Практически каждый из нас хоть раз в жизни сталкивался с проблемой найти необходимый документ или квитанцию среди вороха остальных бумаг. Хаос в документах может стать настоящим бедствием, особенно если вы спешите. Именно поэтому гуру тайм-менеджмента рекомендуют организовать дома специальную файловую систему хранения документов. Такой подход гарантирует экономию времени и более упорядоченную жизнь.
Ваша файловая система должна учитывать все типы документов, имеющихся у вас в наличии, и для оптимизации хранения вам необходимо регулярно избавляться от ненужных и уже неактуальных бумаг.
В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию, как максимально просто и быстро организовать файловую систему у себя дома. Конечно, многое зависит от того, сколько документов вам нужно разобрать и систематизировать, но результат вашей работы вас несомненно порадует.
Что вам может понадобиться:
- Корзина для ненужных бумаг.
- Маркер или ручка.
- Папки с файлами.
- Шкаф/ящик для хранения папок (возможно даже сейф для особо важных документов).
- Небольшая коробка или лоток для новой корреспонденции/квитанций.
Соберите все ваши документы в одном месте
Первый шаг в создании вашей домашней файловой системы - собрать абсолютно все документы, квитанции, письма и прочие бумаги в одном месте, чтобы вы могли их разобрать. Обязательно проверьте все ящики и шкафы в вашем доме, чтобы ничего не пропустить. Также нелишним будет проверить такие места, как кухонный стол, тумбочка в прихожей, журнальный столик и прочее, т. к. именно в таких местах чаще всего скапливаются квитанции, чеки и конверты с письмами. Не забудьте и про свою сумку!
Удобнее всего сортировать бумаги на большом столе или прямо на полу. Главное, чтобы у вас было достаточно места для всех ваших документов.
Разделите свои документы на 5 категорий
Пришло время разобрать все ваши бумаги по категориям. Каждый документ попадает в одну из этих пяти категорий: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Итак, что же отнести к каждой из категорий:
- "Действие". Это документы, которые предполагают какое-то конкретное действие, а после использования/просмотра их следует выбросить. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашнего хозяйства, которые хранятся на постоянной основе. Бумаги из категории "Действие" используются один раз, а потом выбрасываются. Примеры таких документов: счета, приглашения, различные талоны, напоминания о встречах, рекламные листовки.
- "Архив". В эту категорию входят документы, которые необходимо хранить, но используются они не чаще одного-двух раз в год. Например, налоговые декларации, результаты медицинских обследований, договор аренды, контракты, гарантии.
- "Домашнее хозяйство". Это документы, которые вы используете для поддержания нормального функционирования вашего дома и жизни. Например, это могут быть вырезки с рецептами, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов в этом году, а также документы для предстоящей поездки.
- "Переработка". Это бумаги, не попадающие ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержащие личной информации. Примером могут быть газеты, журналы, использованные конверты, тетради со старыми и ненужными записями и прочее. Все это можно отнести на утилизацию.
- "Уничтожение". В эту категорию входят документы, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию. Примерами являются различные банковские выписки, старые счета, предложения по кредитным картам и т. д. Такого рода документы надежнее всего уничтожить, например, с помощью шредера для бумаги.
Откажитесь от ненужного
Теперь, когда вы отсортировали все свои бумаги на 5 категорий, вы можете освободить место, избавившись от ненужного и неактуального. Категорию «переработка» вы можете выкинуть в мусорный ящик или отнести в пункт приема макулатуры, а все конфиденциальные документы уничтожить. Когда вы закончите, у вас останутся только те бумаги, которые вам необходимо разложить по файлам.
Организуйте документы из категории "Архив"
В этой стопке бумаг могут быть очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Поэтому лучше всего хранить их в отдельном сейфе, а если его у вас нет, то положите их в отдельную коробку, чтобы иметь к ним быстрый доступ.
Разделите свой архив на подкатегории для более эффективной организации, например, «работа», «автомобиль», «финансы», «недвижимость» и т. д. Используйте отдельную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем сложите все эти папки в отдельный ящик, сейф или другое место, где вы планируете их хранить.
Организуйте категорию "Домашнее хозяйство"
Теперь настала очередь для ваших домашних документов. Вы можете хранить эту категорию бумаг в папках в личной картотеке или другом доступном месте. Но многие люди предпочитают это делать в скоросшивателях, преимущество которых состоит в том, что они не занимают много места и их можно хранить и перемещать туда, куда вам нужно. Например, вы можете создать папку с файлами для купонов со скидками и картами лояльности, для чеков, которые вам еще необходимы. Сюда же относятся руководства пользователя для новой техники и прочее. Разделите документы на те категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.
Организуйте категорию "Действие"
Наконец вы можете приступить к организации ваших бумаг из категории "Действие". Поскольку в большинстве случаев среди этих документов будут те, которые нужно обработать в ближайшее время, лучше всего хранить их на видном месте в качестве визуального напоминания самому себе. Хороший вариант – установить небольшую коробку для таких бумаг прямо у себя на рабочем столе. В этой коробке будут храниться срочные счета, письма, требующие ответа, и т. д. Запланируйте просматривать содержимое коробки хотя бы раз в неделю и регулярно выкидывать или отправлять в файлы архива и домашнего хозяйства те документы, с которыми вы уже завершили работу.
