Каждый юрист знает, что претензионно-исковая работа с контрагентами с лета 2016 года стала обязательным шагом в урегулировании спора. Но на самом деле, в судебной практике такой порядок был внедрен в договора, начиная еще с 2013 года.
Организация мероприятия
Претензионно-исковая работа давала и дает возможность принять решение относительно того, что же дальше делать с возникшим спором. Вот основные вопросы, которые волнуют большинства юристов:
- Как должны быть сформулированы требования?
- Как правильно оформлять претензию?
Юристы разных городов являются сторонником того, что документ обязан быть по факту исковым заявлением. То есть в претензионно-исковой работе должен быть указан не просто адрес корреспондента, куда это все отправляется, но и обстоятельства, на которых основываются требования заинтересованного лица. При этом желательно еще и перечислить доказательства, потому что в будущем придется писать частные жалобы и объяснять арбитражу, что прецизионный порядок не был соблюден. Усложнять, таким образом, претензионно-исковую работу имеет смысл только тогда, когда юрист собирается затягивать рассмотрение вопроса. В ином случае стоит сразу же вписать доказательства вины и сформулировать требования для контрагента.
Порядок описания неустойки
Несмотря на то, что юристы просят обязательно сформулировать требование предъявителя, здесь также существует некая тонкая грань.
Некоторые суды, когда конкретизируется положение о претензионно-исковой работе, выдвигают свои требования, которых нет в общем документе. Таким образом, одними из наиболее распространенных вопросов являются:
- Как рассчитывать неустойку, прописывать ли ее в полном объеме и предоставлять все цифры или обозначить их абстрактно?
- При этом нужно ли отметить, что все иные требования, которые не были указаны в положение о претензионно-исковой работе, могут быть последующим взысканы в судебном порядке?
Например, по северо-западному округу Ленинградской области и в Санкт-Петербурге в частности арбитраж склоняется к тому, что необходимо давать полный отчет. То есть, требуется посчитать абсолютно все цифры.
Но большинство юристов, на самом деле, делают 50 на 50. Можно взять какой-то промежуток времени и просчитать его, а на весь остальной период сделать общую формулировку, что все не указанное в данном письме будет в последующем отражено в конечном исковом заявлении, в случае если требования не будут удовлетворены в срок.
На образце положения претензионно-исковой работы отлично видно как необходимо описывать каждый пункт документа.
Некоторые тонкости порядка проведения
Чаще всего в претензии также требуют указывать ссылки на норму права и сноски договора, на которых основывается агент в своих требования. Но это делать необязательно, потому что если человек отправляете претензию, и сразу указывает ссылку на нормы права, то контрагент имеет возможность предусмотреть какие-то отступные шаги.
Что же вообще представляет собой претензионно-исковая работа на предприятии? В первую очередь, это, конечно же, документ, на котором зафиксирован спор двух и более сторон.
В зависимости от содержания претензии предприятие может либо удовлетворить ее добровольно, либо же все-таки в последующем пойти в суд. И именно поэтому стоит в обязательном порядке указывать перечень прилагаемых документов.
Совет: многие юристы советуют не только собрать необходимые бумаги, но и указать, что при согласовании договора все было заверено надлежащим образом и подписано уполномоченным лицом. Это необходимо, потому что в последующем (в арбитраже) часто выясняется, что документы утверждал человек, который вообще никогда не числился в организации.
Ведение претензионно-исковой работы
Указанный в письме спор должен коррелировать с текстом договора. И также желательно посмотреть, как претензионный порядок соблюдается согласно документам.
Когда идет работа со спором, возникает еще большая проблематика с делопроизводством в организациях. Конечно, все это индивидуально, но все же желательно, чтобы была разработана инструкция для таких моментов.
Порядок отправки
Организация претензионно-исковой работы очень сложна еще из-за того, что выделяемого времени практически всегда не хватает. Вначале письмо поступает на Frontdesk и только потом оно доходит до юриста. Иногда может пройти целая неделя с момента отправки до получения документа. Когда отдел претензионно-исковой работы получает конверт, им необходимо найти договор, а время на ответ может быть очень коротким.
Здесь стоит отметить, что на сегодняшний день судебная практика предусматривает неустойку за нарушение оговоренных сроков. Конечно же, всем понятно, что, скорее всего, штраф будет договорной и составит небольшую сумму.
