Задумывались ли вы о том, что постоянно растущее число непрочитанных электронных писем похоже на снежный ком. Каждое уведомление заставляет все больше нервничать.
Дать ответ на все из них разом иногда может показаться невозможным. Проблема в том, что чем дольше вы оставляете эту проблему нерешенной, тем хуже становится это чувство. Задача кажется непреодолимой, и она может начать оказывать влияние и на остальную часть вашей рабочей рутины.
Предлагаем вам покончить с этим раз и навсегда. Попробуйте начинать каждый свой день с просмотра писем в вашем почтовом ящике. Сначала расставьте приоритеты по срочным вопросам, потратьте первые несколько часов своего дня на звонки и выполнение определенных действий, отвечая только на самые важные электронные сообщения. Затем оставьте письма, работайте над другими задачами и проводите встречи со своей командой.
Разделение дня на блоки позволит вам не быть в рабстве у своего почтового ящика. Также такой подход гарантирует, что вы максимально эффективно будете использовать свое время.
К вечеру вернитесь к почте на определенное время с намерением разобраться со всеми электронными письмами и закончить свой день с пустым ящиком.
Действительно важно придерживаться этой системы. Но что происходит, когда все выходит из строя? Есть ли способ вернуть ситуацию под контроль?
Как справиться с переполненным почтовым ящиком электронной почты
Объединение электронных писем в одном месте без какой-либо расстановки приоритетов может привести к перегрузке. Итак, нужно взглянуть на всю систему по-другому.
Что самое худшее может случиться, если вы не разбираете все входящие сообщения к концу каждого дня? Вы можете обнаружить, что на самом деле можете выполнить более важную работу за это время и чувствовать себя менее напряженным в процессе. Вы должны избавиться от ожидания необходимости мгновенно реагировать на сообщения.
Если ваши непрочитанные электронные письма исчисляются тысячами, и у вас нет какой-либо системы с папками или ярлыками, вам может потребоваться внести некоторые изменения в то, как вы управляете своим почтовым ящиком.
Расставьте приоритеты
Четко определите свои приоритеты. Если кто–то требует вашего времени, но это не является сверхважным для вас – настройте шаблон электронного письма, любезно поблагодарите за электронное письмо, а затем укажите дату, когда вы сможете вернуться к ним. Запланируйте эту задачу и разберитесь с этим позже.
Придерживайтесь расписания
Запланируйте время, когда вы сможете сосредоточиться на своих электронных письмах, например, утром и вечером.
Если вы можете читать сообщения на вашем телефоне – установите временные ограничения для определенных приложений, не проверяйте почтовый ящик в нерабочее время.
Совершите звонок
Очень важно расставлять приоритеты только для самых срочных электронных писем и возвращаться к старому доброму телефонному звонку. Если вы можете справиться с 10 электронными письмами за один звонок, не бойтесь вместо этого поднять трубку.
Важно настроить хорошую систему организации, которая позволит вам четко упорядочивать ваши электронные письма.
Если вы копируете электронные письма для справки, но не для ответа, вы можете настроить правила в своем почтовом ящике, чтобы эти послания доставлялись непосредственно в определенную папку.
Можно также использовать флажки с цветовой кодировкой для приоритизации ваших электронных писем по времени, отправителю или теме.
Отпишитесь от всего, что не приносит пользы, чтобы сократить ненужный трафик.
Отключите уведомления
Громкий звук сигнала, появляющийся каждый раз, когда электронное письмо попадает в ваш почтовый ящик, - это атака на вашу нервную систему. Это вызывает ненужный стресс и постоянное отвлечение от других задач, над которыми вы, возможно, работаете.
Выделите определенное время для работы с вашими электронными письмами, чтобы за пределами этого времени вы могли повысить свою эффективность.
