Когда речь идет о тайм-менеджменте, имеется в виду умение управлять временем, применяя специальные методы и техники. На самом деле это целая наука. Сегодня рациональное распоряжение временем стало как никогда актуальным, поскольку наша жизнь постоянно ускоряется. А тайм-менеджмент является помощником в планировании и экономии ресурсов.
Принципы тайм-менеджмента
Все методы управления временем можно свести к трем основным компонентам:
- Приоритизация. Сначала следует определить, до какой степени задача является срочной, важной, сложной. И лишь после этого начать ее выполнять.
- Планирование. Надо понять, когда требуется решить задачу и какое время на это нужно потратить.
- Структурирование. Нужно осознать, каким образом будут отслеживаться и само выполнение, и результаты.
В основном техники тайм-менеджмента основываются на приоритизации и структурировании. Небольшая часть из них - это сочетание всех трех принципов. Рассмотрим наиболее эффективные из методов, позволяющие все успеть.
Подготовка с вечера
Этот способ подходит для людей, которые с большим трудом поднимаются с постели ранним утром. Им нужно по окончании рабочего дня записать задачи (личные и производственные) на следующий день. Так можно охватить мысленным взором свою завтрашнюю нагрузку и спокойно, без спешки, распределить ее. С вечера можно составить план задач, приготовить рабочую одежду, обед, чтобы взять с собой.
Хотя бы несколько минут
Данный метод - помощник в борьбе с прокрастинацией, когда человек откладывает на потом даже срочные и важные дела. Когда душа не лежит ни к какому делу, нужно начать хотя бы с пяти-десяти минут. Таким образом, человеку как бы дается возможность передумать. Тем самым у него возникает чувство, что он контролирует ситуацию. Он уже не думает, что вынужден делать то, чего ему делать совсем не хочется. И тогда работа пойдет легче.
Дедлайны
Если вы ставите себе четкие сроки для завершения дела, то это является стимулом для того, чтобы работать быстрее, а также помогает справляться с прокрастинацией. Дело сдвигается с мертвой точки, даже если человек ставит себе дедлайн самостоятельно. Однако практика показывает, что лучше работают все же внешние дедлайны, установленные начальником или конкурсной комиссией. По части личных дел в качестве внешнего куратора могут выступить друзья, родственники или коллеги.
Поедание "лягушки"
Этот способ заключается в том, чтобы с самого утра приступать к решению той задачи, которая вам наиболее неприятна. Он основан на том, что в утренние часы мозг загружен гораздо меньше, нежели в дневные, и это позволит проще "расправиться" с трудным делом. А после этого все остальное покажется сущим пустяком.
Мелкие задачи
Этот метод - антагонист предыдущего. Он предполагает первоначальное выполнение мелких задач, для которых требуется не более двух-трех минут. Это может быть, например, проверка оборудования или почты, отправление запросов и распределение задач среди подчиненных.
Автофокус
Этот подход целесообразно применять к тем задачам, которые не предполагают дедлайна. Сначала все задачи выписываются в один список. Затем его следует медленно прочитать и определить ту из них, которую вам захочется выполнить в данный момент. Ее объем в данном случае значения не имеет. Здесь важно исключительно ваше желание. Если вы смогли сегодня справиться с этим делом, оно вычеркивается. Если нет - переносится в конец списка, который читается снова.
Один промежуток времени - одна задача
Специалисты утверждают, что в интеллектуальном труде многозадачность не действует эффективно. Если работник в одно и то же время делает не одно, а несколько дел, относящихся к интеллектуальным, то это не идет на пользу. Так, если читать и разговаривать по телефону, то содержание разговора, как и прочитанное, запоминается хуже. Кроме того, трудно определить, что из полученной информации было важным, а что не стоит особого внимания. Если же в конкретный временной промежуток решать одну задачу, то с ней можно справиться гораздо лучше.
Деление большой задачи
У этой техники есть и такие названия, как "поедание слона по кусочкам" и "поедание салями". Большой объем задачи может испугать. Чтобы легче справиться с ней, рекомендуется разбить ее на части, на небольшие этапы. Так, выражение "запуск нового проекта" довольно громкое. Но если конкретизировать его, то все будет выглядеть куда проще. Например, "начать изучение аудитории" - "побеседовать с коллегами по пунктам исследования" - "проанализировать итоги" - "сформировать модель, основанную на результатах работы". Теперь миссия уже не кажется невыполнимой.
Принцип девяти дел
В основе данного метода лежит иерархия задач. Он предполагает, что в продолжение дня необходимо справиться с одной крупной задачей, тремя поменьше, и пятью мелкими. В качестве большой задачи можно назвать подготовку к переговорам с потенциальными клиентами. А в качестве более простой - покупку корма для домашнего питомца. Таким образом, вы не упустите из виду и домашние дела.
