чем небольшие. Как правило, исполнители не уверены, сколько времени занимает выполнение работы, поэтому им следует воспользоваться календарем, чтобы это изменить. Если вы не уверены в продолжительности крупной работы, потратьте 15-20 минут на ее изучение, чтобы дать ей разумную оценку.
Неопределенность в отношении продолжительности задачи
Когда вы не уверены, сколько времени потребуется на выполнение задания, сделайте его более приоритетным, чтобы защитить себя от неожиданностей.
Количество людей, от которых зависит выполнение задания
Чем больше задача зависит от сторонних факторов, тем выше ее приоритет. Вы мало или вообще не можете контролировать выполнение задачи другими людьми, поэтому вы должны стремиться выполнить свою часть, а затем как можно быстрее передать ее другим.
Важность задания
В идеале вы должны соблюдать все установленные сроки, и тогда для уровня приоритета важность задачи будет менее значимой. Поскольку это невозможно, расстановка приоритетов для важной работы увеличивает вероятность того, что вы успеете выполнить высокоприоритетную задачу в срок.
Если вы похожи на большинство людей, вы назначаете своим задачам сроки выполнения, а не уровни приоритета, и сортируете список дел по крайнему сроку или используете представления на основе календаря. Принятие более детального подхода к расстановке приоритетов требует, чтобы вы шли против дизайна большинства приложений и при добавлении задачи в список быстро в уме вычислили уровень ее приоритета с учетом приведенных выше характеристик.
Принятие решения должно занять всего несколько секунд, потому что у вас есть только четыре варианта, а не бесконечное число возможных сроков исполнения. Сохраняйте список дел, отсортированным по уровню приоритет, и при составлении плана на день, в первую очередь, обращайте внимание на высокоприоритетные пункты.
Поступая так, вы можете противостоять побуждению слишком упростить систему управления задачами и повысить эффективность соблюдения своих приоритетов.
