Несмотря на появление всевозможных мессенджеров, электронная почта по-прежнему является одним из самых востребованных средств связи. Ее используют для переговоров, когда есть разница во времени с деловыми партнерами и коллегами, а также для фиксации сообщений.
По статистике, ежедневно в мире отправляется 300 миллиардов сообщений. Работающий человек в среднем получает 121 электронное письмо в сутки. На работу с электронной почтой офисный работник тратит 28 процентов рабочего времени.
Как же достичь максимально продуктивного общения по ней, чтобы послания не оставались без ответов? Рассматриваем эффективные советы.
Производите первое впечатление
Как написать электронное письмо так, чтобы у получателя как минимум возникло желание его открыть и прочитать? Ведь нередко случается так, что из-за непривлекательной темы послания или некорректно составленного запроса сообщение мигом отправляется в корзину.
Нужно грамотно сформулировать тему. Рекомендуется руководствоваться формулой, которая включает в себе три главные составляющие: тема должна быть лаконичной, призывать к действию и указывать на знакомство с адресатом.
Добавьте красок и эмоций
Сообщения, написанные черным шрифтом на белом фоне, выглядят скучновато. Согласитесь, что через виртуальные послания сложно выразить спектр эмоций и донести интонацию. Не хватает невербальной коммуникации — и иногда это значительно усложняет общение.
Поэтому нет ничего плохого в использовании смайлов. Конечно, если переписка не строго деловая, с какими-то важными инстанциями. При общении же с коллегами или с хорошими и надежными деловыми партнерами можно время от времени пользоваться смайлами и эмодзи. Эти мини-картинки делают даже виртуальное общение более теплым, душевным. Опять же, собеседник благодаря смайлам и эмодзи сможет понять ваше настроение, а это очень важно.
Будьте кратки
С интересом человек читает лишь первые сорок слов. С каждым последующим словом возрастает вероятность того, что адресат попросту не дочитает ваше послание, а закроет его или отправит в корзину. А теперь представьте, что вы писали о чем-то важном, но свои просьбы поместили в конец письма. Тогда не удивляйтесь, если человек вовремя не отреагирует на ваш запрос - он попросту его не прочитает.
Поэтому запомните: краткость при электронной переписке — обязательное условие. Старайтесь укладываться в 280 символов. Тогда можете быть уверены в том, что адресат дочитает ваше послание до конца.
Обращайтесь по имени
Каждому человеку приятно слышать, когда его называют по имени. И точно так же приятно читать и в электронном письме свое имя. Как ни крути, а некая доля нарциссизма присутствует в каждом из нас. Поэтому убедитесь в том, что в письме вы обратились к адресату по имени. Это можно сделать в начале и в конце письма. Благодаря такому простому трюку вы сможете произвести на человека хорошее впечатление, что впоследствии позволит вам наладить теплое общение.
Оставляйте эффектно последнее впечатление
Стив Джобс с нетерпением ждал конца своих презентаций, чтобы представить публике нечто новое и произвести тем самым вау-эффект. Так он в свое время презентовал айфон: в конце выступления со словами «Еще кое-что» стал инспектировать карман - оттуда вдруг «случайно» выпал айфон.
Вы тоже можете воспользоваться силой и воздействием не только первого, но и последнего впечатления. В конце послания напишите что-то интересное, интригующее. Оформите это в виде строчки «P.S.». Нет сомнений в том, что после получения такого эффектного послания человек просто не сможет вас проигнорировать, а сразу примется за написание ответного письма. А именно этого вы и добивались.
