В письме с деловым предложением вы предлагаете свой продукт или услугу потенциальному клиенту и объясняете причины их использования. Цель его заключается в установлении партнерских отношений. Другими словами, вы стремитесь убедить вашего потенциального клиента купить у вас продукт или нанять вас в качестве поставщика услуг.
В зависимости от ситуации и характера того, что вы делаете, могут быть различные типы бизнес-предложений. Давайте рассмотрим самые популярные из них ниже.
Есть три категории: официально запрашиваемые, неофициально запрашиваемые и незапрошенные деловые предложения.
Официально запрошенные деловые предложения
Эти письма предназначены для того, чтобы помочь вам понять требования клиента и написать индивидуальное предложение.
Они закладывают основу для более регулируемых деловых отношений. Их цель завоевать клиента.
Неофициально запрошенные деловые предложения
Когда клиент просит вас сделать ему предложение лично, и нет никаких формальных требований к вашему предложению, это относится к неофициально запрошенному деловому письму с предложением. Эта практика распространена, когда потенциальный клиент не рассматривает другие продукты. Их цель формализовать ваши отношения с клиентом до начала делового сотрудничества.
Незапрашиваемые коммерческие предложения
Незапрошенные бизнес-предложения пишутся и отправляются потенциальному клиенту без его специального запроса. В большинстве случаев - это маркетинговые брошюры, которые вы отправляете потенциальным клиентам, чтобы продемонстрировать свой продукт или услугу. Они являются более гибкими и менее персонализированными по сравнению с другими типами бизнес-предложений. Они также более применимы к практике холодной продажи. Их цель информировать потенциальных клиентов.
Структура письма бизнес-предложения
При написании письма с деловым предложением следует иметь в виду, что обычно требуется не одна, а две бумаги: само предложение и сопроводительное письмо. Последнее часто является кратким изложением первого. В нем продавец представляет себя, перечисляет решения, сопоставляет их с требованиями заказчика и указывает цену. Это также более свободный документ, чем деловое предложение. В некоторых случаях сопроводительное письмо может быть опущено.
Первый раздел делового письма с предложением называется «резюме». В нем вы должны дать потенциальному клиенту повод выбрать ваш продукт или услугу. Вы должны быть кратки и говорить по существу. Вам не нужно излагать здесь все свои преимущества или вдаваться в детали. Цель резюме заставить вашего потенциального клиента прочитать предложение.
Вступление
Здесь вам нужно представить себя или свою компанию. Ответьте на следующие вопросы:
- Что вы делаете?
- В чем заключается ваша миссия?
- Какова ваша история?
- Почему вам следует доверять?
Представляя себя или свой бизнес, постарайтесь установить контакт с потенциальным клиентом и рассказать ему то, что он, вероятно, хотел бы услышать о вас.
Представление проблемы или возможности
Здесь вам нужно написать, что именно вы предлагаете и почему это актуально. Покажите своему потенциальному клиенту, что вы понимаете его проблему или вызов и готовы к его решению. Представьте свое решение и свяжите его с конкретными аспектами проблемы.
Целеполагание
В этом параграфе вы должны указать, что именно дает ваш продукт или услуга. Что ожидается в конце? Какие результаты вы ожидаете и какие результаты можете гарантировать. Это в основном касается определения ключевых показателей эффективности.
Методы и виды деятельности
Речь идет о том, как вы решите проблему вашего потенциального клиента. Какие инструменты вы будете использовать? Как и кем будет выполнена эта работа? Какие действия будут выполняться на каждом этапе? Почему?
Список ресурсов
Этот раздел можно объединить с предыдущим. В нем вам нужно просто перечислить все ресурсы, которые вы будете использовать. Вы можете предоставить небольшую информацию о каждом из них, если они являются частью предлагаемого вами решения. Конечно, вам нужно будет сопоставить ресурсы с конкретными видами деятельности.
Подробный график
Ваш потенциальный клиент должен знать, сколько времени вам потребуется, чтобы показать ощутимые результаты. Кроме того, он должен будет видеть график вашей работы. Составьте подробный график своей деятельности. Если работа занимает несколько месяцев, можно составить ряд таблиц: месячный план, недельный и ежедневный. Вы должны перечислить все свои действия и предоставить оценку времени или крайние сроки для каждого из них.