Если за неделю претензия не доходит до юриста, то в момент ее получения могут уже истечь все сроки. Здесь нет никаких недочетов со стороны сотрудника. Но практически на каждом предприятии юрист — это то лицо, который в конечном итоге за все отвечает.
После того как письмо дошло до сотрудника, он в скоростном режиме вынужден ответить на эту претензию, отправить ответ контрагенту.
На практике встречались такие случаи, когда юрист в организации посылал письмо самостоятельно, минуя отдел исходящей документации, чтобы уложиться в сроки.
Ручной режим обработки
Если юрист успел отправить ответ, то следующий вопрос, который на практике возникает очень часто - это взаимодействие непосредственно с самими судебными делами.
На самом деле, это самая сложная часть для любого спора, в том числе и претензионно-исковой работы по взысканию задолженности. Несмотря на то, что юристы, конечно, пытаются прописать регламент взаимодействия с судом и разрабатывают различные методики ведения дела, на самом деле все сводится к довольно банальным процедурам. Сотрудник просто прорабатывает каждое конкретное дело индивидуально. Конечно, юристы каждого предприятия на совещаниях и встречах департамента обсуждают порядок и сроки обжалования.
Как правило, эти моменты определяются в ручном режиме. На каждого контрагента заводится отдельная папка и на ней пишется дата, до которой необходимо проработать документы.
Чрезвычайные ситуации
Теперь необходимо представить, что юрист, который отвечал за тот или иной спор заболел, уехал или случилась другая проблема.
Конечно же, решение очевидно - необходимо передать всю папку с документами любому коллеге. Но здесь стоит понимать, что человек не несет никакой ответственности, поэтому если по какой-то причине новый юрист не смог проработать ситуацию и порядок претензионно-исковой работы будет нарушен, то дело, естественно, станет просроченным.
В 2015 году вышло несколько важных распоряжений Пленума Верховного суда, в том числе и постановление по срокам исковой давности. На фоне этого многие арбитражные суды начали данный документ трактовать достаточно буквально. Отсюда следует, что и сроки исковой давности сейчас устанавливаются очень тяжело.
Чаще всего получается их восстановить тогда, когда заинтересованное лицо не проживает на территории Российской Федерации, а например, находится в Соединенных Штатах Америки. При этом необходимо иметь доказательства, которые подтвердят, что за последние несколько лет он не был на территории России.
Во всех остальных случаях доказать то, что срок исковой давности пропущен по уважительной причине, достаточно проблематично. Арбитраж указывает, что любая организация является субъектом предпринимательской деятельности, а, как известно - этот способ заработка основан на страхах и рисках.
Бывают даже такие ситуации, например, после того как иск был подан в суд, что компании, которые находились в разных городах, смогли найти компромисс и было принято обоюдное решение отозвать заявление. Но арбитраж все равно вынес свой вердикт. Суд постановил, что, несмотря на невозможность находиться на территории Санкт-Петербурга, в котором и жил контрагент, организация могла заключить договор с юридической компанией Ленинградской области. Она бы и представляла ее интересы.
Современные технологии
С 2016 года проведение претензионно-исковой работы в суде с использованием онлайн-ресурсов стало возможным. Достаточно оперативно спор можно решить, работая по видео-конференц-связи. И также в этом же году стало возможным проведение переговоров не только из зала другого арбитражного суда, но и в принципе из любого помещения общей юрисдикции, если там есть такая техническая возможность. Благодаря таким изменениям размер взысканий всех расходов, конечно же, меняется.
Объяснение состоит в том, что суд указывает: «Вы имели техническую возможность работать с вашим представителем дистанционно, поэтому нет никакой необходимости взыскивать с контрагента в полном объеме».
Недостатки таких изменений
Здесь стоит отметить, что вещественные доказательства, конечно, не могут передаваться путем такого судебного заседания. Но опросы, свидетельские показания и т. д. можно провести и в родном городе. Несмотря на то, что этой практике уже не один год, она все равно остается достаточно новой. Поэтому делать какие-то однозначные выводы насчет изменений рано.
И, несмотря на такой грандиозный прорыв, юристы продолжают "вкладывать" все документы в ту самую отдельную папку (вручную). А не делать этого нельзя, так как именно по ним формируется каждое конкретное дело и этапы работы.
