Как получить ключи для электронной подписи, чтобы быстро и удобно заполнить декларацию онлайн

Электронная подача налоговой декларации становится все более популярной и удобной. Однако для отправки декларации онлайн необходимо получить электронную подпись. В этой статье мы подробно расскажем, как быстро и просто сделать это самостоятельно, не обращаясь к посредникам.

1. Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись - это аналог собственноручной подписи в электронном виде. Она используется для идентификации и подтверждения авторства электронных документов.

Существует несколько видов электронных подписей:

простая электронная подпись - использует простой код или пароль для подтверждения авторства;
усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) - подпись, сформированная с использованием криптографии;
усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) - высший класс ЭП, выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Главные преимущества ЭП:

позволяет идентифицировать автора документа;
гарантирует целостность и неизменность электронного документа;
имеет юридическую силу наравне с собственноручной подписью.

Электронная подпись обязательна для взаимодействия с госорганами для:

организаций;
индивидуальных предпринимателей;
нотариусов;
адвокатов и других самозанятых лиц.

С помощью ЭП можно не только подавать налоговую декларацию в электронном виде, но и:

отправлять отчетность в ПФР, ФСС, Росстат;
участвовать в госзакупках;
регистрировать недвижимость;
оформлять различные госуслуги на портале государственных услуг.

2. Как получить бесплатную электронную подпись для физических лиц в личном кабинете налогоплательщика

Для физических лиц самый простой способ - получить электронную подпись ФНС в личном кабинете на сайте ФНС. Для этого необходимо:

Зарегистрировать личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
Подать электронную заявку на выпуск сертификата электронной подписи;
Выбрать способ хранения закрытого ключа ЭП - на компьютере или в специальном защищенном хранилище ФНС;
Электронная подпись будет сформирована автоматически примерно за 30 минут.

Подпись ФНС выдается сроком на 1 год, по истечении срока ее можно бесплатно продлить в личном кабинете. ЭП ФНС можно использовать для подписания различных документов - налоговых деклараций, заявлений на вычеты, уведомлений и других.

Важно! Для продления ЭП ФНС необходимо входить в личный кабинет строго по действующему сертификату ЭП.

3. Получение квалифицированной электронной подписи для физических лиц

Если нужна электронная подпись для использования не только в ФНС, можно получить квалифицированную ЭП. В отличие от ЭП ФНС ее можно применять в любых информационных системах.

КЭП для физических лиц выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Например, для получения КЭП необходимы следующие документы:

паспорт гражданина РФ;
СНИЛС;
квитанция об оплате услуг по выдаче сертификата.

Стоимость КЭП для физлица составляет около 1200 рублей в год. Срок действия КЭП - 1 год, далее ее можно продлить.

Основные преимущества использования КЭП:

возможность использования в любых системах, где требуется ЭП;
более высокий уровень защиты и юридическая значимость;
удобное управление сертификатами через личный кабинет.

4. Получение электронной подписи для юридических лиц

Для организаций и ИП есть несколько вариантов получения электронной подписи:

В территориальных налоговых органах или у доверенных лиц ФНС - для получения КЭП;
В аккредитованных удостоверяющих центрах - для получения КЭП;
Через операторов электронного документооборота - для получения КЭП или НЭП.

Для оформления КЭП в ФНС потребуются следующие документы:

заявление на получение сертификата КЭП;
копия свидетельства ОГРН (для юрлиц) или ОГРНИП (для ИП);
доверенность на получение ЭП руководителем организации.

Продлить КЭП юрлица можно онлайн в личном кабинете на сайте ФНС. Подпись необходима для отправки отчетности, регистрации изменений, подачи заявлений.

Получить КЭП можно и в коммерческих удостоверяющих центрах. Там же можно приобрести сертификаты для сотрудников организации.

Особенности использования ЭП индивидуальными предпринимателями:

ИП может использовать ЭП, полученную как физлицо;
также может оформить сертификат на ИП в качестве юрлица.

5. Проверка подлинности электронной подписи

Проверить актуальность электронной подписи можно несколькими способами:

На сайте государственных услуг в специальном сервисе проверки ЭП;
На сайте выдавшего ЭП удостоверяющего центра;
С помощью средств электронной подписи на компьютере.

Если подпись недействительна или заканчивается срок ее действия, необходимо получить новый сертификат ЭП.

Тип ЭП	Где продлить
ЭП ФНС	В личном кабинете на сайте ФНС
КЭП	В удостоверяющем центре, выдавшем подпись

6. Подача документов в ФНС с электронной подписью

С помощью электронной подписи можно подавать различные документы в ФНС:

Налоговые декларации - через личный кабинет на сайте ФНС;
Бухгалтерскую и налоговую отчетность для организаций - через специальный сервис отчетности;
Заявления на получение налоговых вычетов и льгот;
Уведомления о контролируемых сделках;
Другие документы в соответствии с перечнем ФНС.

Для юридических лиц подача отчетности онлайн с электронной подписью позволяет:

Сэкономить время и избежать очередей;
Снизить риск ошибок при заполнении форм;
Оперативно получать уведомления от ФНС в личном кабинете.

7. Особенности получения ключей для разных категорий налогоплательщиков

Процедура получения ключей электронной подписи имеет свои нюансы для различных категорий налогоплательщиков.

Физические лица

Для физических лиц проще всего получить ключи электронной подписи в личном кабинете на сайте ФНС. Эта процедура полностью бесплатна.

Если нужен доступ не только к госуслугам, можно получить ключи в удостоверяющем центре, но это уже платная услуга.

Индивидуальные предприниматели

У ИП есть два варианта - использовать ключи, полученные как физлицо, или оформить отдельно на ИП.

Рекомендуется получать отдельные ключи на ИП для разграничения личной и предпринимательской деятельности.

Юридические лица

Для компаний также есть три основных способа получить ключи для декларации:

В территориальных налоговых органах;
В аккредитованных удостоверяющих центрах;
Через операторов электронного документооборота.

Каждый из вариантов имеет свои преимущества и особенности.

Иностранные компании

Для получения ключей представительствам и филиалам иностранных юридических лиц потребуется предоставить нотариально заверенную доверенность на руководителя.