Передача документов - важный этап документооборота. Неаккуратное оформление чревато спорами и штрафами. Расскажем, как правильно составить опись на разные случаи, чтобы избежать конфликтов.
Зачем нужна опись документов
Опись документов выполняет несколько важных функций:
- Подтверждает факт передачи бумаг из одних рук в другие
- Позволяет отследить точный состав и количество передаваемых материалов
- Защищает от возможных претензий и споров при утере или недопоставке части документов
- Ускоряет поиск конкретной бумаги в пакете за счет систематизации и описания состава
Таким образом, данный документ выполняет контрольные, страховые и организационные функции при перемещении дел из одного места в другое.
Подтверждение передачи и состава
В первую очередь опись фиксирует сам факт передачи определенного пакета документов от одной стороны другой. Это может быть:
- Пересылка бумаг по почте или с курьером
- Передача дел на аутсорсинг бухгалтерии или юридической компании
- Сдача в архив организации после окончания сроков хранения
Во всех случаях опись подтверждает, что указанные в ней документы были получены конкретным адресатом в конкретную дату.
Кроме того, по описи можно точно определить состав и количество переданных бумаг. Это позволяет предотвратить возможные споры о недопоставке части пакета документов.
Защита от потери и споров
Наличие описи - своего рода страховка от потери или хищения документов при пересылке или несанкционированном изъятии.
Если часть важных бумаг затеряется по дороге в налоговую инспекцию или будет изъята при выемке, опись послужит гарантией их возврата или компенсации ущерба.
Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности.
В случае каких-либо претензий или споров опись также послужит веским аргументом и доказательством фактической передачи дел.
Ускорение поиска документов
Еще одна важная функция описи документов - ускорение поиска нужных бумаг при необходимости. Особенно это актуально для архива организации.
Документы перед сдачей в архив систематизируются по типам и срокам хранения. А опись позволяет сразу определить, в каком деле или папке находится нужная информация.
Когда необходимо составлять опись
Составление описи документов необходимо в следующих основных случаях:
- При передаче бумаг третьим лицам за пределы организации
- При внутреннем перемещении документов внутри компании
- Перед уничтожением дел по истечении сроков хранения
Передача документов третьим лицам
Опись обязательна, если пакет документов передается за пределы организации третьим лицам. К таким случаям относятся:
- Отправка бумаг по почте или с курьером
- Передача документов на аутсорсинг бухгалтерии или юристам
- Предоставление дел в госорганы по запросам
- Возможная передача документов при проведении выемки или изъятия
Во всех перечисленных случаях оформление описи позволит избежать возможных конфликтов и послужит подтверждением передачи информации.
Перемещение документов внутри компании
Опись также применяется при внутреннем документообороте в компании. Она нужна в двух основных ситуациях:
- При передаче дел на архивное хранение после истечения сроков их использования
- При рассылке определенных документов структурным подразделениям организации
Такая опись позволяет отслеживать движение информации внутри фирмы и оперативно находить документы при необходимости.
Уничтожение документов по истечении сроков хранения
Еще один важный случай обязательного составления описи - перед уничтожением дел, сроки хранения которых истекли.
При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:
- Истекли сроки хранения согласно номенклатуре дел
- Бумаги пришли в негодность (испорчены)
Перед уничтожением документов обязательно составляется опись на списываемые дела. Это необходимое условие для последующего оформления акта на списание и собственно процедуры утилизации бумаг.
Таким образом, опись документов составляют перед любыми операциями по перемещению бумаг как внутри организации, так и за ее пределы. Это позволяет минимизировать риски потери информации и конфликтов.
Порядок составления описи документов
Хотя единой унифицированной формы описи документов не существует, можно выделить стандартные обязательные реквизиты, которые должен содержать такой документ.
Стандартные реквизиты описи
В любом варианте описи обязательно должна присутствовать следующая информация:
- Наименование организации, передающей документы
- Дата и номер составления описи
- Перечень передаваемых документов с указанием вида и реквизитов каждого
- Количество экземпляров и листов по каждому документу
- Подпись лица, сдавшего документы
- Подпись лица, принявшего данные документы
При необходимости в опись можно включить дополнительную информацию - основание передачи документов, отметки об оригиналах или копиях, цель использования бумаг и пр.
