Привыкли к тому, что не успеваете сделать все, что запланировали на рабочий день? Вам кажется, что в вашем графике слишком много лишнего? Болезненно реагируете на каждое уведомление о новом сообщении? Время - драгоценный товар, и ему слишком легко управлять вами, а не наоборот. Как вернуть себе контроль над своим временем в течение рабочего дня? Воспользуйтесь одним из советов, приведенных ниже.
Планируйте блоки времени по видам деятельности
Разделение рабочего времени на блоки - это проверенный метод повышения производительности, но вы можете сделать еще один шаг вперед, выделив время на конкретные действия.
Две самые большие вещи, на которые мы тратим просто невероятное количество времени, - это встречи и телефонные звонки, поэтому каждый день устанавливайте временной блок, посвященный именно этому. Если встречи и звонки являются большой частью вашего дня, вы можете настроить два временных блока, которые будут соответствовать вашему графику. Вы не сумеете управлять внешними запланированными встречами, но таким образом вы можете контролировать, когда люди нуждаются в переговорах или встречах с вами.
Не реагируйте на каждое новое электронное письмо
Нет ничего более неприятного, чем бесконечные электронные письма. При этом все мы хорошо знаем, что большая часть этих писем не так уж важна. Так сэкономьте свое время и сохраните рассудок: для того чтобы назначать время встреч, вы, например, можете просто отправить ссылку на свой календарь, чтобы получатель мог выбрать и забронировать время. Остальные же сообщения вы можете проверять несколько раз в день - в строго отведенные для этого часы.
Настройка временных блоков для ответа на электронную почту также полезна. Когда вы будете планировать отправку электронной почты и ответы на нее в определенное время, вы сможете справиться с этой задачей быстрее, так как это будет вашим единственным приоритетом. Если вы действительно придерживаетесь этого графика, у вас не будет соблазна проверять свой почтовый ящик каждый раз, когда появляется уведомление, что поможет существенно повысить вашу производительность.
Не соглашайтесь на все, что вам предлагают
Многие из нас соглашаются со всем, что им предлагают или просят сделать. А это, по мнению психологов, прямой и быстрый путь к выгоранию! Хотя всегда будут вещи, которым вы действительно не можете сказать "нет", у вас есть гораздо больше гибкости в ваших ответах, чем вы думаете. "Нет" вовсе не означает, что вы категорически отказываетесь что-то делать. Просто спросите у коллег или руководителя, можете ли вы взять на себя не всю работу, а лишь ее часть или же просто сделать это позже.
Чтобы определить, на что ответить "да", решите, есть ли смысл в этой задаче. Поможет ли это вам продвинуться по карьерной лестнице? Освоить новый навык? В состоянии ли вы выполнить задание и не провалить остальные дела? Если ответ не сразу ясен, вы всегда можете попросить немного времени, чтобы обдумать его.
При необходимости перенесите встречи
Иногда, независимо от того, насколько хорошо вы все спланировали, время берет верх. Появляется другой проект, вмешиваются обстоятельства, или вы просто что-то перепланировали, даже не осознавая этого. Когда это происходит, лучше всего просто перенести важную для вас встречу, не пытаясь сделать больше, чем вам под силу.
Изменив свои планы, вы сможете посвятить больше энергии встрече или звонку, а не суетиться в стрессе, пытаясь успеть больше, чем это возможно. Безусловно, переносить встречи рекомендуется не в последнюю минуту, если это, конечно, возможно. Важно заранее искренне извиниться и предложить другому человеку выбрать время, на которое вы перенесете вашу беседу.
Найдите свой оптимальный график работы
Поиск оптимального расписания потребует некоторых проб и ошибок. В конце каждого рабочего дня проведите быструю проверку того, как вы провели свое рабочее время. Корректируйте расписание по мере необходимости, пока вы не найдете лучший способ провести свой день.
