Правила совершения нотариальных действий должны выполняться в строго определенной последовательности, без каких-либо инициатив и нововведений со стороны исполнителей. Все нюансы данного процесса регулируются рядом нормативно-правовых актов Российской Федерации. Однако в ряде случаев приходится все же отступать от правил. Такая ситуация может сложиться тогда и только тогда, когда основные правила совершения нотариальных действий, определенные национальным законодательством, противоречат международным положениям. Во избежание возникновения конфликтных ситуаций с зарубежными партнерами разрешено (и даже рекомендуется) руководствоваться интернациональными соглашениями. Человеку, не имеющему юридического образования, сложно с ходу разобраться во всех нюансах. Данная статься придет на выручку. В ней на доступном языке изложены основные правила совершения нотариальных действий.
Где могут производиться нотариальные действия?
Законом не устанавливаются точные территориальные признаки сооружений и зданий, в которых могут проводиться юридически значимые процедуры. В соответствии с правилами совершения нотариальных действий, последние могут осуществляться абсолютно любым нотариусом, имеющим соответствующее разрешение.
Однако и в этом правиле имеются исключения. Так, например, оформление и выдачу документов на право собственности могут проводить лишь нотариальные конторы, которые уполномочены осуществлять данную деятельность. Кроме этого, иногда физический и юридический адреса нотариальной конторы могут жестко задаваться отдельными нормативно-правовыми актами. К таким исключениям из правил относится также вступление в наследство. В этом случае, в соответствии с правилами совершения отдельных видов нотариальных действий, оформление документов и контроль законности ложится на нотариальную контору, которая обслуживает место получения наследства. Только лишь районная нотариальная контора уполномочена принимать соответствующие заявления от наследников.
В ряде небольших селений и городов России отсутствуют нотариальные конторы. Как быть людям в таком случае? Законодательно закреплено право за определенными чиновниками местных администраций осуществлять ряд нотариальных действий, начиная от оформления завещаний и доверенностей до заверения подписей. Кроме всего перечисленного, данные чиновники наделены полномочиями по оформлению документов, предназначенных для предъявления за пределами государства. Ряд нотариальных действий могут осуществлять сотрудники посольств и дипломатических миссий Российской Федерации за рубежом.
При каких обстоятельствах нотариус может дать отказ заявителю?
Совершенно понятно, что нотариус не просто может отказать, но и обязан это сделать в том случае, когда нотариальное действие противоречит нормам законодательства, носит преступный умысел. Конечно же, нотариус не может совершать и действия, на которые он не обладает полномочиями.
Наиболее частой причиной отказа является выявление несоответствия нарушения требований действующего законодательства при оформлении документов.
Нотариус не может также рассматривать и давать ход заявлению о проведении нотариальных действий, поступившему от недееспособного гражданина. В таких случаях интересы гражданина с ограниченными возможностями должен представлять опекун. Однако если отсутствует или не должным образом оформлена соответствующая документация, то нотариус также обязан отказать в проведении нотариального действия.
В некоторых случаях нотариус отказывает в совершении нотариальной процедуры юридическим лицам. Причины могут быть самыми разными. В том числе и несоответствие заявленной цели уставу организации.
Заявитель вправе выразить претензии нотариусу и потребовать письменного пояснения и разъяснения причин отказа в проведении нотариального действия. Нотариус же обязан в кратчайшие сроки дает ответ, разъясняет механизм и порядок оспаривания решения.
В каких случаях нотариальная процедура может быть пролонгирована?
В соответствии с действующими нормативно-правовыми актами об утверждении правил совершения нотариальных действий нотариусами, в ряде случаев сроки проведения процедуры могут продлеваться. Однако для этого необходимы веские основания (необходимость истребования нотариусом дополнительной информации для принятия справедливого и законного решения, ожидание официального заключения от экспертов, необходимость получить документальное подтверждение отсутствия претензий со стороны всех заинтересованных лиц и так далее).
Максимальный срок переноса принятия решения не может превышать одного месяца. В том случае, когда по истечении месяца требования и замечания нотариуса не были учтены, то он вправе инициировать отказ в проведении процедуры.
Правила совершения нотариальных операций в некоторых случаях устанавливают и меньшие сроки. В частности, при оспаривании решения нотариуса в суде, совершение процедуры может быть отсрочено на срок до десяти дней для уточнения сведений. В том случае, если суд сочтет жалобу обоснованной, то принятие решения приостанавливается на неопределенный срок.
Регистрация нотариальных действий
В соответствии с действующим законодательством, любое нотариальное действие в обязательном порядке вносится в государственный реестр и регистрируется в журнале нотариальной конторы. Каждая запись соответствует определенному нотариальному действию и имеет свой порядковый номер. Эта цифра в качестве ссылки указывается при заверении и при выдаче документов.
Оформление документов должно производиться на государственном языке – русском. Использование каких-либо иностранных языков недопустимо. Поэтому при необходимости осуществления нотариальных действий с использованием документов иностранного происхождения к ним подшивается заверенный перевод на русский язык.
Установление личности
В соответствии с правилами совершения нотариальных действий, нотариусами в обязательном порядке должна проводиться идентификация личности человека, который обратился с заявлением. Данная процедура проводится также и в отношении представителей интересов физических и юридических лиц, обратившихся с заявлением о проведении юридического действия.
