Утром вы приходите на работу, опускаетесь на свой удобный стул и делаете глоток горячего кофе. Вы готовы по-настоящему погрузиться в тот проект, который вы собирались завершить в течение нескольких недель, и сегодня этот день настал. Подобно тому, как вы открываете PowerPoint и прижимаетесь к своему креслу, чтобы достичь максимальной производительности, ваш документ скрывается за неприятным напоминанием: еженедельное совещание через 15 минут.
«Нет проблем», - рефлексивно думаете вы. Затем вы открываете свой календарь Outlook на день, чтобы увидеть, что он изобилует совещаниями наблюдателей, совещаниями по оценке эффективности, совещаниями наставничества, постоянными собраниями и другими. И в итоге это будет тяжелый и, вероятно, не очень продуктивный день для вас.
Итак, как можно спланировать встречи, чтобы они были более привлекательными для большого числа сотрудников? Ниже описаны три методики, поддерживаемые исследованиями, чтобы превратить встречи из проклятия в лекарство в организациях.
Сократить время встреч вдвое
Если у вас есть постоянное 30-минутное еженедельное собрание, теперь это 15 минут; если ваше ежемесячное обновление отдела - это 60-минутная видеоконференция, то теперь это 30 минут. Но возможно ли это? Мы будем использовать полные 30 минут и сделаем это за половину времени.
Оказывается, что на встречах много времени теряется впустую. Они начинаются на 7 минут позже, затем следующие 8 минут тратятся на пустые разговоры между двумя из 12 участников. Идея, что задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное время, была в разговорной речи названа законом Паркинсона. Это означает, что если вам дается 60 минут на выполнение 10-минутного задания, это может занять, как вы уже догадались, 60 минут. Если вы сокращаете время, отводимое на встречу, это заставляет организаторов и участников быть более эффективными. Фактически исследования показывают, что постоянные встречи являются одним из способов значительно сократить время, затрачиваемое на встречи, без ущерба для качества решений.
Обученные сертифицированные организаторы проводят встречи
Организация встреч - это и искусство, и наука. Проведение собрания, которое участники считают эффективным, включает в себя поиск подходящего места для проведения собрания, установление строгой повестки дня, своевременное начало, обеспечение того, чтобы все были в курсе, определение следующих шагов, отслеживание участников и многое другое. В связи с этим возникает вопрос, почему не существует строгой подготовки для всех руководителей и сотрудников в отношении того, как проводить эффективную встречу? Оставляем ли мы другие организационные задачи, такие как финансовый анализ или операции, кому-то, кто хочет выполнять их в этот день? Конечно, нет. Так почему же критически важная задача управления собраниями, краеугольный камень организационной эффективности, должна решаться так беспорядочно?
Наиболее эффективный способ решения этой проблемы - проведение совещаний профессиональными фасилитаторами. Это могут быть штатные сотрудники, нанятые именно для этой цели, внешние консультанты или даже внутренние сотрудники с другими ролями, которые затем обучаются и сертифицируются для проведения совещаний. Обученные фасилитаторы, как было показано, улучшают многие из конструкторских и процедурных элементов, которые ведут к эффективным встречам. Особенно когда интересы различных участников собрания расходятся, обученные фасилитаторы могут обеспечить справедливое соблюдение процедур, чтобы все ушли счастливыми.
Помните, что встреча касается не только вас
Недавние исследования, в которых анализируются успешные и неудачные встречи, показывают, что участники рассматривают успешные встречи как те, где они узнают что-то новое. По возможности, обучение должно поощряться среди всех участников. Но что, если это невозможно? Даже если вы не занимаетесь активным обучением, вам все равно может быть важно посетить собрание, чтобы изложить свою точку зрения, чтобы другие могли учиться и координировать свои действия. Если участники помнят, что встреча касается не только их, то это может помочь им справиться.
По своей природе трудно не быть сосредоточенным на себе, особенно в более индивидуалистических культурах, но можно «проявить себя», чтобы быть более ориентированным на других перед встречей. Это может быть так же просто, как наглядно представить себя в команде, работающей над общей задачей, или написать о времени, когда вы были особенно эффективными в команде. Переводя этот акцент на других, сотрудники могут видеть, что даже если встреча не является для них захватывающей, она, вероятно, служит цели объединения команды и расширения организации.
