Каждый из нас сталкивался с необходимостью вести деловую переписку. Если вам не так много лет, и у вас еще не было работы, то вспомните свой стиль общения с педагогами. Естественно, это должно быть сдержанное и социально приемлемое поведение при разговоре или переписке с собеседником. Некоторые правила деловой переписки, о которых пойдет речь в этой статье, никогда не потеряют своей актуальности. Давайте рассмотрим их подробнее и возьмем себе на заметку.
Электронный этикет
Несмотря на то, что сейчас все деловые переписки проходят в интернете и с помощью электронных устройств, не стоит пренебрегать нормами делового этикета. Знание и использование этих норм очень ценно не только для карьеры человека, но и для его социальной жизни в целом.
А вы задумывались о том, правильно ли вы ведете деловую переписку? У меня часто бывало так, что с постоянным деловым партнером, с которым мы в хороших отношениях, хотелось поставить смайлик в конце предложения или перевести тему на то, что не относится к работе. Было ли у вас также? Давайте рассмотрим несколько простых советов, о которых нужно всегда помнить при ведении деловой переписки.
Знайте свою аудиторию
Уверена, что вы не будете общаться со своим начальником так же, как со своим товарищем. Переписка по электронной почте – не исключение. Несмотря на то, что у вас нет зрительного контакта с собеседником, у вас тем не менее проходит общение (деловое общение, что немаловажно!).
Эксперты рекомендуют всегда знать свою аудиторию. Первые вещи, которые вы должны знать – пол и возраст вашего собеседника. Эти вещи очень важны не только при ведении беседы, но также и при окончании письма. Так, например, в конце вы можете обратиться на «Вы» к тому, кто старше вас или подписать письмо иначе, если общаетесь со своим ровесником.
Так как на работе мы не всегда знаем возраст человека, а спрашивать может быть неуместно (и не только у женского пола), то для подстраховки лучше сохранять формальный тон общения. Вы точно не обидите человека, обращаясь к нему на «Вы». Наоборот, это покажет ваше уважение к нему. Представьте, как вам будет неловко, если после обращения на «ты» вас резко поставят на место. Думаю, в таком положении никто не хочет оказаться.
Конечно, если кто-то (схожий с вами по годам) обращается к вам в неформальном тоне, то это совсем другое дело. С иной стороны, слишком формальный тон может сделать вас высокопарным. Самым верным решением будет не переступать грань формальности первым. Посмотрите, как будет вести себя человек, и если он первым предложит избавиться от формального тона, то вы смело можете поддержать его предложение.
Свой стиль общения
Работа с электронной почтой вовсе не означает, что вы можете использовать свободный стиль общения. Деловой стиль письма никогда не перестанет использоваться людьми, просто потому что так принято в деловой сфере. Представьте, если все начнут фамильярничать, то о каких серьезных делах может идти речь?
Имея свой собственный стиль, вы будете выглядеть в глазах собеседника настоящим профессионалом, который соблюдает деловой этикет и умеет разграничивать работу и личное. Поверьте, порой добиться такого отношения к себе бывает не просто, не говоря уже о том, чтобы вернуть прежнее расположение собеседника.
Все, что вы пишете, может по-другому восприниматься вашим адресатом. Так, например, некоторые эвфемизмы и орфографические различия на цифровом экране два человека могут принять по-разному. Помните о различиях в культуре, особенно при общении с иностранными клиентами. Эксперты приводят следующие примеры: при текстовой переписке, столкнувшись с сарказмом, американцы в два раза чаще прямо просят разъяснений, в то время, как англичане в 31% случаев просто игнорируют это. Да, и вообще, очень важно проявлять уважение к любому человеку, с кем вы ведете переписку.
Правильный выход
Можно оттягивать окончание переписки, т.е. «уходить по-ирландски». И, конечно, это будет выглядеть привлекательнее, чем резкое прекращение разговора. Но умение вежливо сказать собеседнику, что вам пора идти, дорогого стоит. Да, возможно, с другой стороны могут оскорбиться вашим поведением, но если вы грамотно преподнесете свою информацию, то этого можно будет избежать. Да, и вообще, я считаю, что в бизнес-сфере нет места обидам.
Тем не менее окончание диалога человек воспринимает как оскорбление в зависимости от возраста. Согласно недавнему исследованию этикета, почти 50% людей в возрасте от 45 до 65 лет всегда предупреждают своего собеседника о прекращении беседы. В то время, как только 1/3 молодежи 18-25 лет так делают. Большинство из них просто уходят по своим делам, не считая нужным оповестить своего собеседника. Как по мне, так это очень неуважительно. Какой бы ни была ситуация, можно и нужно найти минуту, чтобы написать простую фразу: «Извините. Срочно надо отойти».
А когда вы уже решили, что переписка подошла к концу, то можно воспользоваться простым «До свидания!». Это вполне допустимое окончание разговора, после которого вы не будете сомневаться в правильности написанного. Возьмите за привычку всегда прощаться с собеседником, это показывает ваши хорошие манеры.
Здесь стоит сказать о правильной подписи ваших деловых писем. Подпись «С уважением, фамилия имя» - самый простой и распространенный вариант, который не имеет никакой стилистической окраски. Лично я так и подписываю все свои письма на электронной почте. А вот предложение в конце «С наилучшими пожеланиями» вряд ли подойдет для деловой переписки. В контексте бизнес-беседы всегда полезно писать в конце свое полное имя, номер телефона и должность. Например: «Иван Иванов, интернет-маркетолог +8 900 000 00 00».
Эксперты говорят: «В то время, как языковые нормы входят и выходят из моды, то уважение, внимание к собеседнику и хорошие манеры всегда будут актуальны». И я полностью согласна с этим мнением, а вы?
