Насколько хорошо мы умеем управлять собственным временем? Как правило, большинство людей отвечают на данный вопрос отрицательно. Многие ощущают себя перегруженными; им приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Или же постоянно возникают какие-либо сложности или кризисы, которые привносят в жизнь большое количество стресса. И из-за чрезмерного напряжения не получается должным образом управлять собственным временем.
Приемы тайм-менеджмента известны многим. Однако иногда бывает сложно определить те ошибки, которые мы совершаем, и определить, каким образом можно их исправить. О наиболее распространенных промахах в управлении временем сегодня мы и поговорим.
Неумение следовать списку дел
Данная ошибка приводит к тому, что у человека возникает неприятнейшее ощущение: как будто бы он забыл выполнить важную часть работы. Как правило, происходит такое с людьми, которые плохо составляют списки задач; составляют, однако не следуют им; или же вовсе не склонны усложнять себе жизнь перечнем необходимых дел.
Составляя список задач, стоит помнить: записи для особенно крупных проектов нередко соблюдаются плохо, так как формулировки в них часто оказываются расплывчатыми. Например, человек может записать одну из задач: "Начать планировать бюджет". Однако что это означает на деле? Какие именно шаги должны быть предприняты? Отсутствие подробностей приводит к тому, что планирующий будет медлить, или же пропускать ключевые шаги. Поэтому стоит убедиться в том, что крупные проекты разбиваются на мелкие подзадачи.
Неумение справляться с отвлечениями
Знаете ли вы о том, что некоторые люди могут терять до двух часов в сутки только лишь из-за отвлечений? Стоит только представить, сколько всего можно переделать, если бы вернуть это время назад!
Будь то электронная почта, болтливый коллега или же постоянно звонящий телефон - отвлекающие факторы мешают достичь нам нужной концентрации на работе. Поэтому, если требуется обрести контроль над собственным временем - крайне важно минимизировать отвлекающие факторы и научиться справляться с отвлечениями. Также стоит поработать и над тем, чтобы улучшить концентрацию внимания.
Многозадачность
Можно пытаться писать электронные письма, одновременно разговаривая по телефону с клиентами, и считать, что это - самое оптимальное использование собственного времени. Однако правда в том, что при подобном подходе можно потратить гораздо больше сил. Многозадачность отнимает немало энергии и времени только потому, что приходится переключаться с одного дела на другое.
Именно поэтому о ней лучше всего позабыть, постаравшись сосредоточиться на одном виде деятельности. Это позволит трудиться более качественно. А также сэкономить существенное количество времени - ведь не придется тратить его на переключение с одного дела на другое.
Отсутствие перерывов
Можно считать себя славным работником, трудящимся по 8-10 часов кряду. Однако нельзя должным образом сосредоточиться и выполнить дело качественно, если не давать мозгу отдохнуть и перезарядиться. Так что не стоит расценивать перерывы как "пустую трату времени". Именно они обеспечивают нервной системе необходимый ей отдых. А это позволяет мыслить творчески и работать эффективно.
Если вам сложно оторваться от работы, то перерывы можно запланировать. Например, установив будильник в качестве напоминания. Пятиминутный перерыв следует делать хотя бы раз в час или два. Также не стоит забывать и о достаточном времени для обеда. Ведь невозможно трудиться эффективно в состоянии голода.
Взваливание на себя большого количества дел
От этой ошибки страдают люди, которым слишком сложно сказать "нет" окружающим. У них, как правило, очень много проектов и обязательств, которые непременно необходимо выполнить как можно скорее. Приводит это к снижению производительности, стрессу, а в конечном итоге и к нежеланию трудиться.
Часто страдают от этой ошибки и те, кого принято называть "микро-менеджерами": эти люди концентрируют внимание на разного рода мелочах, однако не видят за ними целостной картины. Подобные люди хотят выполнять всю работу самостоятельно. Если же этого им не удается, то они контролируют каждую деталь, так как не доверяют другим работникам.
В любом случае, на все это может уходить немало времени. Выход здесь простой - научиться говорить "нет" и правильно расставлять приоритеты.
Прокрастинация
Люди нередко медлят с выполнением важных задач. Когда необходимые дела откладываются, может возникать чувство вины, разочарования в самом себе. Именно поэтому от прокрастинации необходимо избавляться в самом зародыше, поскольку этот недостаток может превратиться в настоящего монстра, истребляющего любые возможности стать продуктивным.
Кстати, прокрастинация может выражаться и в плохой концентрации на задаче. Например, человек вроде бы сидит за компьютером и занимается работой. Однако все это - лишь видимость. В действительности его мысли далеки от дел, и он витает где-то в облаках - точно так же, как скучающий ученик на уроке математики. И если в этом случае школьника ждут плохие оценки, то у взрослого человека прокрастинация вызывает намного более серьезные последствия. Невыполненная в срок работа приводит к затягиванию сдачи проектов, ухудшению показателей в работе и, в конце концов, к финансовым проблемам.
Малоэффективное планирование
Одни люди лучше всего трудятся утром. Другие обнаруживают, что у них усиливается продуктивность ближе к ночи. У всех нас разные ритмы, и для каждого существует свое время, когда он ощущает себя наиболее эффективным.
Свое время можно использовать наилучшим образом. Для этого стоит планировать самую сложную работу на те промежутки, когда у вас больше всего сил и энергии. А во время "простоя" заниматься простыми задачами, для которых не требуется особых усилий.
Зависимость от занятости
Некоторые люди жить не могут, если не находится в суете и спешке. Они обожают всевозможные дедлайны, груды документов, горы электронных писем, безумные гонки на совещания... Все это позволяет ощутить всплеск адреналина. Однако таким образом проявляется зависимость, и она редко является спутницей настоящей эффективности. И приводит подобный подход только к стрессу, так как реальных результатов труда не видно. Вместо этого стоит замедлиться, и постараться уделять важным делам столько внимания, сколько требуется.
