Иногда коллективы не укладываются в дедлайн или не успевают справиться с обширным списком задач. Будь то команда из 2-3 человека или крупная корпорация, менеджер по проектам, имеющий подходящие инструменты управления, может правильно распланировать работу сотрудников, благодаря чему каждый сделает больше, чем без умелого руководства. Практически каждая команда может получить выгоду от руководителя по проектам. Вот причины, по которым маркетинговые компании нуждаются в этом сотруднике.
Планирование
При четкой формулировке задач и расписании сотрудники будут работать более эффективно, но не все достаточно дисциплинированны, а некоторые не успевают спланировать свою деятельность. Это может привести к тому, что некоторые мелочи в проекте будут упущены, или какие-то мероприятия будут заканчиваться в спешке в последнюю секунду.
Если речь идет о большой компании, то при создании серии рассылок или настройке рекламы часто упускается из виду необходимость корректуры. Каждый сотрудник знает, что необходимо делать, при этом считает, что не допускает ошибок. Однако при большой загруженности и желании как можно быстрее завершить проект есть высокая вероятность ошибиться.
Как меняет ситуацию наличие менеджера по проектам?
Если в команде есть руководитель проекта, он будет управлять графиком сотрудников и распределять обязанности, указывать, каким заданием вы должны заняться сейчас. Это сделает работу намного более организованной, к тому же придется меньше беспокоиться. При грамотном руководстве у сотрудников падает уровень стресса хотя бы от осознания того, что они не пропустили ни одной задачи, при этом сэкономили массу времени.
Успешное сотрудничество в коллективе
Если в компании несколько команд, но планируется их совместное сотрудничество для создания одного проекта, менеджер должен быть в центре внимания. Вам необходим человек, который поможет обеспечить успешную совместную работу над проектами, поэтому должность менеджера по проектам не может пустовать. Это позволит работать без сбоев и гарантировать, что все кусочки будут собраны в единое целое, ни один сотрудник не упустит важных деталей.
Например, даже рассылка электронных писем может потребовать работы нескольких человек. Если у вас есть и дизайнер, и копирайтер, то в идеале потребуется еще один человек, который будет синхронизировать их работу. Все сосредоточены над своими задачами. Каждый сотрудник предполагает, что все остальные сделали свою работу правильно. Менеджер по проектам сможет вовремя заметить любые проблемы, поскольку он должен знать, каким будет конечный результат.
Коллективы, в которых присутствует руководитель проекта, обычно с первого раза делают работу правильно, возможно, иногда с небольшими изменениями. Поскольку руководитель находится в центре команды, он всегда может проконтролировать, кто над чем работает, чтобы убедиться, что все идет без проблем.
В обязанности менеджера по проектам входит назначение задач для конкретных членов команды. Руководителю необходимо объяснить задачу только одному человеку, поскольку менеджер самостоятельно скорректирует работу всех сотрудников. Это сэкономит гораздо больше времени по сравнению с тем, чтобы давать задачи всем сотрудникам индивидуально, а затем следить за их работой.
Коммуникация
Связь между членами команды является наиболее важной частью успешной работы над проектами. Менеджер — это сотрудник, в задачи которого входит коммуникация со всеми членами команды. Руководителей проектов необходимо рассматривать, как представителей начальства в команде. Иногда им приходится преследовать отстающих сотрудников, чтобы добиться командных целей, но это необходимо для того, чтобы работа над проектами проходила сложено и завершилась в срок. Необходимо наделить менеджера проекта такими полномочиями, чтобы его требования воспринимались сотрудниками, как если бы им давал задачи руководитель компании.
Если у вас нет сотрудника, занимающегося коммуникациями внутри команды, вы рискуете запустить процесс наподобие игры "испорченный телефон", где сведения могут потеряться при передаче от человека к человеку. Если возникает путаница, то один сотрудник думает, что другой должен выполнить определенную работу, но тот даже не подозревает об этом.
Недопонимание недопустимо для проектов, над которыми работает несколько человек. Назначение менеджера, который контролирует работу каждого сотрудника, всегда оставляет руководителя в выигрыше. Важна не только коммуникация между членами команды, но и внешняя связь с заинтересованными лицами.
Другие задачи
Некоторым компаниям приходится многократно отправлять электронные письма, чтобы получить от своих клиентов и партнеров то, что необходимо. Иногда важно получить одобрение на что-то, а работа не может продвигаться вперед, пока не придет ответ.
Такие моменты достаточно сложно отследить, на это требуется много времени. В задачи менеджера по проектам входит работа с клиентами, поэтому его присутствие освобождает руководителя компания от этой работы. Необходимо отправить только одно письмо, а остальные взаимодействия находятся под контролем менеджера.
