Рубрики

Стратегии управления временем, в несколько раз повышающие продуктивность труда

Эффективное управление временем является неотъемлемым элементом достижения успеха. У каждого из нас имеются хорошие идеи и большие надежды на будущее. Однако лишь те, кто обладает навыками тайм-менеджмента, достигают конкретных и измеримых результатов. Сегодня мы рассмотрим главные способы управления временем, помогающие в несколько раз повысить продуктивность труда.

Важность использования методов организации

Если данные системы не входят в часть вашей ежедневной рабочей рутины, это может существенным образом сказаться на продуктивности. Иными словами, раскрыть собственный потенциал полностью уже не получится. Инструменты тайм-менеджмента варьируются от сложных до самых простых и элементарных. Но даже обычные способы помогают вернуть контроль над собственной жизнью - в частности, над тем временем, которое посвящается работе.

Правило 52/17

В одной из американских компаний был проведен эксперимент, в ходе которого были выявлены и исследованы самые продуктивные сотрудники. Ученые проанализировали их привычки. В итоге оказалось, что эти работники работают в течение приблизительно 52 минут, а затем 17 минут отводят на отдых. Иными словами, 52 минуты они полностью сконцентрированы на труде, а оставшееся время посвящалось тому, чтобы подготовиться к следующему всплеску активности.

Главный совет для тех, кто выбирает для себя данную систему, таков: во время периода отдыха важно не поддаваться соблазну проверить электронную почту или отвлечься снова на работу. Так вы лучше восстановитесь и с большими силами начнете работать в течение следующего периода.

"Жизнь за 7 минут"

Этот способ предполагает расход всего лишь 14 минут за сутки на то, чтобы распланировать день: 7 утром и 7 вечером. Использование данного времени с целью самоорганизации помогает улучшить навыки управления временем и поможет сделать больше дел за меньший период.

Для использования данного метода можно завести специальный ежедневник. Туда же полезно заносить отчеты о проделанной работе.

Техника "Быстрые результаты"

Данный метод был изобретен Дж. Мейером после нескольких лет труда в компании Microsoft. Техника разработана таким образом, чтобы максимально наладить баланс между работой и личной жизнью, и получать от своего труда хорошие результаты.

Главный аспект данной системы - так называемое "правило троек". Сначала нужно выбрать три основных вещи для исполнения. Определите, какие три результата должны быть достигнуты за день, неделю, месяц и год. Чтобы определиться с целями, задайте себе вопросы:

  • Чего я хочу достичь?

  • Что должно быть сделано? Что я могу выполнить помимо этого?

  • Какие ценности реализует мой труд?

  • Каким образом мне нужно усовершенствоваться в различных областях - психоэмоциональной, физической, в карьере и финансах, в отношениях или отдыхе?

Чтобы составить план, к примеру, на неделю, определите три вещи, которые нужно улучшить в течение последующих семи дней. Запишите по пунктам, что должно быть сделано. По аналогии составляется план на день, или на месяц, год. Схема эта подходит для менеджеров, руководителей, владельцев бизнеса и всех тех, кто ориентирован на детали. Данный метод относят к сложным системам тайм-менеджмента.

"Автофокус"

Этот способ в большей степени использует мотивы человека, нежели его навыки управления временем. Метод сосредоточен на задачах, которые нужно решить в первую очередь. Он позволяет работать быстрее и с меньшими временными затратами. Как только надоест одно дело, нужно переходить сразу же к следующему - тому, что интересует больше. Метод помогает избежать стресса и сосредоточиться на тех делах, которые вам по душе в настоящий момент.

Чтобы использовать данный инструмент, для начала запишите нужные дела на листе бумаги. Затем выберите ту задачу, которую сейчас больше всего хочется выполнять. Работайте над этим элементом до тех пор, пока будет желание. А затем переходите к другому.

Свежесть восприятия в утренние часы: метод Стефани Ли

Создательница данного способа призывает его последователей как можно более эффективно использовать умственные силы в то время, когда мозг еще свеж - а именно, в первой половине дня. При помощи этой техники можно справиться с самыми важными задачами в максимально короткий срок, оставляя их выполнение на утро. Согласно данной методике менее сложные дела можно перенести на вторую половину дня.

Система "GTD"

Название метода Getting things done ("GTD") нередко переводится на русский язык как "привести дела в порядок", или же "довести поставленные задачи до конца". Основной посыл данного способа и заключается в том, чтобы не создавать тысячу всевозможных списков, а в принципе завершать те или иные дела. Именно для этого и требуется составление плана, расписания и распределение приоритетов.

Данная система была создана Д. Алленом. По словам самого автора, она отлично подойдет и для домохозяек, и для подростков, и для управляющих компанией.

Каким же образом система "GTD" воплощается на практике? Чтобы претворить данный метод в реальность и с его помощью повысить продуктивность, достаточно следующих простых шагов:

  • Тщательно собирать любую информацию, записывая все необходимые задачи. Некоторые последователи данного метода обзаводятся с этой целью не просто блокнотом. Они берут целую коробку, в которую складывают записи с теми вещами, которые необходимо сделать. В эту емкость идут листки с самыми разными задачами - начиная от "заменить шторы на кухне" и заканчивая "составить бизнес-план для компании на следующий год".

  • Определить приоритеты. Для этого берется любая из задач, помещенных в коробку или записанных в блокнот. Если на ее выполнение потребуется немного времени (обычно до 2-5 минут), то ее нужно сделать сразу. Если больше - задача должна быть делегирована или же отложена на будущее.

  • Для организации работы над теми делами, выполнение которых занимает более 5 минут, существует своя система. Эти задачи разбиваются на две части - "Проекты" и "Отложенное". Для первой категории составляется пошаговый план, включающий в себя конкретные и привязанные к определенным датам шаги. Вторая категория содержит задачи, которые могут быть сделаны в будущем, без строгой привязки к какому-либо сроку.

Система "Айсберг"

Автором данной методики является Рамит Сетхи, считающий свой способ наиболее оптимальным для хранения различных элементов разрозненной информации. Если, к примеру, вы сталкиваетесь с чем-то интересным, и хотели бы воплотить эту задачу жизнь немного позднее - ее можно сохранить в хорошо организованной системе.

Данный метод относится и к управлению временем, и к реализации поставленных задач. Смысл метода состоит в том, чтобы сохранять все важные электронные письма, заметки из книг или статей в одном электронном носителе. Каждые четыре-шесть недель нужно просматривать эти фрагменты информации, и смотреть, можно ли использовать их в текущий момент. Используя данный метод, многие из его последователей обнаруживают, что порядка 30 % вашего проекта уже завершено - по крайней мере, на бумаге.

Метод Чарльза Шваба

Ч. Шваб - видный эксперт по производительности начала XX века. Заключается его стратегия в том, чтобы по окончании рабочего дня записать шесть самых важных задач, которые будут выполнены на следующий день. А наутро нужно приступать к делам, начиная с самого первого элемента из данного списка. Данная система подходит для людей, трудящихся в любой области - особенно если им приходится выполнять различные обязанности, заниматься одновременно несколькими видами деятельности.