Пандемия коронавируса изменила нашу привычную жизнь. Люди теперь вынуждены оставаться дома и соблюдать социальную дистанцию. Это сильно повлияло на весь рабочий процесс, в том числе и на переговоры. Мы больше не можем собраться в одной комнате, сесть за общий стол и обсудить рабочие вопросы. Теперь нам приходится связываться друг с другом с помощью видеоконференций. Но не всегда удаленное общение оказывается продуктивным. Можно ли увеличить эффективность таких онлайн-собраний? Да, расскажем ниже о советах, которые помогут вам провести продуктивную видеоконференцию.
Начните с неформального разговора
Помните, что все ваши коллеги тоже практически не имеют опыта удаленной работы. Видеоконференции для них - это что-то новое и малоизвестное. Поэтому они наверняка сильно волнуются перед онлайн-совещанием. Чтобы разрядить атмосферу, постарайтесь начать переговоры с небольшой неформальной беседы. Вы можете похвалить сотрудников за надлежащий внешний вид, спросить об их настроении и последних новостях.
Обратите внимание и на обстановку, в которой работает человек. Может быть, за его спиной висит красивая картина или семейная фотография. Такой обмен любезностями в начале видеоконференции поможет снять напряжение и добиться взаимопонимания.
Выберите подходящее место для видеосвязи
Вам стоит обратить внимание и на собственную домашнюю обстановку. Некоторые вещи, мебель или элементы дизайна могут отвлекать ваших собеседников. К тому же рабочее место должно соответствовать вашей должности. Не устоит устраивать онлайн-переговоры из своей ванной или детской комнаты. Для видеоконференции лучше выбрать рабочий кабинет, столовую или спальню. Уберите из зоны видимости камеры разбросанную одежду, посуду и другие вещи, отвлекающие внимание. И попросите домочадцев не заходить в комнату, пока вы работаете.
Установите зрительный контакт
Во время любого разговора важно устанавливать зрительный контакт со своим собеседником. Видеоконференции не стали исключением. Это повышает доверие к вам, помогает быстрее найти общий язык. Но для установления зрительного контакта во время онлайн-переговоров недостаточно просто смотреть в глаза собеседнику. Для этого нужно направить свой взгляд на камеру. Тогда человеку, связывающемуся с вами, будет казаться, будто вы смотрите на него.
Сконцентрируйтесь только на разговоре
Старайтесь избегать многозадачности. Добиться ее в условиях видеоконференции достаточно сложно. Сконцентрируйтесь на разговоре. Откажитесь от отправки электронных писем или любой другой рутинной работы. Это ухудшит ваши навыки переговорщика. Ваши собеседники сразу же заметят, что вы отвлекаетесь. Вы будете чаще запинаться, делать паузы в словах и отвлекаться от беседы. Из-за этого люди перестанут вас слушать и тоже начнут заниматься посторонними делами. Все это снизит продуктивность всех участников переговоров.
Сделайте ставку на положительные аспекты
Не стоит начинать разговор с критики, обсуждения неудач и чьих-либо ошибок. Это сильно подорвет моральный дух коллектива, что негативно скажется на продуктивности. Собеседники, расстроенные из-за критики, просто перестанут вас слушать. Поэтому разговор нужно начинать с положительных аспектов. Похвалите своих сотрудников, поблагодарите их за совместную работу. Сделайте акцент на положительных результатах вашей компании. И только потом переходите к обсуждению недостатков. Тогда собеседники легче воспримут неприятные новости.
Избегайте иллюзии "говорящей головы"
"Говорящей головой" принято называть человека, который сидит слишком близко к камере. Из-за этого его собеседник не видит на экране ничего, кроме его лица. Психологически разговаривать в таких условиях достаточно сложно. Поэтому вежливо попросите своих сотрудников сесть подальше от камеры, чтобы вы могли видеть не только их лицо, но и часть корпуса. Это поможет вам лучше понимать их мимику и жесты. И конечно, не забывайте следить за собой. Вы тоже не должны сидеть слишком близко к камере.
Создайте доверительную атмосферу
Чтобы обсуждение было продуктивным, важно создать доверительную атмосферу. Собеседники не должны бояться высказывать свои мысли. Если вы видите, что кто-то из них слишком зажат и отмалчивается, перед следующей видеоконференцией вам стоит поговорить с ним один на один. Узнайте, что мешает ему расслабиться, и постарайтесь помочь.
Потренируйтесь в создании видеоконференции перед началом переговоров
Если вы недостаточно хорошо разбирайтесь в функционале программы, лучше провести тестовую видеоконференцию. Попросите сотрудников собраться на 5-10 минут. Убедитесь, что все они имеют хорошее интернет-соединение.
Готовьтесь к видеоконференции в привычном для себя темпе
Если вы хотите, чтобы видеоконференция прошла эффективно, вы должны проводить ее так же, как и обычные переговоры. Не давайте послаблений ни себе, ни сотрудникам. Не меняйте ее продолжительность. Работайте в привычном для себя темпе, чтобы не терять продуктивности. Помните, что по существу нет никакой разницы между реальными переговорами и видеоконференциями.
Подводите итоги каждой видеоконференции
Наконец, после каждой онлайн-встречи подводите итоги. В течение 1-2 часов отправляйте сотрудникам электронное письмо, подводящее итоги видеоконференции. Обязательно попросите всех участников ознакомиться с ним.
