БСО становятся популярнее фискальных чеков. Но многие предприниматели путаются в обязательных реквизитах. Чтобы избежать ошибок, давайте разберемся с требованиями к БСО.
1. Что такое бланки строгой отчетности (БСО) и для чего они нужны
Бланки строгой отчетности (БСО) - это документы, которые используются для подтверждения факта оказания услуг или продажи товаров. Они являются альтернативой обычным фискальным чекам.
Отличие БСО от чеков в том, что они выдаются не по каждой продаже, а при предоставлении определенных видов услуг - транспортных, развлекательных, гостиничных.
БСО могут применять организации и индивидуальные предприниматели вместо кассовых чеков при расчетах с физическими лицами. Это позволяет упростить документооборот.
Основное преимущество БСО - они не содержат подробную информацию о проданных товарах и услугах. Достаточно указать общий факт оказания услуги.
Применение БСО запрещено только тем, кто полностью освобожден от использования ККТ. Остальные организации и ИП имеют право выдавать бланки строгой отчетности.
2. Виды и форматы бланков строгой отчетности
Существует несколько разновидностей БСО, которые используются в разных сферах:
- Проездные билеты на транспорте
- Абонементы в спортзалы, бассейны
- Талоны на посещение кино, театров, музеев
- Квитанции за проживание в гостинице
- Наряды на оказание авторемонтных услуг
БСО могут выдаваться как в фискальном, так и в нефискальном формате. Фискальные бланки печатаются на ККТ и отправляют данные в налоговую. Нефискальные изготавливаются заранее в типографии.
Особенность фискальных БСО в том, что они приравниваются к чекам ККТ. Их данные также передаются оператору фискальных данных.
3. Нормативная база по бланкам строгой отчетности
Основным нормативным актом, регулирующим применение БСО, является Федеральный закон No 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники".
В законе определены общие правила выдачи бланков строгой отчетности, а также их обязательные реквизиты.
Также правила применения БСО прописаны в Постановлении Правительства No 1137 от 21 ноября 2019 года.
Минфин и ФНС дают разъяснения по отдельным вопросам оформления БСО в своих письмах.
В последние годы в законодательство о БСО не вносилось существенных изменений. Обсуждаются отдельные поправки к правилам выдачи бланков.
4. Обязательные реквизиты БСО: полный список
Чтобы БСО считался действительным, на нем должно быть указано более 15 обязательных реквизитов:
- Наименование документа
- Порядковый номер БСО
- Дата и время оформления
- Реквизиты ККТ
- Фискальный признак
- Подпись ответственного лица
Полный перечень обязательных реквизитов БСО установлен в статье 4.7 закона No 54-ФЗ. Отсутствие хотя бы одного реквизита делает бланк недействительным.
5. Как правильно заполнить бланк строгой отчетности
Чтобы избежать ошибок при заполнении БСО, стоит придерживаться пошаговой инструкции:
- Указать полное название документа
- Проставить порядковый номер БСО
- Вписать дату и точное время оформления
- Указать реквизиты применяемой ККТ
- Проверить наличие всех обязательных реквизитов
На примерах правильно оформленных бланков можно изучить заполнение отдельных полей.
Стоит избегать распространенных ошибок - отсутствия подписи, печати, ИНН организации.
Перед выдачей БСО рекомендуется проверять чек-лист обязательных реквизитов.
Таким образом будет соблюден установленный порядок заполнения бланков строгой отчетности.
6. Правила выдачи бланков строгой отчетности
Существуют определенные правила, кому и при каких условиях можно выдавать БСО:
- БСО вместо чеков можно выдать только покупателям-физлицам
- Юридическим лицам нужно выдавать фискальные чеки
- Обязательна выдача чека при продаже товаров в розницу
- За услуги можно выдать БСО
Порядок выдачи бланков строгой отчетности отличается от правил для фискальных чеков. Например, для БСО нет требований по срокам отправки электронного документа.
Нарушение правил работы с БСО влечет административную ответственность в виде штрафов.
7. Хранение бланков строгой отчетности
Срок хранения БСО составляет не менее пяти лет с момента оформления.
Испорченные и недействительные бланки хранятся вместе с годными.
По запросу клиента может быть выдан дубликат бланка строгой отчетности.
