Рубрики

Ворох бумажек: как организовать легкое и понятное хранение личных документов

Независимо от того, собрались ли вы провести генеральную уборку или просто решили навести порядок в своем письменном столе, скопившаяся куча документов - неизбежное зло. Просматривая банковские выписки, налоговые декларации, счета и многое другое, вы можете задаться вопросом, что вам из этого действительно нужно, а что можно выбросить.

Поначалу это может показаться сложной задачей. Попробуйте воспользоваться советами по поводу того, как организовать хранение документов, загромождающие ваш дом, а также о том, как долго их следует хранить.

Какие документы хранить (и как долго)

Когда дело доходит до документов, многие думают, что нужно хранить их все. На самом деле в этом нет необходимости, поскольку существует ограничение по срокам хранения большинства документов.

Тем не менее некоторые документы должны храниться дольше, чем другие. А от некоторых вы никогда не должны избавляться. Когда вы просматриваете всю эту документацию, не забудьте разделить ее на папки в соответствии с категорией, чтобы вы знали, как часто нужно просматривать и очищать ее (не говоря уже о том, чтобы их легко можно было найти).

Личные юридические документы: хранить все время

Среди предметов, которые вы всегда должны хранить на бумажном носителе, - свидетельства о рождении/браке/смерти, карточки социального обеспечения, паспорта, документы по планированию имущества, завещания. Самый подходящий вариант для их хранения – небольшой сейф.

Налоговые записи: хранить 7-10 лет

Налоговые декларации и соответствующие документы должны храниться в течение как минимум трех лет. Однако, если вы хотите избежать возможных проблем, пусть лучше они полежат у вас ближайшие семь лет. На тот случай, если вам в конечном итоге понадобится подать претензию или если будет обнаружена ошибка в отчетности. Если у вас свой бизнес, вам могут понадобиться данные за последние 10 лет.

Документы, имеющие отношение к транспортному средству: храните, пока у вас есть автомобиль

Это хорошая идея, чтобы хранить все документы, связанные с техническим обслуживанием и ремонтом вашего автомобиля. Вам не обязательно хранить квитанции за каждую замену масла, но не выбрасывайте документацию по кузовным работам, ремонту электрооборудования, двигателя и т. д.

Кроме того, если вы когда-либо попали в аварию, вы должны хранить документы, связанные со страховым возмещением и соответствующим ремонтом.

Гарантии: сохраняются до истечения срока

Покупая некоторые вещи, вы получаете гарантию на определенный срок ее эксплуатации. После того как гарантия истекла, просто выбросьте ее. Храните эти бумаги вместе с чеком или квитанцией о покупке.

Выписки по кредитным картам: срок хранения до одного года

Многие кредитные карты предоставляют дополнительные преимущества, такие как расширенные гарантии и защита покупок, поэтому рекомендуется хранить выписки по кредитным картам, связанные с покупками на большие суммы, в течение года на тот случай, если вам понадобится вернуться к подтверждению покупки. Однако, если у вас есть какие-либо чеки, которые вы храните вместе с гарантиями, лишние бумаги вам не нужны.

Страховые полисы: сохраняйте до оформления новых

Нет необходимости хранить старые страховые полисы на машину, дом, медицинское обслуживание, за исключением самого последнего. Все равно страховая компания хранит электронные копии в течение многих лет.

Квитанции и чеки: хранить в течение 90 дней

В большинстве случаев, возврат разрешен только в течение 90 дней с момента покупки. Поэтому любые квитанции за купленные вами товары, находящиеся за пределами этого срока, должны быть выброшены.

Исключением являются квитанции, связанные с претензиями по гарантии и налоговыми вопросами, поэтому просто положите их в соответствующую папку.

Что можно выбросить

Помимо важных документов, приведенных выше, у вас, скорее всего, накапливается очень много бумаг, которые можно сразу же выбросить. Конечно, нужно не просто отправлять эти документы в мусорное ведро; уничтожьте все, что имеет какую-либо личную информацию, такую ​​как ваш адрес или номера счетов.

Финансовые отчеты можно хранить в электронной форме. Квитанции за коммунальные услуги, телефон, интернет, электричество, газ, воду и сотовый телефон тоже можно смело отправлять в мусор. Все свои ежемесячные платежи можно просто занести в электронную таблицу, например Excel или Google.

Инструкции для пользователей: в них тоже нет особой необходимости, почти все они доступны на веб-сайте производителя, поэтому нет никаких оснований их хранить.

Кроме того, лучше всего сразу, в момент поступления, классифицировать свою почту: что вам нужно прочитать, что оплатить и т. д. Безжалостно избавляйтесь от рекламного мусора. И не забудьте, что часть документов вы можете перевести в электронный формат.