То есть на сегодняшний момент приходиться писать все необходимое (апелляции, сохранять чеки по судебным расходам и т. д). А также юристы часто заводят отдельную карточку, в которую записывают все сроки по открытым делам. Делается это для того чтобы не пропустить дедлайны. Так как шестимесячный срок, например, в том же самом Санкт-Петербурге очень тяжело восстанавливать, что уже было указано выше.
Конечно же, правовая инструкция претензионно-исковой работы не включает такие этапы, но именно они позволяют юристу упростить весь процесс.
Сегодня еще существует проблема по интеграции онлайн-картотеки арбитражных дел.
Пример. Есть один юрист, который работает по определенным делам, у него есть логин и пароль, то есть доступ к личному кабинету. Благодаря этой технологии он в последующем может просматривать, как движется дело. Теперь необходимо представить такую ситуацию, что на предприятии по одному спору работают сразу несколько юристов. Конечно же, очевидно, что каждый из них может пойти и зарегистрироваться, а в дальнейшем и отслеживать это дело. И именно здесь возникает проблема. А что если кто-то из юристов вдруг решит уволиться? Конечно же, это в последующем вызовет определенные вопросы:
- Как дальше за этими делами следить?
- И как определить, что там было сделано, а что еще нет?
Договорная работа
В этой сфере основная работа складывается так:
- Приходит договор.
- На данный контракт нужно как можно скорее составить претензию.
Второй вариант отличается только тем, что приходит какой-либо дополнительный документ вместо основного договора и необходимо найти первоначальный текст.
Допустим, контракт был заключен другим подразделением предприятия в другом городе. В любом случае юристу необходимо каким-то образом найти этот договор. В первую очередь специалист начинает совершать звонки и просить коллег, чтобы они прислали электронный отсканированный вариант. И хорошо, если сотрудники помогут ему отыскать необходимые документы.
Современные предприятия все чаще и чаще создают систему электронного документооборота. В таком случае существует огромный шанс на то, что необходимый договор был когда-то и кем-то из сотрудников отсканирован.
А если, допустим, ни один из вариантов не сработал, то придется все делать в ручном режиме и на это иногда уходит от одного до нескольких рабочих дней.
Если сотрудники, допустим, звонят в другой регион, и вытесняется, что юриста здесь нет, судья или менеджер заболел и т. д., то это еще больше запутывает ситуацию. Но договор в любом случае необходим, потому что нужно готовить претензию.
Как можно было заметить, прочитав статью, делопроизводство по договорам является лишь частью системы работы организации. И здесь опять-таки нужно смотреть по согласованию контракта, то есть, как именно в данном случае поступают оферты, как проходит процедура согласования и т. д.
На самом деле электронная система документооборота, если она в организации существует, в какой-то мере помогает решить проблемы и ускоряет процедуру поиска материала. И существует еще такой интересный момент, если затронуть тему электронного документооборота, - эта инновация освобождает юристов от необходимости постоянно считать статистику и писать отчеты.
Общее положение
Образец претензионно-исковой работы:
Раздел, который содержит общую информацию. Обычно именно в нем указывают:
- лица, на которых и возложена обязанность по ведению, урегулированию претензионной работы на предприятии;
- цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.
- Непосредственно в самой работе по выставлению различных претензий необходимо учитывать все риски и, конечно же, затраты на них.
- Работа по реагированию на претензии от контрагентов.
- Исковая работа и деятельность в ходе всего исполнительного производства.
- Консульство различных интересов компании и связь абсолютно всех работников в процессе претензионной деятельности.
- срок передачи процесса сотрудникам претензионного отдела, экспертами иных отраслей компании;
- право каждого работника претензионного отдела, предоставлять постановления сотрудникам иных отраслей о предоставлении всей нужной информации;
- срок предоставления сотрудниками иных отраслей необходимой информации о дискуссионном договоре по запросу работника с адвокатского отдела;
- обязанность экспертов по претензионной работе - осуществлять исследование все возможных факторов, повлекших несоблюдение обязанностей, и предоставлять рекомендации с целью оптимизации договорной работы в последующем.
Ответственность за несоблюдение положения в самой претензионной работе.