Дополнительная информация для разных случаев
В зависимости от целей передачи документов опись может содержать некоторые дополнительные сведения.
Например, в описи для налоговой инспекции обязательно указывают реквизиты организации, исходящий номер и дату, номера запросов налогового органа, послужившие основанием представления документации.
В описи при почтовой отправке к основным реквизитам добавляют стоимостную оценку каждого документа (минимум 1 рубль за лист) и итоговую сумму всего вложения.
При сдаче документов в архив опись дополняют такими сведениями как сроки хранения дел и крайние даты их использования в соответствии с номенклатурой.
Пошаговая инструкция составления
Процесс подготовки описи документов можно разбить на несколько основных этапов:
- Проверка комплектности и систематизация передаваемых документов
- Заполнение стандартных реквизитов описи в электронном виде или на бумаге
- Указание дополнительной информации в соответствии с целями использования
- Распечатка готовой описи в 2-х экземплярах
- Визирование и подписание описи ответственными лицами
- Передача документов и одного экземпляра описи адресату
Придерживаясь такого алгоритма, можно составить корректную опись для любых целей - как для взаимодействия с внешними контрагентами, так и для внутренних задач.
Главное, не забывайте указывать стандартные реквизиты и при необходимости включать дополнительную информацию о передаваемых документах.
Это позволит избежать конфликтных ситуаций и при возникновении вопросов быстро отыскать в описи нужные сведения о бумагах.
Образцы описей для различных случаев
Рассмотрим наиболее распространенные примеры и образцы описей документов для разных ситуаций.
Образец описи для налоговой инспекции
Один из частых случаев применения описи - передача документов в налоговые органы. Образец такого документа может выглядеть так:
| Наименование документа | Дата и номер | Кол-во листов |
| Налоговая декларация по НДС за 1 квартал 2023 года | 15.04.2023 No 05-3 | 3 |
| Первичные документы по расчетам с ИП Сидоровым С.Н. за период 01.01.2023 - 31.03.2023 | 15.04.2023 | 5 |
Дополнительно указывают реквизиты организации, исходящий номер и дату описи, номера запросов налогового органа.
Образец описи для почтовой отправки
При пересылке документов по почте используют специальную форму N 107 с такими данными:
- Наименование документа и основные реквизиты
- Количество листов
- Стоимостная оценка каждого документа (минимум 1 рубль за лист)
- Итоговая сумма всех вложений
Работник почты сверяет содержимое по описи и ставит на ней штамп и подпись.
Образец описи для сдачи в архив
Передавая документы в архив организации, к стандартным данным добавляют дополнительную информацию:
- Сроки хранения дел
- Крайние даты использования согласно номенклатуре
- Объем в Мб (для электронных документов)
Это нужно для быстрого поиска бумаг и соблюдения сроков их хранения.
Рекомендации по заполнению описи
Чтобы составить корректную опись документов, придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Используйте понятные наименования документов, отражающие их суть
- Указывайте основные реквизиты (дату, номер, заголовок)
- Ставьте отметку, если бумаги являются оригиналами или копиями
- Добавляйте стоимостную оценку документов при почтовой пересылке
- Не забывайте про подписи отправителя и получателя
Соблюдая эти правила, вы сможете составить полноценную опись для любых целей - взаимодействия с контролирующими органами, контрагентами, собственным архивом.
А четко заполненная опись поможет быстро найти любой документ и избежать конфликтов при возникновении вопросов о передаче и содержимом пакета бумаг.
Юридическая значимость описи
Хотя опись и не является строго регламентированным документом, она имеет определенную юридическую силу.
Во-первых, данный документ служит подтверждением самого факта передачи указанного пакета бумаг между сторонами.
Во-вторых, опись фиксирует состав и количество переданных материалов. Это позволяет избежать споров о недопоставке документов.
Наконец, в случае утери или порчи части документов, наличие описи поможет восстановить информацию или доказать отсутствие вины организации, передавшей пакет.
Таким образом, аккуратно оформленная опись имеет важное правовое значение для всех участников процесса передачи документации.