Владение бизнесом - это работа на полный рабочий день, даже без учета бухгалтерских задач. Использование бухгалтерского программного обеспечения для выполнения некоторых из этих задач для вас - отличный шаг, но даже это не освобождает вас от всей ответственности, связанной с бухгалтерским учетом вашего бизнеса. Ниже приведен список из основных бухгалтерских задач, которые вы должны выполнять ежедневно, еженедельно, ежеквартально и ежегодно.
Обновите свои финансовые данные
Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, оно автоматически синхронизируется с вашим банковским счетом и кредитными картами, а также с данными о продажах в вашей точке. Если вы будете входить в свое бухгалтерское программное обеспечение каждое утро, вы увидите обновленную информацию о том, сколько вы потратили и какой доход получили. И вы будете тратить незначительное время в день на эту бухгалтерскую задачу.
Почему ежедневно? У вас гораздо больше шансов вспомнить, почему вы совершили транзакцию вчера, чем если бы вы подождали неделю.
Депозит наличными и чеки
Другая ежедневная бухгалтерская задача - учет наличных денег или чеков, которые вы получили. Для внесения наличных денег в идеале вы должны иметь удобно расположенный рядом с вами банк или банкомат. Большинство ведущих банков для малого бизнеса принимают мобильные чековые депозиты, поэтому внесение чеков должно занять всего несколько минут вашего дня. Делая это ежедневно, вы гарантируете, что не потеряете входящий доход.
Сверка платежей и поступлений
Согласование - это процесс сопоставления транзакций, которые вы ввели в свое бухгалтерское программное обеспечение, с выписками по своим банковским счетам и кредитным картам.
Поскольку транзакции синхронизируются с бухгалтерским программным обеспечением практически мгновенно, вам не нужно ждать, пока вы получите ежемесячную выписку с банковского счета или кредитной карты. Бухгалтерское программное обеспечение будет предлагать соответствие категории/клиента для каждой транзакции, что упрощает процесс сверки. Вам просто нужно убедиться, что все транзакции правильно учтены.
Обновите инвентарные записи
Инвентаризация и учет тесно связаны. Если у вас заканчивается товар по определенной категории, его пополнение будет стоить вам денег. Лучший способ получить точную картину состояния вашего инвентаря - обновлять данные о нем ежедневно. Всякий раз, когда запас поступает, добавьте его к инвентарному количеству. Приложение для управления запасами может помочь вам с этим ежедневным бухгалтерским заданием.
Сделайте резервную копию ваших данных
Вам может быть интересно, почему это входит в список ежедневных задач бухгалтерского учета, но резервное копирование жесткого диска крайне важно. Вы никогда не узнаете, сколько ценной, незаменимой информации находится на вашем компьютере, пока не произойдет сбой жесткого диска.
Доступны десятки недорогих, автоматизированных систем резервного копирования на основе облачных вычислений, так что это ежедневная задача, которую вы можете поставить на автопилот.
Оплата деятельности продавцов и поставщиков
Большинство поставщиков, вероятно, выставят счет вашему бизнесу на завышенных условиях. Однако есть все основания оплачивать счета задолго до истечения срока. Это может помочь вам получить скидки при досрочном погашении и повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса. Обязательно проверяйте счета на наличие ошибок и пользуйтесь функциональностью своего бухгалтерского программного обеспечения, чтобы планировать платежи заблаговременно.
Сравните ваш отчет о прибылях и убытках за месяц с вашим бюджетом
Даже если вы внимательно относитесь к своим расходам, легко превысить свой бюджет, если вы не будете регулярно его отслеживать. Если у сотрудников есть деловые кредитные карты на их имя и разрешение использовать их по своему усмотрению при совершении покупок, расходы могут выйти из-под контроля еще быстрее. Сравнение вашего отчета о прибылях и убытках за текущий месяц с бюджетом вашего бизнеса по еженедельным кадрам поможет вам принимать разумные решения о расходах и избежать шока от нижней прибыли в конце месяца.
Сканируйте ваши документы и квитанции
Даже если вы не готовы использовать полностью безбумажный офис, сканирование ваших документов и квитанций в облачной системе хранения защитит ваши важные записи от порчи из-за жары и времени. В случае аудита вы сможете быстро предоставить любую запрошенную резервную документацию и, не опасаясь, что документ не будет читаем.
Просмотрите выписки по своим банковским и кредитным картам, а также отчеты по сверке
Есть несколько причин, чтобы выполнить эту бухгалтерскую задачу на конец месяца. Если ваш бухгалтер сверяет ваши банковские выписки для вас, это хорошая проверка, чтобы убедиться, что выверки выполняются точно и своевременно.
Следите за сообщениями на счет «несоответствия». Большинство бухгалтерских программ предлагают эту опцию как способ принудительного согласования учетной записи. Если разница составляет всего несколько центов, размещение на этом аккаунте не является огромным красным флагом. Однако, если на этом счете размещены большие остатки, спросите своего бухгалтера, почему они внесли корректировку.
Просмотрите ваши финансовые отчеты с вашим бухгалтером
Ежемесячно вы должны просматривать три основных финансовых отчета вашей компании - отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств. Вы можете легко создавать финансовые отчеты в QuickBooks или другом бухгалтерском программном обеспечении за месячный период времени. Кроме того, вы можете позвонить по видеосвязи своему бухгалтеру, чтобы просмотреть ваши финансовые отчеты за каждый месяц. Это поможет вам определить любые потенциальные финансовые проблемы в вашем бизнесе, прежде чем они станут слишком трудными или невозможными для их устранения.
Следите за неоплаченной дебиторской задолженностью
Чтобы обеспечить быструю оплату, вы должны отправить счет-фактуру сразу же после завершения работы, предложить клиентам стимулы для ранней оплаты и дать своему клиенту дружеское напоминание в середине месяца.
Если вы все еще не получили платеж в течение месяца, пришло время позвонить клиенту с напоминанием. Убедитесь, что вы разговариваете с нужным человеком в их отделе кредиторской задолженности, и не бойтесь принудительно взимать плату за просрочку платежа или проценты. Если после указанного срока прошло несколько недель, вы можете подать в суд или (чаще) списать счет-фактуру как потерянный платеж.
Подготовка финансовой отчетности на конец года
Если ваша компания следует календарному отчетному году, то декабрь - это время для подготовки и анализа вашего отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета о движении денежных средств на конец года. Каждое из этих утверждений говорит вам что-то другое о вашем бизнесе. Отчет о прибылях и убытках сообщает вам о чистом доходе, который ваш бизнес "заработал" за год (ваш итог), и позволяет увидеть ваши операционные расходы.
Баланс показывает совокупность активов и пассивов вашей компании. Отчет о движении денежных средств показывает, когда и из потоков доходов поступают денежные средства в ваш бизнес, а также с какими клиентами или расходами он поступает. Вместе эти заявления имеют решающее значение для будущего бизнес-планирования.
Подайте свою годовую налоговую декларацию
Ваши ежегодные бухгалтерские задачи завершаются подачей налоговой декларации. Налоговые декларации подлежат оплате в марте или апреле, в зависимости от типа вашего юридического лица. Форма, которую вы должны использовать для возврата, зависит от структуры вашего бизнеса. Просто помните, что вы, как правило, платите налоги на бизнес ежеквартально. Годовой отчет в основном для информационных целей и покрывает любые налоги, которые не выплачивались ежеквартально.
