Организованные люди успевают за короткий промежуток времени выполнить огромный объем работы. Они всегда все делают хорошо и вовремя. Вы не принадлежите к их числу? Не переживайте, так как навыки, способствующие достижению успеха, всегда можно развить. Какие же способы добиться этого существуют?
Составляйте планы
Вы должны научиться составлять долгосрочные и краткосрочные планы. У вас есть карьерные цели? Это и есть ваши долгосрочные планы. Скажем, вы хотите, чтобы до конца текущего года вас повысили в должности. Составьте список действий, которые приведут вас к успеху.
Краткосрочные планы вам также необходимы. Приучайте себя составлять список дел на день, неделю, месяц. Вскоре вы отметите, что перестали все забывать, стали быстрее справляться со своей работой.
Вам предстоит решить сложную задачу? Внесите в свой план перечень инструментов и ресурсов, которые вам потребуются. Выберите оптимальную стратегию, которая позволит вам быстро прийти к цели.
Правильно работайте со списками
Составление плана – это еще лишь половина успеха. Важно и то, как вы воплотите его в реальность. Изучите свой список дел и расставьте приоритеты. Какие задачи вам необходимо решить в первую очередь, а какие можно при необходимости отложить?
Для своего удобства вы можете пронумеровать свои дела в порядке срочности. Или приучить себя выделять самые важные задачи цветными маркерами.
Когда лучше составлять список дел? Оптимальное решение – делать это каждый вечер. Если вы прямо с утра будете знать о том, какие задачи вам предстоит сегодня решить, это избавит вас от бесполезной суеты.
Вы справились с какой-то задачей? Обязательно вычеркните ее из своего перечня дел. Также вы можете вести список задач, которые уже выполнены. Вы сможете гордиться тем, какой большой объем работы уже завершен. Это мотивирует вас доводить дела до конца.
Записывайте важную информацию
Вы не добьетесь успеха, если постоянно будете все забывать. Если вы не можете похвастаться безупречной памятью, то просто записывайте информацию, которая к вам поступает.
Заметки полезно делать во время деловых встреч, совещаний. Вам не придется беспокоить коллег, партнеров и клиентов вопросами, которые уже обсуждались. Заведите блокнот, специально предназначенный для этих целей.
Заведите органайзер
Если у вас будет под рукой органайзер, вам больше не придется беспокоиться о том, что вы забудете о важной встрече или звонке. Вносите в него все ключевые дела, которые вам предстоит выполнить.
Когда вы составляете расписание своих встреч и звонков, непременно оставляйте время на непредвиденные ситуации. Время от времени провидение позволяет себе вмешиваться в наши планы. К тому же вы не будете тревожиться из-за того, что не успеете своевременно добраться из одного места в другое.
Боритесь со стрессом
Ваша работа продвигается медленно, когда вы находитесь в состоянии стресса. Возможно, что ваше душевное состояние ухудшается из-за того, что вы взвалили на себя чрезмерную нагрузку. Или же вы слишком большое значение придаете проблемам, которые того не стоят.
Найдите способы борьбы со стрессом, которые подходят именно вам. Кому-то помогает дружеское общение или встречи с психологом, кому-то медитация и дыхательные упражнения, кому-то прогулки в парке.
Научитесь гнать от себя негативные мысли. Не рисуйте себе тревожные картины будущего. Скажите себе, что вы не знаете даже того, что случится с вами завтра. Не стоит переживать из-за того, что еще не произошло.
Наведите порядок
Выделите время и наведите порядок на своем рабочем месте. Вы удивитесь тому, какое положительное влияние это окажет на скорость и качество вашей работы. Разложите все документы по папкам. Оставьте в свободном доступе те папки, которые вам постоянно нужны. Все остальные можете убрать подальше. Обязательно подпишите все папки и файлы, в которых хранятся документы. В противном случае вы будете тратить слишком много времени на поиски нужных бумаг.
Выбросите все лишнее из своего стола. Заведите удобную подставку для канцелярских принадлежностей. Вам не придется постоянно искать ручку, ножницы, клей и так далее.
Дома также стоит навести порядок. К примеру, если вы выбросите все ненужные вещи из своего шкафа, то сэкономите себе массу времени, которое уходит на поиски одежды. Заведите отдельные ящики для различных категорий вещей.
Разработайте свою систему хранения
На полке рядом с вашим рабочим столом множество папок, но это не делает вас более организованным человеком? Вы продолжаете тратить массу времени на поиски нужных бумаг? Возможно, вам стоит разработать свою систему хранения документов.
Скажем, вы можете приучить себя раскладывать все бумаги по категориям. Заведите файлы для проектов, контрактов, счетов, квитанций и так далее.
Ваш компьютер
Ваш компьютер – еще один момент, на который следует обратить пристальное внимание. Если ваш рабочий стол захламлен папками, документами, картинками, музыкой и так далее, то вы постоянно вынуждены искать необходимую информацию.
Удалите все, что вам не нужно. Создайте папки для разных категорий объектов, подпишите их и перетащите в них все подходящие файлы. Если компьютером пользуется несколько человек, то стоит создать для себя одну папку, а содержащиеся в ней файлы распределить по подпапкам. Благодаря этому вы будете быстро находить все, что вам требуется.
Выбрасывайте ненужные вещи регулярно
Вы можете избавляться от мусора в конце каждого рабочего дня. Или выделить на это конкретный день, скажем, пятницу. Ненужные квитанции, пакетики из-под сока, обертки от шоколадок, прочитанные газеты и журналы – подобных вещей не должно быть в вашем кабинете.
Поддерживайте эту традицию и дома. Старайтесь как можно чаще избавляться от мусора, загромождающего пространство. Регулярно выкидывайте ненужную одежду, обувь и тому подобные вещи. Вы удивитесь тому, как возрастет ваша работоспособность.
Вставайте рано
Когда вы чувствуете прилив бодрости и сил, желание взяться за работу? Скорее всего, это происходит с вами в утренние часы. Если вы привыкните вставать рано, вы сможете переделать уйму дел, на которые раньше вам не хватало времени.
Резкое изменение графика может обернуться для вас стрессом. Переводите стрелки будильника понемногу. К примеру, ежедневно вставайте на 5 минут раньше. Вскоре вы обнаружите, что проснуться в 6 утра для вас не проблема. Конечно же, ложиться также придется раньше. Не жертвуйте сном, так как от него зависит ваше самочувствие.
Не вставайте за полчаса до начала рабочего дня. Ваш день начинается с переживаний о том, что вы опаздываете. Оставляйте себе достаточно времени для того, чтобы принять душ, позавтракать, сделать легкую гимнастику и спокойно добраться до работы.
Делегируйте полномочия
Не думайте, что только вы сможете сделать работу качественно. Есть большая вероятность, что другие люди справятся с ней хорошо. Не пытайтесь все делать самостоятельно, не берите на себя обязанности других людей. Вы сэкономите уйму времени, если откажетесь от работы, которую выполняете только из недоверия к окружающим. Это не означает, что вы не должны помогать коллегам, когда у вас появляется свободное время. Просто постарайтесь не делать чужие обязанности своими собственными.
Развивайте навык командной работы. Ваши коллеги блестяще справляются с одними задачами, а вы – с другими. Вместе вы быстрее достигнете необходимых результатов.
