Вы ищете возможность перенести рабочую документацию в электронный вид? Неважно, планируете ли вы внести изменения по экологическим причинам, или в надежде на более высокую производительность, вам будет приятно узнать, что никогда не было так легко сканировать и оцифровывать документацию.
Попрощайтесь с канцелярскими отделами и огромными архивами бумаг — эти документы можно быстро и просто отсканировать. Затем они могут быть сохранены на вашем внутреннем сервере или в облаке, чтобы их можно будет использовать в электронном виде. Давайте рассмотрим четыре наиболее важных преимущества перехода на электронную документацию для больших и малых предприятий.
Упрощает рабочий процесс
Не может быть никаких сомнений в том, что одним из самых неприятных аспектов физической документации является проблема обращения с ней. Большие объемы бумаг, которые хранятся в помещениях, могут быть чрезвычайно громоздкими и отнимающими много времени.
Все — от поиска и идентификации физических файлов из хранилища, до времени, затрачиваемого на фотокопирование, хранение и повторную классификацию документов, может быть утомительной работой. Не говоря уже о том факте, что на самом деле, необходим большой физический труд для переноса всех коробок с документами.
Хорошо организованная и полностью оцифрованная коллекция документов означает, что файлы можно искать и извлекать почти мгновенно. Существует также гораздо меньше возможностей для ошибок. Это сэкономит время, а также упростить всю систему работы для вашего офиса.
Повышает безопасность документов
Еще никогда не было так важно серьезно относиться к безопасности документов, как в наше время. Независимо от того, застрахована компания от взломов, стихийных бедствий или несчастных случаев, нет сомнений, что ваши документы будут в безопасности, хранясь на облачных серверах, чем находятся в ящиках хранилищ.
Общество защиты данных (GDPR) возлагает надежды на большой и малый бизнес, чтобы должным образом защитить свои документы, и обеспечить более широкие права для людей, к которым эти данные относятся. Компании могут столкнуться с очень большими штрафами, если не смогут должным образом защитить свои документы.
Освобождается физическое пространство
Вы можете не осознавать, сколько физического пространства можно освободить, объединяя все бумажные документы в цифровые файлы. Многие предприятия выделяют большое количество места для своей накопленной документации, например, большие шкафы для хранения документов и даже канцелярские отделы. Переключение на цифровые документы создает много дополнительного пространства.
Дополнительное физическое пространство часто может использоваться гораздо более продуктивно в рамках бизнеса, например, открывая пространство для другого офиса или предоставляя место для работы дополнительных сотрудников.
Это может иметь огромное значение для предприятий всех размеров. Переключение с физических на цифровые документы может даже предоставить вам буфер для случаев, когда вам нужно увеличить размер своего офиса. Учитывая, что ваш офис является одним из ваших главных расходов, это может обеспечить большую прибыль в краткосрочной перспективе.
Проще распространять информацию
Если вы работали в офисе с чисто бумажными документами, вы, вероятно, будете знать, что распространение бумаги может быть громоздким и медленным процессом. Нахождение и извлечение соответствующего документа, а также сканирование и копирование его могут занять много времени. Но хорошая новость заключается в том, что весь этот сценарий можно упростить с оцифровкой вашей документации, и это никогда не было проще.
Вместо того чтобы отправлять бумажные документы в другой отдел (или даже в другой офис), сотрудники могут получить доступ к точно таким же документам в считанные секунды в электронном виде. Это распространение может осуществляться любым количеством способов — это удобно для вашего бизнеса. Например, файлы могут быть сохранены в облаке или на внутренних серверах. Или файлы с ограниченным доступом могут быть переданы соответствующему лицу.
Поскольку в настоящее время почти все компании полагаются на те или иные формы облачных вычислений, никогда не было так легко обеспечить быстрый и легкий обмен документами между членами команды.
Документы защищены от порчи
Большое предприятие несет за собой огромный оборот всевозможных документов, от личных документов сотрудников до секретных рабочих бухгалтерских отчетов. Вся информация не должна выдаваться в бумажном виде, чтобы сотрудники или гости фирмы не смогли случайно или умышленно испортить документы. Ведь всем известны случаи, когда на документ проливается кофе или протекает ручка. Храня и передавая документы в электронном варианте, вы с легкостью избежите человеческого фактора в порче документов.
