Люди посещают собрания по разным причинам, включая работу, личные интересы и досуг.
Встречи могут проводиться на работе, внутри организации, спортивной группы, ассоциации учителей, родителей, церковной группы или одного из множества других комитетов.
Но на производстве встречи проводятся в официальной ситуации, и многим очень хорошо знакомо, когда время идет, обсуждается вопрос, касающийся одного специалиста, который можно было бы обсудить лично, или наоборот, затрагивается слишком много общего и никакой конкретики.
Чтобы планерки и собрания не превращались в бессмысленную потерю времени, нужно понимать, как хорошая подготовка и эффективный ведущий могут способствовать успеху встречи, давая вектор направления или цели.
Некоторые встречи заставляют участников чувствовать, что они потратили впустую свое время, так как мало что было достигнуто, и это может быть связано со многими причинами. Собрание - это встреча трех или более людей, которых объединяют общие цели и задачи, на нем посредством устного и письменного общения коллектив приближается к достижению поставленных целей.
Цели встреч
Встречи являются важным организационным инструментом, поскольку с их помощью можно:
- Генерировать идеи.
- Строить планы.
- Решать проблемы.
- Принимать решения.
- Создать и развивать понимание.
- Поощрять энтузиазм и инициативу.
- Выявить общую цель.
Хотя собрания могут различаться по размеру, содержанию и подходу, все эффективные мероприятия имеют следующие три общих элемента:
- отличительная цель;
- продуктивное общение;
- контролируемая ситуация.
Структура встреч
Встреча может быть разделена на следующие три основных компонента.
- Содержание - это знания, информация, опыт, знания, мнения, идеи, взгляды и ожидания, которые каждый человек приносит на встречу.
- Взаимодействие - это способ, которым участники работают вместе, чтобы разобраться с содержанием собрания. Это включает в себя чувства, отношения и ожидания участников, которые имеют непосредственное отношение к сотрудничеству, участию и доверию.
- Структура - это способ организации и подачи информации для достижения цели.
Типы встреч
Встречи проводятся с разными целями. Иногда руководитель должен поставить коллектив в известность о новой информации, решить проблемы и принять решение. Информационные встречи проводит обычно председатель, который должен что-то сообщить всем присутствующим. Такие встречи носят формальный характер, так как на нем участникам предлагается познакомиться с новостями и принять какие-то решения.
Консультационные встречи
Эти встречи проводятся для обсуждения конкретной политики или нововведения и могут быть использованы для получения мнения участников о такой политике или идее. Просматривая текущую позицию, участники могут предложить изменения, указать недостатки и преимущества, высказать свои мысли.
Встречи для решению проблем
Если какую-то проблему нужно решать коллективно, вы можете собрать встречу, на которой описать как можно подробнее проблемы и результаты, которые нужно достичь. На такое собрание приглашаются сотрудники с опытом, знаниями, которые могут генерировать идеи, предлагать советы и делать выводы.
Вначале такого типа собрания проводится описание и анализ проблемы, выслушиваются идеи, выбираются лучшие. Затем делаются какие-то выводы.
Многие организации, клубы и общества проводят регулярные встречи, чтобы члены могли сообщать и обсуждать прогресс и обмениваться информацией, чтобы быть в курсе происходящего во всех отделах компании, обдумывать текущее и будущее планирование.
Планирование и подготовка к встрече
Первостепенное значение для успеха любой встречи имеет работа председателя. На собрании он является лидером и как таковой должен выполнять ту же функцию, что и руководитель любой рабочей группы.
Если вы готовите встречу как председатель, то планируйте, организовывайте и контролируйте обсуждение вопросов повестки дня.
Во время встречи вы должны направлять группу, развивая гармоничные отношения. Мотивируйте людей, поощряя всех вносить свой вклад, вознаграждая их усилия и поддерживая их в любых трудностях.
Перед любой встречей председатель должен продумать цель, необходимость и план.
Если в ходе собрания возникают новые проблемы, то их тоже надо обсудить, не откладывая.
Вы должны убедиться, что собрание действительно необходимо, нельзя обойтись другими способами коммуникаций, например, договориться через видеоконференции, электронные письма и даже соцсети. Ненужные встречи могут забрать время, привести к разочарованию и негативу, и могут снизить мотивацию для участия в будущих собраниях.
Как запланировать встречу
Планирование собрания должно быть обосновано независимо от того, является ли оно низкоуровневым или неформальным. Важным моментом является выбор участников. В небольшом коллективе можно пригласить всех участников, в многочисленной компании можно пригласить представителя каждого отдела.
Собрания вне рабочего места могут включать членов совета директоров или представителей других заинтересованных сторон.
Какие приготовления необходимы для встречи
Если максимальный вклад ожидается от всех участников, цель встречи должна быть известная всем заранее. Также следует распространить среди всех приглашенных на встречу повестку дня.
Повестка дня представляет собой план встречи. Сотрудники должны ознакомиться с местом и временем проведения встречи, темами для обсуждения, списком выступающих.
На большинстве официальных заседаний он составляется секретарем по согласованию с председателем.
Секретарь должен распространить повестку дня заблаговременно, до собрания, включая сопроводительные документы. Регулярные встречи часто начинаются с протоколов последней встречи, за которыми следуют «возникающие вопросы», которые образуют связь с тем, что произошло раньше.
Если у вас небольшая компания единомышленников, вы можете продумать вопросы, которые надо обсудить, и провести встречу в дружественной неформальной обстановке, например, на природе. Возможно, что смена обстановки будет способствовать появлению свежих идей и повышению эффективности работы компании.
