Неэффективная организация платежей для малого бизнеса является большой угрозой. Финансовые обязательства должны стоять в центре внимания руководителя фирмы как основа ее благонадежности и устойчивости. Следующие рекомендации помогут снизить вероятность ошибок при выполнении платежей и в целом повысить управленческую эффективность в бухгалтерском деле.
Выделение времени
Контроль финансов, особенно для небольшого предприятия, не требует много времени. Главное в этом деле – четкость и регулярность. Например, каждую неделю можно выделять по 30 минут именно для ревизии текущих счетов. Таким образом, будут минимизированы риски пропусков по платежкам и несвоевременности их проведения.
Документирование
Счета не должны смешиваться с другими рабочими материалами, даже если они тоже касаются финансовой деятельности. Прямой доступ к конкретному файлу облегчит ту же процедуру ревизии и исключит вероятность потери ценных документов. Организация хранения счетов в отдельном месте – простейшее условие, которое тоже не требует много времени и других ресурсов.
Планирование выплат
Процесс проведения оплаты по счету не должен быть беспорядочным. Желательно установить конкретные даты по тем или иным выплатам. В соответствии с этим графиком должно быть организовано и содержание счетов. Например, в одной папке могут находиться счета, которые нужно погасить в ближайшее время, а в соседней – документы по долгосрочным выплатам. Данный способ организации облегчит задачи контроля и управления операциями по выплатам.
Автоматизация оплаты счетов
Высокотехнологичные средства обслуживания бухгалтерии в виде бизнес-программ и приложений также принесут огромную пользу владельцу фирмы. Особое внимание стоит уделить инструментам автоматической онлайн-оплаты через Интернет. Достаточно настроить программу в соответствии с установленным ранее графиком выплат, и о задержках по обслуживанию счетов можно будет забыть. Данная система хороша не только своей четкостью и стабильностью работы с минимальным вовлечением человеческого фактора, но и тем, что сотрудники будут тратить гораздо меньше времени на формирование и проведение переводов.
Но разумеется, полностью терять контроль над автоматическими выплатами тоже не стоит. В процессе ревизии несколько минут стоит уделять и проверке работоспособности программного сервиса.
Заключение
При введении и использовании представленных выше рекомендаций важно понимать их сущностные задачи и конечные положительные эффекты. Организация эффективного управления счетами – это не просто техническая функция, которая помогает компании вовремя производить оплату. Это базовое условие страхования бизнеса от угроз в финансовой сфере, которые могут стать весомым фактором сдерживания развития.
Четкая система выполнения своих обязательств избавляет от множества стрессовых ситуаций, вместе с этим улучшая репутацию компании в глазах партнеров. И это не говоря о широких возможностях оптимизации финансовых процессов, благодаря которым будут экономиться и время, и деньги.
