Удаленная работа становится все более привычной, а из-за пандемии коронавируса многие окажутся перед необходимостью работать из дома и испытают на деле ее плюсы и минусы, а руководителям придется быстро приспосабливаться к новым методам управления.
Независимо от кризиса в области здравоохранения, вы можете быть уверены, что в долгосрочной перспективе вам необходимо будет знать, как эффективно руководить удаленными сотрудниками.
Руководителю удаленной группы необходимо урегулировать с сотрудниками три вопроса:
- Когда начнется рабочий день, и когда он закончится?
- Сколько времени потребуется, для получения ответа: он придет в течение часа или к концу дня? И будет ли это меняться в зависимости от канала связи? Например, руководитель должен установить правила, что на письмо по электронной почте можно ответить в течение 4 часов, а если он позвонил, то ответить нужно сразу же или связаться как можно скорее.
- Как сотрудник должен уведомить руководство, что он ушел к врачу: в личной переписке или в общем чате?
Все эти моменты должны помочь руководителю быть в курсе того, кто чем занимается или когда планирует заняться. Коллектив также должен знать, когда работает руководитель и открыт для общения, а когда он отдыхает.
Установите частоту общения
Для работы с командной важно установить частоту общения, график работы и контроль:
- Еженедельные встречи один на один с сотрудником, чтобы задавать вопросы, предлагать идеи и пересматривать приоритеты.
- Еженедельная планерка для проверки действий с вашим коллективом должна занимать не более 30-50 минут. Это возможность для всех поделиться информацией о своих еженедельных приоритетах, проблемах и данных.
- Регистрация выполненной работы, которую можно делать в таблице Google Disk. В течение рабочего дня каждый член команды указывает, какие задачи он выполнил, а если нужно, указывает в отдельной графе, во сколько приступил к работе.
- Как должен выходить на связь сотрудник, у которого появились срочные вопросы.
Создание видео-культуры
С помощью программы для видеоконференций, например, Skype, вы можете проводить командные или индивидуальные встречи. Во время видеоконтакта вы будете использовать свои навыки невербального общения, а сотрудники должны находиться на своих рабочих местах, а не в магазинах или по пути в спортзал.
Это будет их дисциплинировать и заставлять одеваться и приводить себя в порядок, что для некоторых становится проблемой, как только они остаются дома.
Проявите интерес к личной жизни
Личные отношения имеют большое значение для укрепления доверия и сокращения конфликтов. В традиционном офисе болтовня и разговор во время обеда происходят естественным образом. Вот несколько практических советов, как сделать удаленные команды веселыми и сплоченными:
- Используйте первые несколько минут ваших личных встреч, чтобы спросить об их выходных или личных интересах.
- В начале вашей еженедельной встречи пусть каждый поделится за полминуты, что было лучшей частью выходных или что происходит интересного в мире в эти дни.
- Создайте онлайн-зону, чтобы обсуждать такие темы, как спорт, фильмы или даже ежемесячный онлайн-клуб, где люди смогут обмениваться фотографиями своих питомцев или с недавних отпусков, праздников или других событий.
- Не забудьте поощрять членов команды за их усилия и достижения. Поделитесь со всей командой положительными отзывами от клиентов или внутренних клиентов.
Инвестируйте в инструменты и технологии
Любое рабочее место может выдержать одно- или двухнедельный эксперимент, когда сотрудник отсутствует. Это похоже на то, как он отдыхает или болеет.
Но если вы предполагаете, что члены вашей команды будут работать в течение нескольких месяцев и сохранят свою нормальную производительность, тогда вы должны быть готовы сделать хотя бы минимальные инвестиции в аппаратное и программное обеспечение.
Вот что вам будет нужно для удаленной работы:
- Основы: высокоскоростной Wi-Fi, хорошее эргономичное кресло, внешняя клавиатура, мышь и монитор для ноутбука или планшета.
- Для программного обеспечения для проведения видеоконференций рассмотрите множество бесплатных или недорогих вариантов. Эти программы хорошо знакомы в нашей стране: Zoom, Skype, Microsoft Teams.
Подберите программное обеспечение для совместной работы и управления проектами: Basecamp, Asana, Wrike, Google Disk.
Учитывайте особенности сотрудников
Добросовестным сотрудникам легко оставаться ответственными и дома, а менее дисциплинированных нужно контролировать больше.
Личные качества позволят некоторым совершить переход без проблем, а кому-то будет сложно организовать себя, оказавшись в плену своей многочисленной семьи или тотальной свободы.
