Рубрики

Профессионализм в мелочах: как грамотно отвечать на телефонные звонки в офисе

Даже в наше время, когда популярны электронные письма и текстовые сообщения, телефонные переговоры и звонки в бизнесе не теряют своей актуальности. Любому бизнесмену следует помнить, что грамотно отвечать на телефонные звонки в его офисе должен не только администратор, но и любой человек. Потому что никто не дает гарантии, что в нужный момент человек, ответственный за телефонные звонки, будет на месте. Как же надо правильно отвечать на звонки в офисе?

Быстрая реакция и доброжелательность

Итак, первое, о чем следует помнить - быстрота реакции. На телефонный звонок в офисе следует отвечать до третьего гудка. Не стоит заставлять человека, который может быть вашим бизнес-партнером, ожидать на том конце трубки, слушая длинные гудки.

Голос человек, отвечающему на звонки, чаще всего становится первым впечатлением от компании в целом. Поэтому нужно отвечать предельно вежливо и доброжелательно.

Следует помнить, что это не личный звонок и отказаться от слов "Привет" и "Алло". В первую же минуту необходимо идентифицировать себя, то есть поприветствовать звонящего и назвать полное наименование фирмы или офиса. Подобное приветствие сразу же располагает к себе и настраивает на рабочий лад, а позвонивший вам человек тут же понимает, что он связался с профессионалами своего дела.

Все внимание - словам

Чтобы человек, позвонивший в офис, понял все, что ему говорят, необходимо говорить четко, сохранять умеренную громкость голоса и, по возможности, произносить слова помедленней, чем в обычной разговорный речи.

Ни в коем случае нельзя при телефонном разговоре в офисе употреблять модные или жаргонные словечки. Вместо "окей", "все путем" допустимо использовать только фразы "хорошо" и "конечно". А если в вашей разговорной речи присутствуют слова-паразиты, то необходимо за речью при ответе на звонок следить самым тщательным образом, чтобы эти слова не промелькнули в вашем ответе звонящему в офис человеку.

Необходимо расширять свой словарный запас, наполняя его позитивными фразами, располагающими клиентов к вашему бизнесу. Даже если человек, отвечающий на вопрос позвонившего, не знает точного ответа на него, ему не следует говорить "не знаю". Лучше заменить эту фразу на более приятно окрашенную "я обязательно уточню этот вопрос для вас".

Уточнение и внимание

Если позвонивший человек назвал, к примеру, фамилию, а вы точно не запомнили ее, попросите его повторить имя. Лучше вы переспросите и запишите правильное имя клиента, чем столкнетесь с неловкостью, когда ошибетесь при обращении к нему.

Если человек оставил сообщение на автоответчике, необходимо перезванивать ему в ту же минуту, как вы прослушали его. Нет ничего более губительного для репутации бизнесмена, чем неотвеченные сообщения.

Не следует включать громкую связь при разговоре с позвонившим в офис. У человека может возникнуть впечатление, что вы заняты другими делами и он отвлекает вас от работы, а вы не уделяете именно ему должного внимания.

Ну и самое главное, как уже говорилось ранее - необходимо научить правильно отвечать на звонки абсолютно всех людей, работающих в вашем офисе. Вполне может быть, что ответить на срочный звонок придется тому, кто никогда этого не делал. А его неправильное поведение при этом может лишить вас важного клиента.