Допускается хранение БСО в электронном виде при соблюдении условий обеспечения сохранности информации.
8. Отчетность и налогообложение операций с БСО
Данные БСО отражаются в отчетности о расчетах, которую ККТ направляет ОФД.
Операции с применением БСО облагаются налогами в общем порядке.
Есть особенности применения БСО при различных режимах налогообложения.
При проверках ФНС анализирует правильность заполнения и выдачи бланков строгой отчетности.
9. Ответственность за нарушения требований к БСО
Типичными нарушениями являются некорректное заполнение обязательных реквизитов, невыдача БСО, применение неучтенных бланков.
За нарушения правил применения БСО предусмотрены штрафы от 2 до 10 тыс. рублей.
При обнаружении ошибок в реквизитах БСО можно обжаловать решение налоговой.
10. БСО или фискальный чек: сравнение и выбор
При выборе между БСО и фискальным чеком стоит учитывать их преимущества и недостатки.
Плюсы БСО - меньше данных для заполнения, нет привязки к товарам. Минус - не подходит для розничной торговли.
Плюсы чеков - универсальность, привычный формат. Минусы - больше реквизитов и данных о товарах.
Для услуг лучше подходят БСО, для розницы - чеки. Можно оптимизировать документооборот, сочетая оба формата.
11. Перспективы развития бланков строгой отчетности
Эксперты прогнозируют рост популярности БСО из-за удобства.
Возможно расширение сфер применения и упрощение требований к бланкам строгой отчетности.
Но пока не ожидается отмена обязательных реквизитов БСО и переход полностью на упрощенный документооборот.
12. Особенности применения БСО в 2017 году
В 2017 году были уточнены требования к реквизитам БСО для организаций и ИП на спецрежимах.
Для ООО не вводилось существенных изменений правил работы с БСО.
Общие обязательные требования к бланкам строгой отчетности остались прежними.
13. Требования к реквизитам БСО в 2018 году
В 2018 году не произошло существенных изменений обязательных требований к бланкам строгой отчетности.
Были даны дополнительные разъяснения по реквизитам БСО для отдельных видов предпринимательской деятельности.
Например, для организаций общественного транспорта уточнили особенности указания места осуществления расчетов в БСО.
14. Поправки в правила применения БСО в 2019 году
В 2019 году были внесены уточнения в 54-ФЗ в части использования бланков строгой отчетности.
Основное изменение коснулось возможности выдачи электронного БСО.
Также появились дополнительные требования к реквизитам при выдаче электронных бланков строгой отчетности.
15. Обзор последних разъяснений по БСО
В 2020-2022 годах регуляторы дали множество разъяснений по применению БСО.
Эти разъяснения касались уточнения отдельных обязательных реквизитов, использования БСО в разных сферах деятельности.
Например, были даны разъяснения по применению БСО медицинскими организациями.
16. Возможные перспективы изменения правил для БСО
В будущем возможно определенное упрощение обязательных требований к бланкам строгой отчетности.
Однако отмена обязательных реквизитов или полный отказ от использования БСО маловероятны.
Скорее всего, будет расширен перечень услуг, где разрешено применение бланков строгой отчетности.
17. Формы бланков строгой отчетности
Бланки строгой отчетности могут изготавливаться в бумажной или электронной форме.
Для бумажных БСО утверждены типовые формы, которые носят рекомендательный характер.
Электронные БСО формируются в виде файла по специальным правилам передачи фискальных документов.
18. Порядок аннулирования и замены бланков строгой отчетности
При обнаружении ошибок бланки строгой отчетности можно аннулировать или заменить.
Для этого формируется корректировочный БСО с указанием реквизитов исправляемого.
Возможность замены распространяется как на бумажные, так и электронные бланки строгой отчетности.
19. Выдача дубликатов бланков строгой отчетности
Покупателю может быть выдан дубликат БСО в случае утери или порчи оригинала.
На дубликате делается пометка "Дубликат" и указывается дата выдачи оригинального БСО.
Дубликат должен полностью соответствовать оригинальному бланку строгой отчетности.
20. Отличия БСО и универсального передаточного документа
БСО не следует путать с универсальным передаточным документом (УПД).
УПД - это товарная накладная, которая не является фискальным или кассовым документом.
БСО выдается покупателю и отправляет данные в налоговую. УПД остается у продавца.