Реализация проекта – это всегда вызов для любого руководителя. Здесь можно либо достигнуть успеха, либо потерять все, что было наработано таким трудом. Многие начинающие предприниматели халатно относятся к составлению долгосрочных планов, полагаясь на авось. Якобы во время развития проекта все само собой разрешится. Некоторые и вовсе бросают затею, когда дело доходит до обсуждения деталей. Такой подход не позволяет бизнесу развиваться, а самого предпринимателя тянет на дно.
Другая крайность – продумать все до мелочей, разработать график с множеством циклических и рутинных структур, думая, что таким образом ставишь себя в положение успеха. Как ни странно, но именно в этот момент возникают непредвиденные обстоятельства, которые вмиг разрушают планы. Тогда руководитель, да и вся команда в целом, опускают руки и не могут быстро сориентироваться, чтобы придумать альтернативный план действий.
Что же делать в таких случаях? Нужно подходить к работе ответственно и заранее предусматривать возможные негативные последствия. Вот пошаговая инструкция от опытных экспертов, которая поможет вам составить грамотный долгосрочный план.
Шаг 1: подготовительный мозговой штурм
Все должны прийти на встречу подготовленными. Что это значит? Это предполагает, что все члены команды без исключения провели собственные исследования касательно нового проекта. У них есть некоторое понимание того, что необходимо для достижения общей цели, и они понимают, что они могут внести свой вклад. Они также изучили состояние других долгосрочных проектов, поэтому уже знают о возможных проблемах, трудностях, препятствиях и напряженных периодах, когда у них может быть меньше возможностей. Даже без конкретной информацией по таким вопросам, как точные сроки и точные показатели успеха, они готовы вести предметный диалог.
Шаг 2: согласование конкретных элементов
Теперь, когда вы вместе собрались обсудить проект, необходимо поговорить о деталях и уточнить мелкие нюансы. Какова цель в реальном выражении? Как выглядит лучший результат? Без определенного видения успеха вы никогда не узнаете, как его достигнуть. Как только вы определили цель, какие шаги вам нужно предпринять, чтобы достичь ее? Что должно произойти, прежде чем вы сможете претендовать на победу? Насколько важен порядок событий? Это работает с общей временной шкалой, которую вы установили? Чем больше конкретики будет в данных вопросах, тем больше у вас шансов на успех и тем лучше каждый член команды сможет понять, чего от него ожидают и какова его роль в проекте.
Шаг 3: составьте график
Будьте внимательны и дотошны. Возьмите доску и нарисуйте график. Убедитесь в том, что он согласуется с индивидуальными временными рамками каждого сотрудника. Определитесь с крайними сроками по каждому пункту. Что именно должно произойти между точками A и B?
Бизнесмен Кевин Даум делится своим опытом: «Недавно я организовал встречу с клиентом по долгосрочным перспективам продаж. Я нарисовал на доске таблицу с заголовками: "Лидер", "Владелец", "Продукт", "Вероятность" и "Следующий шаг". Затем члены команды принимали соответствующие решения, например сколько времени нужно инвестировать в тот или иной пункт».
Шаг 4: будьте скептичны
Составление графика - самая важная часть процесса планирования, и она требует вашего особого внимания. Есть ли пункты, которые кажутся вам слишком амбициозными и нереальными? Кажется ли вам, что кто-то переоценил себя в определенной области? Существует ли вероятность того, что в определенный период станет меньше клиентов, упадут продажи? Рассмотрите возможные препятствия и проработайте альтернативные планы прямо сейчас, чтобы вы не попали в плохое положение позже. Возможно, вам придется рассказать сотрудникам о некоторых проблемах, но честность в данном случае необходима.
Шаг 5: проверка
Цели так же хороши, как и планы их достижения, а планы так же хороши, как и подотчетность, которую они обеспечивают. Вам нужно внедрить в свой план обычные контрольные точки, где каждый член команды делится тем, что было достигнуто в отношении его обязанностей и что не удалось реализовать. По мере продвижения вперед совместная работа над этими проблемами облегчит нагрузку и сделает проект в целом лучше, поскольку вы будете лучше понимать каждую его составляющую.
