Секретарь и личный помощник - это две должности, которые часто приравниваются друг к другу. Это происходит потому, что обе они предполагают, что тот, кто их занимает, является правой рукой человека, находящегося на высоком посту. Однако на самом деле эти профессии отличаются друг от друга. Начиная со списка должностных обязанностей, квалификации и заканчивая профессиональными навыками. Вот пять основных отличий.
Секретарь занимается административной деятельностью, в то время как личный помощник помогает в профессиональной жизни своему боссу
Разница между секретарем и личным помощником очень заметна в их обязанностях. Перед секретарем стоит задача заниматься административной деятельностью, в то время как личному помощнику будет поручено помогать боссу в его профессиональной жизни. Как сообщает американский веб-сайт Indeed, связанный с поиском работы, административные обязанности, обычно выполняемые секретарем, включают:
- Осуществление и принятие телефонных звонков, написание и прочтение электронных писем, служебных записок, другая коммуникативная внутренняя и внешняя деятельность.
- Подготовку к собраниям, в том числе и составление их повестки, ведение протоколов.
- Выполнение рутинной работы, такой как формирование, печатание, копирование документов по мере необходимости.
- Составление презентаций и отчетов компании.
В то время как личный помощник решает другие задачи, он:
- контролирует сдачу отчетов (а иногда и проверяет их), а также работу сотрудников от имени начальника и докладывает ему о результатах;
- организует встречи от имени босса;
- организует поездки руководителя;
- готовит файлы, которые могут понадобиться начальству.
Но на этом различия между секретарем и личным помощником не заканчиваются.
Личный помощник меньше привязан к работе в офисе, чем секретарь
Различные должностные обязанности, безусловно, влияют и на то, в какой среде они работают. Секретарь, как правило, осуществляет свою деятельность внутри компании, в то время как личный помощник, в зависимости от потребностей начальника или его клиентов, может в рабочее время находиться в самых разных местах. Он может проработать в офисе весь день или отправиться в деловую поездку за пределы региона вместе с руководителем.
Личный помощник подстраивается под рабочее время босса, а секретарь обычно трудится в соответствии со своим графиком
Поскольку им приходится следовать расписанию начальства и клиентов, у личных помощников очень гибкий график. Люди, занимающиеся этой работой, должны подготовиться за 24 часа, чтобы быть в курсе той работы, которую предстоит выполнить их руководителям.
Кроме того, они должны ориентироваться и на работу всех сотрудников компании в целом. Потому что они являются правой рукой босса и руководят от его имени, контролируя различные сферы деятельность фирмы, постоянно держа руку на пульсе. Что же касается секретаря, то у него есть четкий круг обязанностей, которые он выполняет единолично в соответствии с постоянным рабочим графиком.
У личных помощников больше возможностей завязывать знакомства, чем у секретарей
Разнообразная рабочая среда помощников руководителя благоприятным образом влияет на налаживание ими контактов. У них больше возможностей знакомиться с людьми вне компании и поддерживать с ними деловые связи. Ведь помощник постоянно сопровождает босса на все новые и новые встречи с клиентами. И даже если он работает в офисе, все равно он постоянно общается по работе с внешним миром. Но они также общаются и с сотрудниками из различных подразделений, и с их руководителями, которые непосредственно связаны с боссом.
При этом секретарь, как правило, привязан к какому-то конкретному подразделению или же к административному отделу, если работает с самым главным начальником. Он контактирует с сотрудниками в пределах конкретного отдела, а также с клиентами, связанными с ним. Тем не менее эти контакты гораздо более ограничены, нежели контакты помощника руководителя.
Различия также заметны в образовании и опыте работы
Судя по информации на сайте Glints, онлайн-платформы по подбору персонала, для работы секретарем нужно иметь соответствующее образование, например такую специальность как "офисное администрирование" или "бизнес-администрирование". Особенно приветствуются кандидаты, которые имеют опыт работы в приемной или во фронт-офисе (группа подразделений или процессов в компаниях, непосредственно связанных с работой с заказчиками, клиентами).
При этом требование о каком-либо специальном профильном образовании к личным помощникам не относится. Здесь, скорее, необходимо обладание рядом конкретных навыков, которые касаются устного и письменного общения, тайм-менеджмента, организационной деятельности, работы с различными офисными компьютерными программами.
Таким образом, мы видим, что различий в работе секретаря и личного помощника довольно много, поэтому отождествлять две этих должности будет неправильным.
