Рубрики

Под руководством импровизатора: как облегчить работу подчиненным неорганизованного босса

У всех нас есть моменты «многозадачной перегрузки», особенно у менеджеров. Но работа с постоянно дезорганизованным боссом может раздражать и даже вредить производительности сотрудников. Когда начальник дезорганизован, это может привести к частичным проектным запросам, дезинформации, пропущенным или неправильным срокам и «общему беспорядку».

Что означает «дезорганизованный руководитель»?

Кэтрин Брукс, исполнительный директор отдела личностного и карьерного роста в университете Уэйк Форест и автор книги «Вы специализировались в чем?:Планирование вашего пути от колледжа до карьеры" говорит, что слово «дезорганизованный» может означать несколько вещей: «Это может быть неспособность увидеть общую картину и стратегически подойти к решению проблем; трудности с запоминанием важных сроков, встреч, проектов и т. д.; или неспособность установить цели и расставить приоритеты, что важно для офиса».

«Импровизатор»

«Импровизатор» - это еще один тип неорганизованного босса. Этот руководитель ничего не планирует заранее, ему свойственна спонтанность. Он может быть искусным в реакции и импровизации на месте, но в конечном итоге вы понимаете, что он скрывает свои следы, а не прокладывает путь. Он требует от своей команды изобретать велосипед снова и снова, потому что нет времени на тонкую настройку процессов, когда вы всегда находитесь за поворотом.

Если это ваш начальник, вы и весь коллектив, вероятно, выполняете слишком много лишних движений: торопитесь уложиться в сроки, изо всех сил пытаетесь исправить ошибки, которые легко предотвратить, и упускаете возможности, которые требуют некоторого предвидения.

«Констриктор»

Третий тип неорганизованного руководителя - «конструктор». Этот босс не делегирует. Причины варьируются от альтруистских («защищающих» свою команду) до высокомерных (только он может сделать это «правильно»).

Четвертый и последний тип дезорганизованного менеджера называется «колеблющимся». Этот руководитель не может принимать решения и двигаться дальше, а тем более поддерживать их. Он избегает принятия решения, пока его не заставят. Он сам догадается, а затем снова передумает. Ни одно решение не является твердым.

Вот несколько советов по работе с неорганизованным боссом.

Сосредоточьтесь на сильных сторонах вашего руководителя

Может быть, он или она не организованны, но, возможно, они действительно хороши в обслуживании клиентов. Может быть, ваш начальник - творческий мыслитель и придумал отличные идеи. Или он по какой-то причине может помочь вам в повышении. Начав с некоторых позитивных моментов, вы будете лучше настроены справляться с проблемами их дезорганизации.

Предоставляйте всю информацию в письменном виде

Попытайтесь поместить свои мысли в электронные письма для вашего босса. Подробные голосовые сообщения или смутные тексты усугубят ситуацию.

Расставляйте приоритеты

Сначала начните разговор с наиболее важных вопросов, если обсуждение отклонится. Никогда не сокрушайте неорганизованного босса слишком большим количеством проблем одновременно. Упомяните лично и в письменном виде следующие несколько вопросов, которые необходимо обсудить.

Решайте проблемы

Посмотрите, где и как дезорганизация вашего босса больше всего влияет на вас, и оцените, есть ли способы улучшить. Например, если ваш начальник не отвечает на ваши электронные письма, а затем говорит, что не получил (или потерял / забыл) их, начните запрашивать подтверждение того, что они были прочитаны, и включайте четкие запросы времени и даты.

Упрощайте

Вы можете помочь своему боссу и, следовательно, себе, если вы делаете ваши потребности и проекты легкими для понимания. Выбирайте ясность, а не сложность. Не будьте расплывчатыми ни в одном из ваших сообщений. Последнее, что вы хотите сделать, это добавить путаницу в его ошеломленное состояние.

Уточните, прежде чем делегировать

Не следует слепо выполнять запутанные приказы и распространять замешательство среди своих коллег или сотрудников. Если, например, ваш босс выделяет различные приоритеты дважды в течение одного часа, вам лучше сначала получить разъяснения. Возможно, вы сможете помочь своему боссу определиться с наиболее важным.

Относитесь к своему руководителю так же, как к важному клиенту

Будьте уважительными и управляйте взаимодействием. Используйте напоминания, списки, чтобы следить за работой, которую вы вносите на суд вашего руководителя. Например, вопросы по электронной почте и документы, представленные на рассмотрение, чтобы убедиться, что они не остаются незамеченными.

Планируйте заранее

Запланируйте встречи, а не врывайтесь, когда вам что-то нужно. Ваш начальник будет лучше подготовлен и с меньшей вероятностью будет дезорганизован и отвлечен. Если вам нужно, чтобы ваш начальник что-то проверил, постарайтесь смягчить влияние внешних посторонних, сначала поговорив с секретарем. Если ваша встреча имеет решающее значение, спросите, можно ли ее провести в соседнем конференц-зале, чтобы избежать постоянного парада коллег.

Предложите свою помощь, когда сможете

Если вы знаете, что надвигается проект, и он не обсуждался, выделите время, чтобы встретиться с вашим боссом и спросить, чем вы можете помочь. Вы должны попросить своего босса делегировать вам конкретные проекты или части проектов.

Планируйте заранее

Спросите своего босса заранее о трех ключевых моментах, которые он хочет сделать на любом важном совещании и подготовьте повестку дня накануне. Рассмотрите это со своим боссом и получите обратную связь заранее. Потратьте несколько минут на пути к встрече, чтобы обсудить стратегию. Если вы созвали собрание, начните с указания его цели.

Будьте лаконичны

Знайте, как подготовить резюме и не общаться на встречах или в электронных письмах. Дезорганизованные люди могут переваривать только небольшие фрагменты информации за один раз, и это не имеет ничего общего с интеллектом.

Планируйте свои дни соответственно

Если ваш начальник регулярно просит вас помочь ему найти неуместные предметы или объявляет «чрезвычайные ситуации» в последнюю минуту - запланируйте время в вашем ежедневном календаре. Дайте себе шанс, чтобы кризис вашего босса не стал вашим.

Предлагайте помочь с должностными инструкциями

Неорганизованные боссы могут нанести ущерб вашему отделу, если роли четко не разграничены. Предложите помощь в создании или пересмотре должностных инструкций, если это возможно, чтобы избежать хаоса и территориализма. Худшее, что может случиться, - это то, что вы получите «нет, спасибо». Лучшее, что может случиться, - это то, что вы не допустите, чтобы дезорганизация распространилась на задания сотрудников, которые вызывают замешательство и конфликт.

С уважением (и осторожно) противостоять своему боссу

Как можно скорее поделитесь своими проблемами со своим руководителем. Не ждите, пока вы не будете готовы взорваться. Объясните влияние его неорганизованности (в таком порядке): на работу, организацию в целом, конкретную команду и самого руководителя. Такой подход делает обратную связь менее личной.