Чтобы подтвердить личность, заявитель обязан предоставить нотариусу свой гражданский паспорт или заменяющий его документ (вид на жительство). Только после того, как отпадут любые сомнения, нотариус может инициировать процедуру. Правила совершения нотариальных действий позволяют нотариусу проводить процедуру установления личности заявителя и по военному билету (это касается лиц, которые проходят срочную службу в Вооруженных силах), и по свидетельству о рождении несовершеннолетнего ребенка с предоставлением паспортов его родителей. Гражданин другой страны при обращении к нотариусу обязан предоставить ему вид на жительство установленного образца или свой национальный паспорт с соответствующей пометкой департамента по миграции и гражданству Министерства внутренних дел.
Как проверяется дееспособность гражданина?
Следует отметить, что механизм проверки на дееспособность всех участников примерно один и тот же. Так, правила совершения нотариальных действий в РК (Республика Казахстан) и в России устанавливают единый порядок проверки дееспособности, а также правоспособности.
Для того чтобы убедиться в том, что каждый из участников процесса достиг возраста гражданской дееспособности, нотариус обязан испросить подтверждающий этот факт документ, указывающий на возраст гражданина.
Порядок и правила совершения нотариальных действий требуют также, чтобы нотариус обращал внимание на психическое состояние и адекватность всех участников. Ведь если человек признан недееспособным в результате расстройств психики, то его интересы должен представлять назначенный судом опекун. Существует также такое понятие, как ограниченная дееспособность. Человек может признаваться ограниченно дееспособным, если он является наркозависимым или болен алкоголизмом. Действия такого гражданина могут быть направлены против его же семьи. В нашем государстве существует и хорошо отработан механизм лишения данной категории граждан определенных прав. Такой человек по своей воле может совершать лишь мелкие бытовые сделки. Крупные (продажа жилья, земли и так далее) могут осуществляться лишь с ведома и разрешения его попечителей.
В случае когда заявитель или участник процесса является человеком с ограниченными возможностями (глухота), то привлекается специалист-сурдопереводчик, способный на языке жестов пояснить, о чем идет речь в документе. В таких случаях нотариус делает соответствующие пометки в документе.
Как подписываются документы: основные принципы и правила
Совершение нотариального действия завершается простановкой подписей всех участников процесса. После того как нотариус составил текст документа, он обязан вслух воспроизвести его присутствующим. Далее участники подписывают документ. Нотариус обязательно следит за этим процессом. Если человек неграмотный или же не может поставить подпись лично вследствие увечья, то за него может расписаться другой человек (по поручению). При этом в документе обязательно должна указываться причина, по которой человек не смог расписаться собственноручно.
Какие требования предъявляются к документам?
Без предоставления пакета документов недоступно проведение ни одного вида нотариальных действий. Правила их совершения и оформления требуют, чтобы заявитель предоставил нотариусу подтверждение указанной в заявлении информации.
Если документ имеет следы исправлений, приписок, подчисток, то нотариус их не примет на рассмотрение. Более того, он будет обязан по долгу службы обратиться в правоохранительные органы с целью провести проверку. Это может обернуться огромнейшими проблемами для недобросовестного заявителя. Документы, при написании которых использовался грифельных карандаш, также не принимаются на рассмотрение.
Если оплошность и неточность были допущены по вине организации, которая выдала документ, то данная организация обязана либо внести исправления, либо оформить новый документ с учетом замечаний. Если документ объемный и занимает несколько страниц, то все они должны быть прошиты.
Особенности нотариального заверения
Удостоверительная надпись является одним из самых важных и основных видов совершения нотариальных действий. Правила проведения данной процедуры должны строго соблюдаться всеми сторонами. Заверение нотариуса необходимо, чтобы засвидетельствовать подлинность ксерокопии документа или перевода с иностранного языка, подлинности подписей. Когда нотариус ставит подпись и личную печать на документе, он тем самым подтверждает законность и соблюдение интересов всех сторон сделки.
Нотариальное удостоверение ксерокопий является, пожалуй, самой распространенной нотариальной операцией. Для ее осуществления заявитель обязан уплатить установленный размер государственной пошлины. Нотариус своей подписью подтверждает верность ксерокопий различных документов, выданных государственными учреждениями или юридическими лицами. Если копия документа заверена нотариально, то это свидетельствует о полном его соответствии закона Российской Федерации. В некоторых случаях заявитель просит заверить копию копии документа. В принципе это возможно, но лишь в том случае, когда первая копия заверена нотариально в установленном порядке. Если первая копия заверена специалистом компании, которая выпустила документа, то у нотариуса также не может возникнуть сомнений в ее подлинности, и он, соответственно, может заверить копию копии.
При нотариальном заверении перевода документа с одного языка на другой нотариус, собственно говоря, заверяет не сам перевод, а подтверждает подлинность подписи переводчика. При этом указанный специалист по переводам с иностранных языков должен быть в соответствующей специализированной базе и иметь разрешение на осуществление подобных услуг. Поэтому при обращении в бюро переводов, необходимо в первую очередь интересоваться тем, являются ли их тексты юридически значимыми.
Следует отметить, что текст заверения имеет определенную структуру и форму, утвержденную Министерством юстиции. Нотариус не может отступить от этого правила.
В каких случаях накладываются ограничения на право осуществления нотариальных действий?
Если говорить кратко: основными правилами совершения нотариальных действий нотариусу запрещено совершать действия от своего имени и в личных интересах (а также в интересах близких родственников). Это положение оправдано. Ведь юрист – тоже человек. И едва ли он сможет беспристрастно рассматривать вопросы, от которых зависит его личное благосостояние или благополучие членов его семьи.