В профессиональном мире вам часто нужно написать деловое письмо или отправить электронное письмо. От подачи заявления на новую работу, написания благодарственной записки или прощального электронного письма при отъезде – есть много обстоятельств, которые требуют надлежащим образом отформатированного письма или электронного сообщения.
Благодарить людей важно, но когда вы пишете деловое письмо, старайтесь держаться подальше от банальностей. Не используйте слово «спасибо», чтобы ваша рабочая переписка отличалась от личной.
Мы стараемся быть вежливыми, мы благодарим людей лично, по телефону и в электронных сообщениях. Это социальный обычай. Благосклонность. Родители и школьные учителя постоянно говорят своим детям: «Не забывай говорить «спасибо».
Кроме того, психологи объясняют, что практика благодарности – это один из лучших способов стать более счастливыми людьми. Вопрос заключается в следующем: когда вы печатаете деловое письмо, ваша благодарность – это просто банальность или вы действительно выражаете благодарность?
Избегайте банальностей
Исследование показало, что на электронные письма, выражающие благодарность, отвечают чаще, но как насчет тех писем, на которые не отвечают? Это потому что ваша благодарность не была искренней? Или, может быть, ваше сообщение было потеряно в большом потоке электронной почты, но вы надеетесь, что «спасибо» компенсирует это?
Будьте более конкретными
Избегайте написания банальной благодарности в ваших деловых сообщениях на электронную почту, если вы не благодарны или вам не за что благодарить. Вместо этого вы получите больше внимания и произведете впечатление на получателя, добавив в сообщение такие фразы:
- Благодарим вас за предоставленную нам возможность быть полезными.
- Еще раз спасибо за все ваше сотрудничество по этому вопросу с нами. Мы понимаем, что это отвлекает от вашей обычной работы, но это дело не терпит отлагательств.
- Мы ценим ваше партнерство и очень серьезно относимся к нашему обязательству предоставить вам лучшие решения. Мы понимаем, что многое поставлено на карту, и наша цель – продолжать завоевывать ваше доверие.
Если у вас есть причина поблагодарить человека, которому вы пишете, будьте более конкретны. В этом случае вы можете надеяться на точный ответ и благоприятные деловые отношения. А пустых банальностей никто не любит.
Заключение
Поэтому в следующий раз, когда вы открываете электронную почту, чтобы написать письмо, будьте вежливы, но конкретны. Если вы действительно благодарны, напишите «спасибо». Если вам не за что кого-то благодарить, выбирайте другую концовку. Однако если вы хотите построить долгосрочные отношения, добавьте конкретики, за что вы благодарны.
В целом, целесообразно, чтобы текст вашего делового письма был прямым и кратким. Объясните, почему вы пишете, в первом абзаце, далее предоставьте больше подробностей и используйте свой заключительный абзац, чтобы подтвердить причину написания. В завершение поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните о последующих интересных планах.
