Современная жизнь стала очень динамичной, поэтому распределение времени сейчас является самым важным аспектом в производительности. Если вы руководитель, наверняка у вас появилась проблема - слишком много встреч и переговоров. Вот советы, которые помогут вам правильно распределить часы работы.
Важность правильного распределения времени
Иногда случается так, что количество встреч является практически бесконечным. Не успеваете поговорить с одним человеком, вас ждет другой партнер. И если появляется экстренная необходимость в совещании (или возникает неотложное в плане решения дело), приходится просить своих заместителей переносить эти встречи или тратить время на то, чтобы сделать это самостоятельно. Большое количество встреч не позволяет вам продуктивно работать, вы ничего не успеваете и в итоге приходите к выводу, что время было потрачено попусту.
Востребованность и занятость
Если вы являетесь наемным сотрудником, у вас нет никакой возможности что-то изменить. Ваш начальник вправе устраивать переговоры в удобное для себя время. Однако если руководителем являетесь вы сами, можно применить определенную стратегию. На начальном этапе работы компании успешные люди радуются большому количеству встреч, поскольку это говорит об их востребованности. Но когда вы начинаете анализировать, что вы успели сделать или решить, выясняется, что время было потрачено впустую. То есть ваша эффективная занятость равна нулю или КПД небольшой. Постарайтесь проанализировать ситуацию и подойти к решению данного вопроса с полной ответственностью.
Календарь с нулевым отсчетом
Эта стратегия построена на принципе бухгалтерской концепции «бюджетирования с нулевой базой». То есть вам нужно все начать с нуля. А именно, вы должны обнулиться, то есть больше не планировать никаких встреч. Возможно, вам это поначалу покажется слишком рискованным. Однако так вы сможете определить, что для вас является важным, а что – нет. Например, сегодня у вас нет на этот счет никаких планов, но возникает кто-то из ваших партнеров и предлагает вам реальные идеи для улучшения состояния дел вашей фирмы. Вы тут же вносите эта встречу в список важных, встречаетесь с партнером, решаете вопросы. Дальше продолжаете заниматься своими делами, пока снова не поступит выгодное для вас предложение.
Установление рабочих часов
Сейчас мы разобрали ситуацию с партнерами, аналогичной она будет и с вашими подчиненными. Например, все привыкли к тому, что каждый день (или с другой периодичностью) происходят встречи. Это вызывает проблемы со временем не только у вас, но и у коллег. Поэтому разумным решением будет полностью изменить график. Откажитесь от запланированных и ничего не решающих встреч. Освободите людей и себя от этой обязанности. Если кому-то понадобится ваш совет или консультация, человек сможет вам написать на электронную почту. Причем время, когда вы будете рассматривать сообщения, также должно быть вами определено. Сотрудник понимает, что может обратиться с часу до трех, а вы рассмотрите эти обращения с трех до пяти. Исключение составляют лишь экстренные случаи, и об этих ситуациях следует предварительно договориться. Через некоторое время вы увидите, насколько редкой станет реальная необходимость пообщаться. У вас останется много свободного времени, оно прибавится и у ваших подчиненных.
Правильное решение
Эту стратегию испробовала на себе Сара, которая недавно стала руководителем. Она всегда сетовала на то, что ей приходится практически каждый общаться со своими подчиненными. Так было заведено до нее, поэтому какое-то время Сара была вынуждена придерживаться старых правил. Получалось, что сотрудники приходили к ней для постоянного отчета по принципу «сделал часть работы – покажи». Женщине приходилось постоянно вникать в каждый процесс, а ее подчиненным – продумывать концепцию разговора с начальником. Согласитесь, что не каждый умеет озвучить словами то, что он сделал, и преподнести это так, чтобы его поняли. Когда Сара предпочла принцип «календаря с нулевым отсчетом», все сразу изменилось. Люди не торопились быстро выполнять какой-то процесс работы. В один день они могли сделать в два раза больше, а в другой – просто отдохнуть. Кроме того, они не тратили свою драгоценную энергию на лишние обсуждения. Сама Сара вдруг реально увидела, сколько полезного можно сделать в освободившееся время. Например, она наметила стратегическую концепцию для развития своего бизнеса, продумала пути реализации важных проектов, лучше узнала своих сотрудников, поскольку поняла, кто и как работает и кто каким человеком является вне работы.
От каких встреч стоит отказаться
Принцип календаря с нулевым отсчетом однозначно работает, однако это может негативно повлиять на рабочие отношения с партнерами. Если действительно нужно что-то вместе обсудить, нет смысла просто так отказывать человеку. Он как минимум может обидеться и перестать сотрудничать. Вот несколько признаков, по которым вы можете определить, какие встречи отменять, а какие оставить:
- На встречах люди скучают, занимаются своими делами, не проявляют заинтересованности.
- Вы сами испытываете стресс, когда думаете о предстоящей встрече. Вы все время работаете над тем, чтобы сделать ее полезной и интересной, но у вас мало что получается.
- Нет реальных результатов. Много разговоров и споров, которые ни к чему не приводят.
- Дела идут в обычном режиме. То есть нет разницы от того, вы встречаетесь лично или решаете вопросы дистанционно.
- Потеряна первоначальная концепция. Поначалу встречи приносили пользу, а теперь стали рутинной обязанностью, которая тяготит и вас, и ваших коллег.
