Деловые встречи могут слишком затянуться, стать скучными и неплодотворными, если кто-то слишком много говорит или отклоняется от главной темы. Если один говорун доминирует в разговоре, это может помешать другим людям высказать свою точку зрения, что приводит к невозможности услышать различные мнения, и, как следствие, к пропуску новых и интересных идей. Тренер по лидерству и продуктивности Эллен Фэй рассказала, как научиться управлять временными рамками в ходе важных деловых встреч.
Установите главную повестку дня
Держите людей в курсе предстоящих событий с помощью комплексной повестки дня, которая включает в себя главные темы для обсуждения и точные временные рамки рассмотрения каждой из них. Это обеспечивает план того, что будет (или не будет) обговариваться. Такой подход значительно поможет участникам не отклоняться от тематики деловой встречи.
Задайте общий тон собрания с самого начала. Если вы заранее расскажете всем вовлеченным в дискутирование, о том, как именно вы планируете провести деловую встречу, и какие темы будут вынесены на рассмотрение, это может сделать коллег более осведомленными о времени их выступления и сделать менее неловкой ситуацию, если вам придется прервать выступающего.
Создать ограничения по времени
Установка четких временных ограничений для каждого пункта обсуждения также может помочь обуздать собеседников. Вы можете попросить, чтобы коллеги, озвучивая свою точку зрения, укладывались примерно в две или три минуты, или чтобы они поделились своими главными мыслями, а затем передали слово следующему человеку.
Другой вариант - обрисовать, что вы хотите услышать от каждого участника. "Таким образом, все будут вынуждены высказываться и участвовать, но ораторы будут заранее знать, что они более ограничены во времени", - советует Эллен.
Не бойтесь возвращать их в нужное русло
Мы все можем иногда увязнуть в деталях, которые на самом деле не имеют никакого отношения к делу. Если это произошло, Фэй советует сказать что-то вроде: "Это интересная идея для работы. Давайте запомним это и вернемся к ней позже".
"Лидеру нужно уметь с уверенностью показать, когда нудно приостановить дискуссию", - поведала она.
Поставьте идеи, не имеющее отношения к обсуждаемой теме, "на паузу"
Важно, чтобы все участники беседы чувствовали, что их услышали. Но иногда их идеи просто не имеют отношения к обсуждаемой теме. Эти концепции могут быть отправлены "на паузу", то есть в список, который вы записываете, либо на бумаге, либо на доске, для всеобщего обозрения. Это подтверждает, что мысль услышана, но не соответствует главной теме обсуждения. В конце встречи, обязательно вернитесь к мыслям оставленным "на паузе". Их можно обсудить в оставшееся время, внести в повестку дня следующего собрания или назначить ответственного сотрудника для более детального изучения идеи.
Не бойтесь вежливо перебить
Бывает, что один из докладчиков слишком увлекается обсуждением и выходит за установленные временные рамки или постоянно теряет последовательность своих мыслей. Вы имеете полное право его прервать - просто действуйте вежливо и деликатно.
Если кто-то многословен, но так и не дошел в речи до высказывания своей точки зрения, Эллен Фэй советует сказать что-то вроде: "Джон, к сожалению, вынужден вас прервать, но я думаю, что это отличная мысль. У вас есть какие-либо рекомендации о том, как мы можем реализовать эту стратегию или план?".
Также неплохо использовать такие фразы, как: "Извините, что прерываю, но в интересах времени" или "Давайте, вернемся к нашей повестке дня". Такие высказывания помогут докладчику вернуться в нужное русло темы обсуждения, а вы при этом не будете выглядеть несдержанным.