Детальный бюджет
Сказать вашему потенциальному клиенту, что ему нужно будет заплатить вам определенную сумму денег, в конце концов будет недостаточно. Вместо этого разбейте свою работу на определенные виды деятельности и укажите цену для каждого из них. В конце назовите общую сумму. Таким образом, ваш потенциальный клиент увидит, за что именно он будет вам платить.
Измерение и метрики
Как вы узнаете, когда цели были достигнуты? Здесь вам нужно дать оценку ключевых показателей эффективности, которые вы определили в начале вашего предложения. Будьте реалистичны в отношении результатов, которых вы можете достичь.
Формат письма делового предложения
Теперь, когда у вас есть представление об основных компонентах хорошего предложения, пришло время рассмотреть формат письма с деловым предложением. Другими словами, как должна выглядеть бумага.
Заголовок
Поскольку ваше предложение, скорее всего, будет состоять из нескольких страниц, обязательно свяжите их вместе. Напишите название вашего предложения и количество страниц в заголовках. Это поможет вашему потенциальному клиенту разобраться в структуре в том случае, когда ничто не удерживает документ вместе.
Информация об отправителе
В правом верхнем углу титульного листа запишите свое имя, организацию и адрес. Имейте в виду, что нужно указать страну в случае, если вы обращаетесь к иностранцу.
Дата
Добавьте пустую строку после сведений об отправителе и укажите дату, когда было написано ваше коммерческое предложение. Оставьте еще одну пустую строку после даты.
Информация о получателе
Как и в случае с информацией об отправителе, укажите имя, компанию и адрес получателя. Будьте осторожны, чтобы использовать соответствующий титул человека. Не забудьте указать степень индивидуума, если у него она есть.
Приветствие
В случае неофициального делового предложения начинайте письмо с приветствия. В случае официального запроса, приветствуйте получателя в своем сопроводительном письме.
Подпись
Не забудьте поставить свою собственноручную подпись в конце письма с предложением, рядом с вашим именем. Если вы отправляете предложение по электронной почте и пишете сопроводительное письмо в теле документа, то не забудьте о подписи.
Советы по написанию сильного делового письма-предложения
Теперь, когда вы узнали, что такое бизнес-предложение и какие элементы оно содержит, давайте рассмотрим некоторые советы. Следуйте им, и вы сможете написать письмо как профессионал.
Попросить запрос предложений
Вместо того чтобы писать “холодное” предложение, попросите своего потенциального клиента запросить его. Это хорошая распространенная практика, которая позволит вам составить более персонализированное предложение, которое будет соответствовать требованиям организации и будет направлено на решение конкретной проблемы. Кроме того, вам будет легче написать свой документ со всей важной информацией.
Добавьте сопроводительное письмо к вашему бизнес-предложению
Хотя сопроводительное письмо является необязательным, было бы странно отправить предложение без него, особенно если вы отсылаете его по почте. Если ваши отношения с потенциальным клиентом менее формальны, и вы общаетесь по электронной почте, напишите резюме вашего документа в теле письма.
Приложите сопроводительную документацию
Если вы ссылаетесь на какой-то другой документ в своем бизнес-предложении, вам также нужно включить его, особенно если это - документы вашей компании (например, презентация, тематическое исследование, таблица статистики и т. д.). Не забывайте об этом.
Включите соответствующие факты или статистику
Всегда подкрепляйте свои утверждения фактическими данными. Никогда не давайте никаких цифр, которые вы не можете подтвердить. Приводите ссылки и цитируйте другие источники. В случае, если вы используете внутреннюю статистику своей компании, будьте готовы обосновать и доказать указанные цифры, если потенциальный клиент попросит вас об этом.
Используйте свой фирменный стиль
Вы можете использовать бланки вашей компании для вашего предложения. Таким образом, оно будет выглядеть более профессионально. Кроме того, придерживайтесь своего фирменного стиля: используйте шрифты, цвета и стиль вашего бренда. Конечно, убедитесь, что письмо с предложением читабельно и не выглядит слишком контрастным.
