Карточка организации - важный документ, позволяющий быстро найти нужную информацию о компании. В статье мы разберем обновленные требования и рекомендации по составлению карточки в 2023 году. Узнаете, какие данные нужно включить, какой выбрать формат и оформление. Получите готовые шаблоны и советы по использованию карточки организации.
Что представляет собой карточка организации
Карточка организации представляет собой документ, содержащий основные сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе. Это своего рода визитная карточка компании, позволяющая быстро найти информацию о ней при взаимодействии с клиентами, партнерами, госорганами.
Карточка организации содержит такие данные как:
- Полное и сокращенное наименование;
- Организационно-правовая форма;
- ФИО руководителя;
- Юридический и фактический адреса;
- Банковские реквизиты;
- Контактные данные.
Наличие актуальной карточки организации позволяет оперативно и без ошибок заполнить реквизиты в договорах, счетах на оплату, налоговой и иной отчетности. А контрагентам и клиентам - быстро найти необходимую информацию о компании.
Когда и кому нужна карточка организации
Карточка организации может потребоваться в различных ситуациях как со стороны самой компании, так и внешних контрагентов или госорганов.
Основные случаи использования карточки:
- При заключении договоров с поставщиками или покупателями - для указания реквизитов сторон;
- При открытии расчетного счета в банке или подаче на кредит - для подтверждения данных о компании;
- Для предоставления информации потенциальным или действующим клиентам и партнерам;
- Госорганы (налоговая, пенсионный фонд, фонды социального страхования) - запрос реквизитов организации или ИП при проведении проверок или по другим вопросам.
Таким образом, наличие карточки организации облегчает взаимодействие с различными контрагентами и избавляет от необходимости каждый раз запрашивать данные друг у друга или искать эту информацию.
Какие данные должны быть в карточке организации
Хотя карточка организации не является унифицированным документом, существует ряд обязательных и дополнительных сведений, которые принято в ней указывать.
Основные обязательные данные:
- Полное фирменное наименование организации;
- Сокращенное наименование;
- Организационно-правовая форма;
- ИНН;
- ОГРН;
- Юридический адрес;
- Банковские реквизиты расчетного счета;
- ФИО, должность руководителя, данные о полномочиях;
- Контактная информация (телефон, e-mail, сайт).
Без этих данных карточка организации считается неполной. Также рекомендуется указывать дополнительную информацию.
Дополнительные сведения:
- Фактический адрес организации;
- Виды деятельности и коды ОКВЭД;
- Сведения о лицензиях на отдельные виды деятельности;
- Данные ответственных сотрудников (бухгалтер, юрист, менеджер и т.д.);
- Информация о товарах/услугах, рекламные материалы;
- Дополнительные контакты (телефоны отделов, факс, мессенджеры).
Такая расширенная информация в карточке позволяет потенциальным клиентам и партнерам получить максимально полное представление об организации. А компании дает дополнительные возможности для продвижения и повышения узнаваемости.
Форматы и варианты оформления карточки организации
Карточка организации может существовать как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Соответственно, различают несколько вариантов ее оформления и представления.
Бумажная карточка организации
Традиционно карточка организации печатается на фирменном бланке с логотипом и реквизитами. Это позволяет сразу идентифицировать компанию и придает официальность документу.
Однако допустимо и свободное оформление на листе формата А4, без использования бланка. Главное, чтобы все необходимые реквизиты были указаны и актуальны.
Электронная карточка организации
Для оперативного обмена информацией все чаще используются электронные карточки в виде:
- Файлов в формате PDF, JPG;
- Текстового документа (Word, Excel);
- Веб-страницы на сайте компании.
При передаче по эл.почте или публикации на сайте главное обеспечить удобочитаемость и сохранность данных.
Порядок составления и актуализации карточки
Подготовка и актуализацией карточки организации должен заниматься специально назначенный сотрудник - как правило, сотрудник отдела кадров, секретарь или бухгалтер.
При составлении карточки следует:
- Собрать актуальные реквизиты из ЕГРЮЛ, регистрационных, банковских и иных документов организации;
- Проверить корректность и полноту данных;
- Внести всю обязательную информацию;
- Дополнить другими необходимыми сведениями о компании;
- Оформить карточку в нужном формате - на бланке, в электронном виде.
Готовую карточку следует направлять всем основным партнерам и клиентам организации и публиковать на официальном сайте (при его наличии).
Типичные ошибки в карточке организации
При составлении карточки организации часто допускаются некоторые ошибки, основные из которых:
- Наличие орфографических, грамматических ошибок;
- Неактуальные, недостоверные данные;
- Отсутствие обязательных сведений о компании;
- Перегруженность второстепенной информацией;
- Непонятное, нечитабельное оформление;
- Использование неофициальных названий и аббревиатур.
Любая из этих ошибок понижает доверие партнеров и клиентов, а в некоторых случаях может привести к санкциям со стороны госорганов при использовании недостоверных сведений.