Если вы регулярно составляете список дел, как советуют эксперты по тайм-менеджменту, но все равно ничего не успеваете, пора от них отказаться. Вместо этого научитесь правильно расставлять приоритеты. Это станет новым стартом для вашей продуктивности.
Согласитесь, уничтожение списка дел, когда все выполнено, приносит особое удовлетворение. Выполнение задания высвобождает дофамин в мозге, который доставляет человеку прилив удовольствия. Чем больше задач вы выполняете, тем большее наслаждение испытываете.
Однако списки дел способны стать серьезной ошибкой для тех, кто стремится повысить собственную производительность. Представьте, что ваш список переполнен, и никакие секреты управления временем не позволят успевать все сразу. Вот почему важно научиться расставлять приоритеты, чтобы испытывать удовлетворение, даже если не все дела выполнены.
Проблема со списками
Люди склонны совершать ошибки. Планирование времени прекрасно это демонстрирует. Исследования доказывают, что мы постоянно недооцениваем, сколько времени, денег или усилий потребует задача. Вот почему люди нередко берут на себя большее количество обязанностей, чем на самом деле готовы выполнить.
Когда вы пытаетесь соответствовать заранее графику, который основан на ошибочных оценках времени, вы становитесь заложником нереалистичных ожиданий, потенциально настраивая себя на неудачу. Не успевая выполнить вовремя запланированные дела, человек испытывает разочарование вместо удовлетворения.
Вычеркивание несущественных задач из списка позволяет повысить шансы на то, что вы успеете выполнить все дела. Вот почему важно выделять приоритетные задачи из общей массы, направляя основные усилия на их решение.
Определите степень важности
Возможно, вам будет сложно сразу выделить приоритетные задачи. Особенно, если речь идет о выполнении должностных обязанностей, о которых вам постоянно напоминают клиенты или коллеги.
Воспользуйтесь простым советом специалистов, разделив запланированные дела на несколько категорий. В основе классификации находятся важность и срочность их исполнения. Итак, первую категорию составляют важные и срочные дела. Она считается кризисной. Если постоянно выполнять такие задачи, это быстро приводит к стрессу и истощению.
Вторую категорию составляют важные, но несрочные задачи. Их выполнение способно приносить человеку особое удовлетворение в долгосрочной перспективе. Третья категория состоит из срочных, но неважных задач, которые вы хотели бы завершить к концу рабочего дня. Но даже если сделать это не удастся, вы не будете испытывать стресс. Последнюю, четвертую, категорию составляют несрочные и неважные задачи, которые, как правило, лишь отвлекают вас от выполнения приоритетных целей.
Лучшее время для работы
Выясните, когда вы работаете лучше всего, и используйте это в своих интересах. Пиковая производительность тесно связана с вашим состоянием. Человек не
способен запустить высокую производительность по собственному желанию. Однако вы в состоянии выявить часы, когда выполнение работы или других дел дается вам наиболее легко.
Чтобы выявить собственные часы активности, составьте электронную таблицу и запишите собственную производительность на протяжении дня. Собирать информацию желательно на протяжении нескольких недель. Это позволит проанализировать полученные данные и выявить определенную закономерность. Вы получите ценную информацию, которую сможете использовать себе на благо.
Индивидуальный подход
Специалисты по планированию времени утверждают, что нет универсальных принципов составления графика для всех людей. Однако большинству требуется либо график исполнителя, либо график менеджера. Если вы менеджер, вам нужно составлять план с учетом различных встреч. Фактически ваше расписание будет состоять из временных блоков, которые будут прерывать встречи. График менеджера подходит программистам, писателям и художникам.
Некоторые люди – превосходные исполнители. График менеджера им не подходит. Специалисты советуют выбирать часы работы, в течение которых вы наиболее продуктивны.
Конечно, нельзя заранее наверняка утверждать, какой график вам подойдет. Потребуется совершить немало проб и ошибок, чтобы понять, что лучше для вас.
