Счетная ошибка при начислении зарплаты – распространенная ситуация на любом предприятии. Что делать бухгалтеру, если обнаружена переплата работнику? Можно ли удержать эти деньги и каков порядок возврата? Ответы на эти и другие вопросы – в нашей статье.
Понятие счетной ошибки при начислении зарплаты
Счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т.е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Так считает Роструд в письме от 01.10.2012 No 1286-6-1.
Например, счетными ошибками являются:
- неверный подсчет рабочих часов или дней;
- ошибка в формуле расчета премии или надбавки;
- опечатка в ставке или окладе работника.
А вот что не является счетной ошибкой:
- сбой программы по расчету зарплаты;
- повторная выплата зарплаты за один месяц;
- предоставление неположенных налоговых вычетов.
Подробнее об этом можно узнать из судебной практики, в частности из Определения Верховного Суда РФ от 20.01.2012 No 59-В11-17.
Порядок удержания переплат по зарплате из-за счетной ошибки
Если счетная ошибка все же произошла и работнику переплатили, что делать? Выплаченные излишки можно удержать только при соблюдении определенных условий:
- Счетная ошибкапри начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т.е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. (Письмо Роструда от 01.10.2012 No 1286-6-1)
- Сбой программы по расчету зарплаты не относится к счетным ошибкам (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 No 59-В11-17)
| Условие: | Работник не возражает против удержания |
| Срок для удержания: | Не более 1 месяца с момента ошибки |
| Лимит удержания: | Не более 20% от зарплаты после уплаты НДФЛ |
Порядок удержаний при счетной ошибке прописан в ст. 137 ТК РФ. Более подробно про процедуру возврата переплат мы расскажем далее.
Оформление удержания переплаты по зарплате
Чтобы грамотно оформить удержание, бухгалтеру потребуется:
- Выявить факт ошибки и определить ее сумму
- Получить письменное согласие работника на удержание
- Издать приказ об удержании переплаты
- Произвести удержание в следующих расчетах зарплаты
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Прежде всего, бухгалтер анализирует расчеты заработной платы и выявляет сумму счетной ошибки. Для фиксации факта ошибки рекомендуем составить акт в произвольной форме.
В акте указываются обстоятельства, при которых была допущена ошибка, ее характер и конкретная сумма. Это необходимо для обоснования правомерности последующего удержания.
Пример акта о выявлении счетной ошибки
АКТ о выявлении счетной ошибки от 01.02.2023
Нами, комиссией в составе:
1. Главный бухгалтер Иванов И.И.
2. Бухгалтер Петров П.П.
В результате проверки правильности начисления заработной платы за январь 2023 года выявлена счетная ошибка в отношении следующего работника:
Таблица с указанием ФИО, должности, характера ошибки и суммы переплаты
Подписи членов комиссии: Иванов, Петров
Далее уведомляем работника о необходимости возврата переплаты и просим его письменного согласия
Согласно ст. 137 ТК РФ удержание возможно только с согласия работника. В уведомлении указываем причины, сумму и сроки возврата.
На основании акта об ошибке и согласия работника издается приказ об удержании с указанием его суммы.
В приказе констатируем факт допущенной бухгалтерией счетной ошибки, указываем конкретную сумму и период, за который произошла переплата работнику.
Образец приказа об удержании из заработной платы
ПРИКАЗ от 05.02.2023 No 56
Об удержании из заработной платы
В соответствии со ст. 137 ТК РФ и на основании акта от 01.02.2023:
- Произвести удержание из заработной платы ФИО работника в сумме 5000 руб. -
ограничение удержаний из заработной платы -счетная ошибка за январь 2023 г.
Основание: Заявление ФИО работника от 03.02.2023 о согласии на удержание.
Генеральный директор Иванов И.И.
Акт обнаружения счетной ошибки: образец для справки
В приложении к приказу можно добавить копию акта, на основании которого был издан этот приказ.
Далее бухгалтер производит удержание переплаченной суммы из заработной платы работника в следующих расчетных периодах
Ограничение удержаний из заработной платы по сумме также применяется и на этапе непосредственного удержания денег. Напоминаем, что размер ежемесячного удержания не может превышать 20% от зарплаты работника после вычета НДФЛ.
Особенности удержания из разных видов выплат
Порядок удержания переплат при счетной ошибке одинаков для всех видов оплаты труда – оклада, премий, надбавок, компенсаций и т.д.
Рассмотрим некоторые нюансы.
Удержание из премии
Если переплата произошла в премии, удержание производится только из сумм этого вида выплат, а не из оклада.
