В цифровую эпоху электронная почта стала не просто средством связи, а вполне значимым трудовым инструментом. Популярность цифровой коммуникации возросла в период пандемии, что заставило обратить внимание на качество ее применения. Эксперты указывают на тот факт, что даже опытные офисные сотрудники зачастую демонстрируют не самые впечатляющие результаты умения пользоваться имейлом. Все дело в том, что есть неочевидные для многих аспекты применения этого средства общения, которые имеют огромное значения с точки зрения делового этикета.
Вот лишь несколько советов, которые помогут пользователям электронной почты добиваться максимально полезного эффекта от деловой переписки.
Четкая формулировка темы
Желательно, чтобы получатель по заголовку понял, о чем идет речь. Лаконичное и в то же время содержательное указание темы повысит шансы на прочтение письма. Если адресату изначально необязательно с ним знакомиться и он ради экономии времени читает только наиболее важные сообщения, то цепляющий внимание заголовок будет вполне уместен.
Уместное название адреса
Использовать стоит либо корпоративные адреса как представляющие компанию, либо свой рабочий адрес. Выбор названия адреса должен соответствовать деловому стилю. Он может отражать и род деятельности, и должность, и непосредственно имя автора.
Классические шрифты
Оформление текста тоже ориентируется на сдержанный деловой стиль. Это не тот случай, когда нужно проявлять креативность и творческую фантазию. Текст должен быть удобным для чтения прежде всего по своему формату – то есть с наиболее распространенным классическим шрифтом наподобие Times New Roman или Arial. Это же касается и размера. Если речь идет об ответном письме, то беспроигрышным вариантом станет применение того же стиля, что и в полученном сообщении.
Осторожная рассылка
Функцией «ответить всем» многие пользуются небрежно в том смысле, что допускают получение письма даже коллегой, которого тема не затрагивает. Во многом эта практика и привела к ответной реакции игнорирования электронных писем, когда они приходят в большом количестве и все больше походят на спам. Чтобы не заработать себе репутацию такого корпоративного спамера, каждый раз стоит проверять список получателей на соответствие их рабочих интересов содержанию письма.
Минимум восклицательных знаков
Эмоции, в принципе, не лучшее средство коммуникации в деловых средах, но и полностью исключать их не стоит. Например, один восклицательный знак может использоваться изредка, но превышение их количества должно быть строго обоснованным. В любом случае частое применение таких коммуникационных сигналов их просто обесценивает, и в нужный момент получатель уже не придаст таким знакам должного значения.
Ответы на «ошибочные» письма
Даже если письмо пришло по ошибке, то есть не по тому адресу, не нужно его игнорировать. Стоит написать в ответе, что отправитель ошибся, и например, пожелать хорошего дня. Это важный жест, благодаря которому автор письма точно поймет, что ошибся, и оперативно сможет исправить ситуацию. Возможно, он и сам зафиксировал ошибку в выборе адресата, но если этого не случилось, он может потерять много времени из-за напрасного ожидания ответа с самыми разными последствиями.
Тщательная проверка содержимого
Конечно, и со своей стороны нужно быть предельно внимательным и в составлении письма, и в указании адресата. Особенно если речь идет о важных параметрах сделки с указанием множества фактов, характеристик и показателей.
Отдельное внимание уделяется самому тону письма. Он должен быть нейтральным с акцентами доброжелательности, выраженными в привычных фразах приветствия, благодарности, прощания и т.д.
