Современные требования к трудовой деятельности все больше ориентируются на универсальность сотрудников, которые могут охватывать несколько рабочих процессов. Связано это с факторами глобализации и сращивания разных сфер, что проявляется и на конкретных производственных процессах. Так формируется практика многозадачности, когда сотрудники стоят перед необходимостью выполнения нескольких операций в попеременном режиме или одновременно.
Для облегчения данного процесса работодатели стремятся создавать удобные рабочие места с комфортными физическими и психологическими условиями, однако принципиально решить проблему снижения продуктивности это не позволяет. Сотрудники, имеющие дело с многозадачностью, в принципе не могут долгое время удерживать концентрацию, поэтому происходит и общая потеря в производительности.
Когнитивные функции и многозадачность
Далеко не во всех сферах в принципе существует проблема выполнения нескольких трудовых процессов в рамках одной рабочей сессии или процедуры. Наиболее требовательны к концентрации внимания области, в которых задействуется интеллект, память, воображение и творческие процессы.
Иными словами, когнитивные функции могут тормозиться рабочим форматом, предусматривающим многозадачность. И наоборот, сферы, где работники выполняют сугубо механические задачи, такой режим труда в меньшей степени или вовсе никак не влияет на концентрацию. В принципе, когнитивные функции в данном случае не так значимы, поэтому многозадачность не является фактором снижения продуктивности.
Проблемы многозадачности
Логично возникает вопрос: в чем же заключается негативное влияние на когнитивный функционал процессов, которые предусматривают выполнение нескольких задач одновременно? Все дело в разных требованиях к рабочим процессам.
Мозг, перед которым стоит задача обработки сложной информации или отражения продуктов мыслительной деятельности в тех или иных форматах, вовлекается в глубокие интеллектуальные и творческие операции. Критерием их оценки является не столько объем, сколько качественные характеристики, связанные с точностью, корректностью, художественными свойствами и т. д. В свою очередь, смысл многозадачности определяется непосредственно продуктивностью и объемами труда.
Можно ли сосредоточиться в условиях многозадачности?
Есть немало людей, которые уверенно заявляют о своей способности работать в режиме многозадачности, отвергая доводы о невозможности плодотворного труда в таких условиях. Тем не менее, психологи также подчеркивают ограниченные возможности мозговой деятельности, которая не может брать под контроль несколько процессов, уделяя равное внимание разным задачам одновременно.
В принципе конфликт когнитивных функций работника и многозадачности обусловлен попытками объединить особые форматы труда с мыслительным процессом. В частности, речь может идти об условном выполнении нескольких операций в рамках одного трудового процесса. Под многозадачностью может пониматься попеременное выполнение разных действий. Это вполне под силу мозгу, но проблема заключается именно в постоянном отвлечении от той или иной задачи. Продуктивность снижается не по причине перегруженности мозга большим массивом задач, а необходимостью постоянно отвлекаться от них и вновь концентрироваться, теряя время и трудовую энергию.
Многозадачность на практике
В современных условиях едва ли можно говорить о том, что сотрудник будет получать горы разнообразной работы в рамках одного производственного процесса. С большей вероятностью это будет массив, состоящий из разноплановых задач и операций, часть из которых вовсе не относится к трудовой деятельности.
Многозадачность может формироваться из сторонних дел, которые зачастую предусматривают общение с коллегами, партнерами и клиентами. Пресловутая переписка по электронной почте или корпоративной соцсети является типичным примером многозадачности, когда работник держит под контролем не только свои первостепенные трудовые задачи, но и коммуникационный фон. Аналогично работают и собрания с планерками и конференциями. Сами по себе они не входят в формат трудовой деятельности, но это вовсе не мешает им отвлекать сотрудников.
Изменение качества многозадачности
Один из подходов, которые предполагают изменение ситуации в лучшую сторону, заключается в полном пересмотре самих задач, которые отвлекают от трудовой деятельности. Те же сообщения и электронные письма, как показывает практика, в большинстве своем не несут полезной информации. Рядовые офисные сотрудники по 15-20 мин тратят на чтение электронной почты каждое утро, однако порядка 60-70% писем остается без ответа, поскольку они не несут практически ценной информации. Это лишь один из примеров неэффективной многозадачности, проблема которой решается пересмотром культуры обработки посланий.
Руководители крупных компаний аналогичные проблемы выявляют и в практике проведения собраний, когда большая часть участников вовсе никак не заинтересована в темах повестки, но они также тратят рабочее время на неэффективные процессы.
Линейное решение задач
Более радикальный метод решения проблемы потери концентрации из-за многозадачности предполагает утверждение линейного подхода к трудовой деятельности. Это означает, что сотрудник в рамках установленной рабочей сессии решает только одну задачу, уделяя ей весь мыслительный потенциал. После завершения текущей операции он может переходить к другим задачам.
Проблема такого подхода заключается в том, что его невозможно реализовать в полной мере как он заявлен. Лишь в редких случаях производственные задачи полностью изолированы друг от друга, что дает возможность сотрудникам посвящать память конкретно одному процессу.
Продуктивная концентрация внимания
Как видно, речь не может идти о полном фокусе на одной задаче в течение длительного времени. Компании, заинтересованные в повышении производительности, изначально делают ставку на последовательное выполнение операций, но с определенными условиями. Например, задачи должны быть сегментированы по уровням сложности, времени выполнения и степени сопряженности с другими операциями.
Такое упорядочение позволяет в принципе определить, каким может быть оптимальный порядок выполнения задач. Что касается факторов отвлечения по мере необходимости, то их допуск зависит от коммуникационной культуры конкретных организаций. В частности, сотрудникам может предлагаться выделять на общение конкретный блок времени в рамках рабочего дня. Весь коллектив в это время согласует важные задачи и дела, определяя дальнейший формат взаимодействия.