Удержание из отпускных
При ошибке в расчете отпускных сумму переплаты удерживают из последующих отпускных, а при их отсутствии – из зарплаты.
Особенности удержания у совместителей
Если счетная ошибка допущена в оплате труда совместителя, удерживать переплату можно только из выплат по совместительству, а не из основного места работы.
Возврат ошибочно уплаченных налогов и взносов
Счетные ошибки возможны не только в расчетах с работниками, но и по платежам в бюджет.
Рассмотрим эту ситуацию подробнее.
НДФЛ
При завышении НДФЛ можно подать уточненку и вернуть излишне уплаченные суммы налога.
Страховые взносы
Аналогично по страховым взносам – при переплате подается уточненный расчет за соответствующий период.
Возврат ошибочно уплаченных налогов и взносов: уточненка по НДФЛ
Если при расчете НДФЛ была допущена счетная ошибка и налог перечислен в бюджет в большей сумме, чем положено, можно вернуть переплату.
Для этого в течение 3 лет нужно подать уточненную декларацию по форме 6-НДФЛ за тот расчетный период, в котором произошла ошибка.
Основание для возврата
Основанием послужит уточненный расчет налоговой базы, в котором выявлена ошибка, повлекшая завышенную уплату НДФЛ в бюджет.
Срок возврата НДФЛ
Налоговый орган должен вернуть излишне уплаченную сумму налога в течение 1 месяца со дня получения уточненки.
Отказ в возврате НДФЛ
Если инспекция отказала в возврате, решение можно обжаловать в вышестоящем налоговом органе или в суде.
Возврат ошибочно уплаченных страховых взносов
Подача уточненного РСВ
Если страховые взносы были перечислены в большей сумме, чем полагается, из-за счетной ошибки, можно подать уточненный РСВ и вернуть переплату из бюджета.
Срок подачи уточненного РСВ
Уточненный расчет по страховым взносам можно подать в течение всего срока исковой давности, то есть в течение 3 лет с момента уплаты взносов.
Содержание уточненки
В уточненном РСВ указываются скорректированные, фактически начисленные выплаты за расчетный период. На основе этих данных рассчитывается сумма страховых взносов к уплате.
Возврат взносов со счета компании
Если уточненный РСВ подтверждает излишнюю уплату взносов, налоговый орган возвращает ошибочно перечисленные денежные средства на расчетный счет организации.
Отказ инспекции в возврате взносов
При необоснованном отказе в возврате переплаты по страховым взносам компания может обжаловать это решение в вышестоящем налоговом органе или в суде.
Недобросовестность работника как основание для удержания
Помимо счетной ошибки, удержать переплаченные суммы можно если работник действовал недобросовестно.
Что считается недобросовестностью работника
Недобросовестными действиями, которые могут повлечь необоснованные выплаты в пользу работника, являются:
- предоставление подложных документов для получения пособий, компенсаций, матпомощи;
- умолчание о фактах, влияющих на объем выплат;
- обман работодателя относительно личных обстоятельств (семейное положение, наличие детей и т.п.).
Доказывание недобросовестности в суде
Если работник не соглашается добровольно вернуть необоснованно полученные суммы, придется доказывать его недобросовестность в суде.
Для этого нужно предоставить доказательства обмана со стороны работника в виде его заявлений, справок и других документов.
Возврат через суд
Если суд признает недобросовестность и факт злоупотребления со стороны работника, он вынесет решение о взыскании необоснованно полученных им выплат и компенсаций.
Последствия неправомерных удержаний из зарплаты: Штрафы за незаконное удержание
Если работодатель удерживает из зарплаты без законных оснований или с нарушением установленного порядка, ему грозит административный штраф:
- для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 рублей;
- для организаций - от 30 000 до 50 000 рублей.
Основание - ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Возмещение ущерба работнику
Кроме штрафа, незаконно удержанные суммы придется возместить работнику в полном объеме.
Для этого он может подать иск в суд о взыскании неправомерно удержанных денег из его зарплаты.
Увольнение виновного бухгалтера
За грубое нарушение трудовых обязанностей по ведению учета, допущение ущерба компании виновный бухгалтер или кадровик могут быть уволены.
Как избежать счетных ошибок в бухгалтерии
Как вы уже узнали из статьи,
счетными ошибками являются:
- неверный подсчет рабочих часов или дней;
- ошибка в формуле расчета премии или надбавки;
- опечатка в ставке или окладе работника.
Избежать их поможет внимательность и предельная сосредоточенность при подсчете, составлении формулы, перепроверки, сосредоточенность бухгалтера и работа сразу нескольких бухгалтеров для дополнительной проверки.